Comprendiendo los principios de la nueva guía PMBOK 7a. Parte 2.

En la primera parte de este artículo, revisamos los primeros seis principios de la recién lanzada Guía Pmbok 7.0: valor, pensamiento sistémico, cambio, complejidad, adaptabilidad y capacidad de recuperación.

Estos principios proporcionan orientación en la ejecución de la dirección de proyectos y su grado de aplicación depende por supuesto de la cultura y contexto en que se encuentra la organización. La clave de su aplicación está en fomentarlos, practicarlos teniéndolos como guías en el desempeño diario y con el foco en la entrega de valor al cliente final.

Los principios hacen visible valores que pueden ser quizá evidentes y esperables en todo profesional, no obstante, el enfoque va más allá de esto, ya que apuntan a ser una guía en torno a la disciplina, una “brújula” y un recordatorio de que para lograr la entrega de valor al cliente, es necesario poner en práctica estos principios para lograr un compromiso profundo con el proyecto.

Recordemos que la guía hizo acuso de recibo de las nuevas exigencias a nivel mundial, y apostó por las siguientes directrices en su elaboración:

Los principios restantes.

 A continuación revisemos los siguientes seis principios.

 1.  Administración: este principio nos guía al corazón de la disciplina de gestión de proyectos, enfatizando su importancia pero a su vez, complementado con valores que nos impulsan a ser un administrador “Diligente, Respetuoso y Cuidadoso”, y que demuestran un gran compromiso con los impactos económicos, sociales y ambientales que producen los proyectos que implementa.

Característica de una correcta administración:

• Uso y gestión responsables de los recursos.
• Compromiso e involucramiento respetuoso con los miembros del equipo del proyecto, incluyendo compensación, acceso a oportunidades e igualdad para todos.
• Gestión diligente de las finanzas, materiales y otros recursos asignados al proyecto.
• Rendición de cuentas, responsabilidad y probidad sobre todo en cargos ejecutivos y de liderazgo.

2. Equipo: apunta a lograr mediante el trabajo colaborativo del equipo de proyecto, los objetivos fijados de una manera más eficiente y efectiva en comparación con personas trabajando individualmente.   

Cuando trabajamos en crear un entorno colaborativo para el equipo de proyecto, estamos haciendo “Equipo”, este ambiente propicia que las personas deseen trabajar juntos y potenciar efectos de sinergia a partir de las interacciones.

Aspectos a considerar para lograrlo:

• Acuerdos del equipo: corresponde a parámetros de comportamiento y estándares de trabajo establecidos por el equipo del proyecto y que se deben mantener mediante un compromiso individual y como equipo.
• Roles y responsabilidades: apunta a que el equipo del proyecto sepa claramente cuáles son sus funciones; individuales y como equipo, sus tareas y responsabilidades, “lo que se debe realizar y sobre todo, lo que no”. Sólo así se puede lograr equipos eficientes, que fomentan intercambio de información, conocimientos y sinergias que se producen cuando cada uno sabe su rol dentro del equipo sin perder los objetivos del proyecto.

Al fomentar entornos inclusivos y de colaboración, basados en la confianza, permite que el conocimiento y la experiencia sean intercambiados de forma libre, esto potencia y es la base para la obtención de mejores resultados en los proyectos.

3.     Liderazgo: en los proyectos, existen múltiples funciones y responsabilidades de quienes son parte del equipo, usuarios, áreas externas, proveedores, etc. Dado esto, un buen liderazgo no es fácil de propiciar, por algo simple; los distintos interesados tienen expectativas y necesidades respecto del proyecto, todas validas por cierto y pueden ser bien dispares, ante esto, es de vital importancia fomentar un liderazgo donde:

• Cualquier integrante del equipo puede demostrar comportamientos de liderazgo, y esto se fomenta.
• Se adapta el liderazgo a las situaciones.
• Se demuestra honestidad, integridad y conducta ética.
• Se diferencia claramente liderazgo y no autoridad.
• Cada líder reconoce que cada miembro es diferente y por tanto su motivación también.

4.  Calidad: si bien todos los principios son importantes, éste particularmente quizá es el medio para la entrega de valor que tanto buscamos. Entiéndase medio, como el camino para lograr que los entregables del proyecto, cumplan con las especificaciones acordadas con el cliente, en los aspectos del producto y del proyecto.

• El foco del proyecto debe ser cumplir con los criterios de aceptación de los entregables.
• Gestionar las expectativas de los clientes.
• Velar porque los procesos que se utilizan en el proyecto sean apropiados, eficaces y eficientes.

Se debe mencionar además que la Calidad tiene múltiples dimensiones, como por ejemplo: satisfacción del cliente, eficiencia, sostenibilidad, resiliencia, confiabilidad, conformidad, desempeño o performance, etc.

Resultados de una buena gestión de calidad pueden ser:

• Entregables con mínimo o ningún defecto.
• Entregables adecuados y que cumplen el propósito por el cual fueron originados.
• Procesos son continuamente mejorados. Es decir, evaluamos si lo que hacemos, lo hacemos de la mejor forma posible.
• Reducción de quejas respecto de los productos, servicios o entregables.

 5.      Riesgo: todo programa, proyecto, portafolio, tiene implícito riesgos, que pueden o no tener un impacto positivo o negativo, lo cual dependerá de cómo se gestione. Esta debe ser constante, y parte de la cultura de la organización, independiente de la magnitud de la misma.

Los riesgos deben “ocupar” a todo el equipo del proyecto, ya que potencialmente pueden mejorar o disminuir el valor que deseamos y comprometimos al cliente final.  

Una actitud pro-riesgos se ocupa de:

• Todos los riesgos son relevantes, individuales o generales.
• Los riesgos se gestionan durante TODO el proyecto.
• La actitud, el apetito y el umbral de riesgo influencian el cómo se aborda el mismo.

Los planes de respuesta y contingencia son las acciones que llevamos a cabo planificadas previamente para cuando los riesgos se hacen patentes.

Estas acciones deberían apuntar a ser:

• Acordadas por los interesados y propiedad de un responsable que gestiona su aplicación.
• Eficientes por sobre todo.
• Las mejores alternativas según la importancia del riesgo.
• Realistas dentro del entorno del proyecto.

6.     Interesados: este principio incluye nuestro cliente final, por tanto, su importancia es vital. Además de gestionar debidamente éste ámbito en el ciclo de vida del proyecto/producto se debe:

• Comprometer proactivamente con los interesados desde el inicio hasta el final del proyecto.
• Gestionar las comunicaciones, utilizando para ellos las técnicas que incluyen, su nivel de interés, influencia, poder, necesidades, anhelos, etc.
• Potenciar las propias habilidades blandas como son: integridad, honestidad, transparencia, colaboración, respeto, empatía por sobre todo y confianza.

El involucramiento de todos los interesados (incluido el equipo del proyecto, por supuesto) permitirá durante el mismo, la creación de una comprensión y alineación unificadas, respecto de los objetivos del proyecto, que permita adaptarse a las circunstancias cambiantes en los cuales estamos inmersos día a día.

Carlos Alvarez G. 

Revisor y colaborador de la Guía PMBOK 7.0

Santiago Chile, Enero 2022

Pmbok, es marca registrada de PMI INC.

El presente artículo tiene un enfoque estrictamente académico y de divulgación de las mejores prácticas de la dirección de proyectos.

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