Proyectos: factores relevantes para seleccionar el enfoque de desarrollo más adecuado.

En la actualidad, las prácticas ágiles tienen un protagonismo mediático, principalmente Scrum, marco que permite por cierto adaptabilidad, dinamismo, y entrega de valor lo antes posible al cliente. Ahora bien, estas cualidades son propicias e implementables bajo ciertas condiciones y ciertos factores. Por contra partida tenemos el enfoque predictivo o cascada, muy tradicional, pero para nada peor o mejor uno del otro.

El factor principal (pero no el único) de utilización, radica en el nivel de incertidumbre que se tiene respecto del producto/servicio que se quiere desarrollar con el proyecto.

Esto queda más claro en la siguiente imagen:

El enfoque de desarrollo es el medio para conseguir el producto/servicio o resultado esperado, y las organizaciones que mejor se adaptan sobre todo en los tiempos actuales, incluida pandemia, son aquellas que mezclan su cultura, estructura, recursos, personas y sus capacidades para adaptarse, y ser flexibles según las condiciones de demanda de los mercados cada vez más dinámicos. Esto apunta a que las organizaciones se enfocan en los resultados más que en el proceso o la forma de hacer las cosas, en dicho contexto, la selección del enfoque de desarrollo no es único ni estático.

Durante el 2021 PMI® realizó un estudio a nivel mundial que reflejo la medida, en que las organizaciones se adaptan y utilizan uno u otro enfoque.

Gráfico 1. Porcentaje de proyectos implementados durante el último año utilizando alguno de los enfoques mencionados.

Esto demuestra el crecimiento en la utilización de enfoques ágiles, consistente con lo que ha ocurrido los últimos años, y el predominio del enfoque cascada o tradicional.

Enfoques.

 Ágil/Adaptativo: este enfoque se utiliza en proyectos donde hay incertidumbre y que se refleja en requisitos cambiantes, lo que supone un grado significativo de riesgo. Este enfoque apunta a generar valor rápidamente para el cliente, sin incurrir demasiado tiempo en definir el alcance, por el contrario, se basa justamente en iniciar con un alcance puntual y generar iteraciones e incrementos para producir entregables en el tiempo. El alcance por tanto se va desarrollando en la medida que avanza el proyecto.

Predictivo(Cascada): tiene como característica principal, el desarrollo de los requisitos o necesidades del cliente y su planificación en etapas iniciales, en un alto grado de detalle, esto apunta a reducir al máximo los posibles riesgos y costos. En la medida que el ciclo del proyecto avanza, se suceden las etapas planificadas y sus actividades, con las acciones de monitoreo y control para minimizar las posibles desviaciones del proyecto. Presupone que la entrega del producto o servicio al cliente, se realiza en etapas finales.

Híbrido: corresponde a una combinación de los dos enfoques anteriores, donde para aquellos puntos del proyecto que son conocidos y definidos, utilizar un enfoque predictivo, como pueden ser, la planificación por entregas, el uso de los artefactos daily, y retrospectivas para gestión proactiva y trabajo en equipo. Gestión de riesgos y planificación de acuerdo a la medida de avance del alcance.

El siguiente esquema presenta algunas diferencias principales:

Factores para seleccionar el enfoque.

Dependiendo de la naturaleza del Producto/Servicio esperado, se debe considerar:

•  Certeza de los requisitos: si los requisitos están bien definidos, y son conocidos por el equipo del proyecto y sus interesados, el enfoque predictivo muy adecuado. Por el contrario, cuando los requisitos son inciertos, cambiantes y se pueden desarrollar con el tiempo, el enfoque adaptativo(ágil) es el indicado.
• Grado de innovación: si el entregable o producto tiene un alto grado de innovación y el alcance no está del todo definido, un enfoque adaptativo puede ser más adecuado ya que las iteraciones permitirían un avance progresivo. Esto no implica que no se pueda innovar con un enfoque predictivo, pero por la naturaleza de su secuencialidad sería menos adecuado frente a la incertidumbre.
• Posibilidades o necesidades de cambios: naturalmente los enfoques ágiles promueven el cambio, en este sentido, si el producto esperado, requiere ir cambiando en la medida de su implementación y determinación de su alcance, claramente éste enfoque es el adecuado.
• Riesgos: los productos que implícitamente son de alto riesgo, requieren una evaluación para determinar el enfoque adecuado. Cuando la inversión es considerable para el proyecto, y se desea utilizar un enfoque adaptativo, esto puede implicar una planificación detallada al inicio y por lo tanto, un enfoque predictivo(cascada) ser el adecuado.
• Requisitos normativos o regulatorios: en este tipo de proyectos, donde existen exigencias gubernamentales, fiscalizadoras o normativas, habitualmente implican documentación, demostración, evidencias, cumplimientos metodológicos, es sin duda más adecuado un enfoque predictivo.
• Necesidad de entrega: esta es quizá uno de los factores principales que incide en la elección del enfoque, cuando la naturaleza del producto o servicio implica una entrega rápida de valor, y este además puede ser implementado en etapas, la adaptabilidad y el uso de agilidad son los más indicados. O bien, planificar predictivamente las entregas y desarrollarlas incrementalmente.

Dependiendo de la organización, influyen considerablemente en la elección del enfoque.

• Cultura: los enfoques agiles tienen una buena recepción en organizaciones que apuestan por la autogestión del equipo del proyecto, con un alto grado de flexibilidad y adaptación. Ahora bien, la cultura es un factor clave en la adopción de un enfoque u otro, ya que una gestión del cambio facilita la adopción de uno u otro enfoque. Claramente es importante la capacitación y preparación de los equipos para que el enfoque pueda darse exitosamente.
• Estructura organizacional: se ha evidenciado que, en organizaciones sin tantos niveles jerárquicos, mas planas, los equipos que trabajan auto organizados utilizando enfoques adaptativos de manera fluida y tienen buenos resultados. Por otra parte, en organizaciones con muchos niveles y con estructuras más rígidas los enfoques predictivos son habituales.
• Capacidad de la organización: para que decir que una organización es ágil no basta con decretarlo o incluso utilizar dicho enfoque, implica cambiar la mentalidad desde el nivel directivo a toda la organización. Las políticas y las formas de trabajar, la actitud y por supuesto capacitar a los diferentes equipos que participan en la implementación de los proyectos. Sólo así el enfoque adaptativo sería exitoso.
• Tamaño y ubicación del equipo del proyecto: los enfoques ágiles requieren una participación activa del equipo de proyecto, con mucha interacción e idealmente utilicen el mismo espacio físico, para lograr las sinergias que se esperan se logran con este enfoque. Circunstancialmente la pandemia ha llevado a modalidad virtual gran parte de las organizaciones, en estas condiciones, donde esta interacción presencial o de numerosos equipos pueda ser compleja de darse y deba optar por enfoques más predictivos.

Referencias.

Gráfico 1, mediciones obtenidas del estudio Pulse of the Profession® 2021 América Latina. Todos los derechos reservados de PMI Inc.

Carlos Alvarez G. 

Revisor y colaborador de la Guía PMBOK 7.0

Consultor en Gestión de Proyectos.

Santiago Chile, Marzo 2022.

 El presente artículo tiene un enfoque estrictamente académico y de divulgación de las mejores prácticas de la dirección de proyectos.