Proyectos: Herramientas y técnicas para facilitar la captura de requisitos.

El 2017 escribí un artículo relativo a recomendaciones para realizar una correcta captura de requisitos, con un enfoque en la experiencia y sobre todo, con técnicas probadas empíricamente. Sin embargo, y cuando sólo han pasado 3 años, las condiciones de los mercados donde la Transformación digital cada vez tiene mayor impulso, son altamente dinámicos, en condiciones muy volátiles, historia aparte la Pandemia, las cuales han ocasionado que debamos mantenernos actualizados y adaptados a ésta nueva realidad en la cual nos desempeñamos e implementamos nuestros proyectos.

Los requisitos. Necesidades de nuestros clientes.

Independiente del tipo de enfoque utilizado en la implementación del proyecto: predictivo, ágil, o híbrido, la etapa de captura, documentación o recolección de los requisitos es crítica ya sea en etapas iniciales cuando es predictivo o en la elaboración de las historias de usuario en ágil y que son priorizadas luego en la pila de producto.

Dado lo anterior, debemos considerar ineludibles las siguientes premisas, en este contexto:

• Los requisitos son la base que define el alcance del producto y del proyecto.
• Los requisitos incluyen condiciones o capacidades que se requiere que estén presentes en un producto, servicio o resultado esperado y acordado previamente con el patrocinador o product owner (dependiendo del escenario) y que está acordado formalmente por las partes involucradas.
• El éxito de esta etapa es directamente proporcional al involucramiento y participación de los interesados.
• Los requisitos en su conjunto tienen el objetivo de satisfacer el ámbito formal que persigue la iniciativa pero además pretenden satisfacer en igual medida y quizá mucho más importante; las expectativas de los clientes finales y que tienen una gran carga de subjetividad.

Habitualmente este último punto, las expectativas, no son consideradas, menos aún trabajadas, lo cual es un claro error y al no ser debidamente atendidas se van transformando en resistencia al proyecto en la medida que se avanza en la implementación.

Ahora, en la práctica los requisitos en un proyecto predictivo se pueden categorizar, en funcionales, técnicos, operativos, etc. Incluyendo las características deseadas para el producto o servicio, la mayor o menor especificación irá en directo beneficio de la implementación.

En un proyecto ágil se desarrolla en un contexto de facilitación, en sesiones donde los interesados definen los requisitos del producto que se describen como “historias de usuario”, breves descripciones textuales de la funcionalidad requerida cuando es para la pila de producto, y ya un detalle mayor cuando es parte de la pila de sprint.

 Puntos críticos.

Una deficiente captura de requisitos puede verse afectada negativamente por:

• Desconocimiento del “flujo de negocio” por parte del equipo.
• Mala elección de herramientas o técnicas para la captura de requisitos.
• Subestimar las expectativas de los interesados, peor aún, no considerarlas.
• Falta de planificación de la etapa de requisitos.
• Poco o nulo involucramiento de la totalidad de los interesados que deben participar.
• En un entorno ágil, los requisitos poco claros suelen presentarse cuando estos, son entregados y no trabajados, al equipo Scrum y existió poco o nulo involucramiento de los interesados. Esto también se da cuando no se trabaja la visión del producto en forma conjunta entre el equipo e interesados.

¿Cómo mejoramos la captura de Requisitos?

Las siguientes herramientas, bien utilizadas permiten mejorar este proceso y disminuyen la brecha de los puntos antes mencionados.

Diagrama de Flujo de Datos.

 Descripción: se emplean símbolos definidos, como rectángulos, círculos y flechas, además de etiquetas de texto breves, para mostrar las entradas y salidas de datos, los puntos de almacenamiento y las rutas entre cada destino. Los diagramas de flujo de datos pueden variar desde simples panoramas de procesos incluso trazados a mano, hasta DFD muy detallados y con múltiples niveles que profundizan progresivamente en cómo se manejan los datos.  

Beneficios: permite tener una visión global de la información que sale y entra, en un proceso de la organización, o entre áreas, o sistemas.

El siguiente esquema permite visualizar como la información se interactúa entre áreas en un flujo de proceso específico, teniendo una mirada global del proceso funcional, sus falencias y posibles mejoras. 

Datos útiles:

 Una aplicación online para este y otros diagramas:

• Miro que es una herramienta colaborativa y que soporta sesiones con múltiples usuarios, muy usadas para sesiones ágiles en la actualidad. www.miro.com.
• También Microsoft Visio es muy completa para éste tipo de diagramas pero con pago por licencia de uso.

 Hasta aquí con esta primera parte… espero puedas utilizarlas en tus proyectos.  La segunda parte incluirá algunas plantillas de ejemplo de las herramientas que describa.

Carlos Alvarez G.

Santiago, 15 Marzo 2021.