La entrega de Valor.

La entrega de valor involucra las actividades y funciones relacionadas con la entrega del alcance y la calidad para el objetivo sobre el cual se llevó a cabo el proyecto.

Y va más allá que enfocarse netamente en los entregables, que por cierto son parte de, sino más bien en el resultado global del proyecto y como éste les entrega beneficios a nuestros clientes finales.

Esta entrega implica cumplir con los requisitos, con el alcance y las expectativas de calidad comprometidas por el proyecto. Dado esto, es vital llevar a cabo una gestión de requisitos adecuada si deseamos satisfacer las expectativas y los objetivos que se han fijado para el proyecto.

Es importante además que, como equipo de proyecto o líder del proyecto, recordemos que los interesados/clientes pueden valorar de manera diferente los resultados del proyecto. Algunos valorarán cuanto pueden mejorar sus ventas, otros la facilidad de uso de una app y como le simplifica un proceso complejo, como pueden reducir los tiempos de procesamiento en su operación diaria, etc.

La dificultad principal en la entrega de valor es lograr un entendimiento común respecto del mismo, entre todos los interesados (incluidos el equipo de proyecto), sólo así, se unificarán los criterios entre beneficios y valor esperados.

¿Cuáles son indicadores de que estamos entregando valor al cliente? 

1. Los proyectos ejecutados contribuyen a los objetivos de negocio alineados a la estrategia definida.
2. Los proyectos materializan los resultados para los que fueron ejecutados.
3. Los interesados aceptan y están satisfechos con los entregables del proyecto.
4. Los beneficios esperados del proyecto se obtienen en los plazos planificados.
5. El equipo del proyecto comprende a cabalidad los requisitos y los objetivos detrás del caso de negocio.

Cada uno de estos puntos no son fáciles de lograr, sino sólo tendríamos proyectos exitosos. Múltiples factores afectan al proyecto en su búsqueda de entregar valor, no obstante, hay acciones que permiten mejorar esta gestión y acercarnos más a una verdadera entrega de valor.

Tal es la relevancia del enfoque de entrega de valor, que se ha convertido en la prioridad número uno, de las organizaciones que se adaptan al dinamismo y los entornos cambiantes actuales. Esto queda de manifiesto en el informe Pulse® de PMI del 2021.

Ante la pregunta de cuál es la principal característica que predomina en su cultura organizacional, la entrega de valor está primero con un 80% en las organizaciones “Gimnásticas” o que se adaptan a los entornos dinámicos constantemente, esto se aprecia en el siguiente gráfico.

Gráfico 1. Prioridades de las organizaciones en su cultura organizacional.  

Los requisitos.

Los requisitos corresponden a la condición o capacidad que debe estar presente en un producto, servicio o resultado para satisfacer una necesidad de negocio.

Estos pueden ser levantados con diferentes técnicas o herramientas: historias de usuario, casos de uso, requisitos descritos, entrevistas, prototipos, etc.

 La elección del enfoque del proyecto también impacta en la correcta gestión, cuando el entendimiento de los requisitos está bien definido, los equipos pueden llegar a definir el alcance detalladamente. Cuando este entendimiento no es tan acabado, estos se pueden ir profundizando en la medida que avanza el proyecto. 

Algunos síntomas de una deficiente gestión de requisitos y que afecta en la entrega de valor:

• El equipo desconoce el ámbito de negocio y los objetivos del proyecto.
• Deficiente comunicación con los interesados.
• Interesados no identificados en etapas iniciales.
• Desconocimiento de las herramientas/técnicas adecuadas.
• El producto o entregable no cumple con los criterios de aceptación del usuario/cliente.
• Cambios de alcance cuando el proyecto está en curso y todo lo que involucra (sobrecostos, retrasos, fallas, etc).
• Iteraciones y re-trabajo por modificaciones continuas a los entregables.
• Insatisfacción del cliente. La señal más evidente.

Independiente del enfoque utilizado, hay características que los requisitos o la necesidad del cliente deben cumplir para asegurar que el alcance del trabajo esté bien relevado y por consiguiente se traduzca en una mejor entrega de valor.

Es importante que el equipo del proyecto se centre en la entrega de los aspectos requeridos para el producto o entregable, pero sin olvidar la relevancia de satisfacer y saber gestionar las expectativas de los interesados.

Las características que deben poseer los requisitos, independiente de la técnica utilizada: historias de usuario, entrevista, focus group, requisitos escritos y detallados, idealmente deben ser:

• Consistentes: tiene sustento sobre el caso o necesidad de negocio.
• Verificables: se puede verificar el cumplimiento del requisito conjuntamente con las características acordadas con el cliente. Existen criterios de aceptación definidos y acordados con el usuario/cliente.
• Claros: al leerlo no existen dobles interpretaciones por parte de los interesados y sobre todo, del equipo del proyecto.
• Concisos: el requisito es comprensible en pocas palabras.
• Trazables: el requisito es identificado y reconocido durante todas las fases del proyecto.

¿Cómo mejoras la gestión de requisitos para una entrega de valor efectiva?

Con el foco en la entrega de valor, son varias las acciones que pueden ayudar al equipo de proyecto a mejorar la gestión de los requisitos o necesidades:

1.     Entregar valor al cliente, es más que cumplir con el alcance y los requisitos. Igual de importante es, considerar la calidad de los mismos. La calidad tiene relación directa con el nivel de desempeño/funcionamiento que debe cumplirse.

2.     Si los requisitos están bien definidos, y son conocidos por el equipo del proyecto y sus interesados, un enfoque predictivo puede ser adecuado. Por el contrario, cuando los requisitos son inciertos, cambiantes y se pueden desarrollar con el tiempo, el enfoque adaptativo(ágil) es el indicado.

3.     Consistentemente con el punto anterior, pueden utilizarse prototipos, demostraciones, maquetas, como apoyo en la evolución de los requisitos y hacer “visibles” y aterrizar las necesidades de los interesados. Lo visual muchas veces es más directo que un relato o un texto.

4.     Es primordial que el equipo de proyecto, se esfuerce en comprender las expectativas detrás de la necesidad del usuario/cliente y se gestionen.

5.     Entender el ámbito del negocio, apoyado de herramientas y técnicas visuales como: mapas conceptuales, customer journey, diagramas de secuencia, etc. Toda técnica es válida mientras sea útil para el equipo y los interesados. La siguiente imagen resume algunas de las más habituales.

6.     Involucrarse realmente con los interesados, con énfasis en la etapa de requisitos, debido a que el costo de los cambios es directamente proporcional al avance de los proyectos.

Carlos Alvarez G. Revisor y colaborador de la Guía PMBOK® 7.0. Consultor en Gestión de Proyectos.

 Referencias.

·        Gráfico del Informe Pulse of the Profession 2021, PMI®.

 El informe Pulse es una marca registrada del Project Management Institute, Inc

 Santiago Chile, agosto 2022.