El éxito que genera la madurez de la integración de datos en los proyectos
El éxito que genera la madurez de la integración de datos en los proyectos
La integración de los datos del proyecto y la gestión de performance del proyecto han sido y serán probablemente compañeros durante muchos años. He estado involucrado en muchas implementaciones de sistemas como usuario, implementador y consultor en los últimos 40 años y la única falla, que recuerdo claramente, fue aquella en la que la integración era mínima o inexistente.
Es incuestionable la necesidad de un sistema integrado para respaldar la gestión y entrega de portafolios, programas y proyectos complejos. Los proyectos entregados mediante procesos y herramientas aisladas y desconectadas tienen el doble de probabilidades de fallar que aquellos con sistemas completamente integrados.
Las tasas de éxito más bajas también se observan en los proyectos que se gestionan utilizando herramientas basadas en hojas de cálculo que son casi imposibles de estandarizar y vienen con ineficiencias totalmente probadas y documentadas. El grado en el que puede aprovechar las ganancias de productividad, la confianza en los datos y la satisfacción del rol que ofrece la integración depende de la madurez de una organización, el valor que le dan a los beneficios asociados con ella y cuánto están dispuestos a invertir y comprometerse, para desarrollar la solución más eficiente posible.
Una solución típica de performance de proyectos corporativo requiere integración con sistemas de planificación de proyectos para rastrear el progreso, actualizar los pronósticos y medir los KPI. También incluyen integración con sistemas ERP para código de cuentas, presupuesto, costos comprometidos y reales. Las soluciones más avanzadas incluyen integraciones con otras fuentes de información de progreso, como software de modelado 3D y herramientas de ingeniería y otras integraciones con sistemas de gestión de información y plataformas de BI.
Cinco niveles de Integración de Datos de Proyectos
Hay cinco niveles de madurez de integración de 0 a 4. Se están gestionando muchos proyectos de acuerdo con las características del Nivel 0 y todavía no hay suficientes proyectos en ejecución en el Nivel 4 o incluso una combinación de Nivel 3 y Nivel 4. Está en el Nivel combinado de madurez 3 y 4, que la mayoría de las empresas deberían tener como objetivo. Entonces, ¿cuáles son los cinco niveles?
Nivel 0 – Entrada Manual
Si bien rara vez se observa al administrar programas y proyectos complejos, el uso de la duplicación de entrada aún se puede encontrar en organizaciones grandes. Sin embargo, las ventajas de no desarrollar una solución, no tener costos de implementación y soporte junto con la necesidad de inversión interna son fácilmente superadas por la intensidad de trabajo y las ineficiencias asociadas con este enfoque. Este enfoque también es propenso a errores que, en algunos casos, pueden generar un costo aún mayor y un impacto financiero perjudicial.
Nivel 1 – Exportación / Importación Manual
El uso de importaciones de hojas de cálculo elimina la necesidad de ingresar datos manualmente y proporciona una solución rentable que incluye cierto grado de definición de datos y mapeo de datos, pero este sigue siendo un nivel de madurez que la mayoría de las organizaciones necesitan y, en algunos casos, deben ir más allá. La extracción manual, manipulación e importación de datos todavía depende en gran medida de intervenciones humanas que son propensas a retrasos y a que los datos no se procesen correctamente. Un elemento clave que falta es la validación automatizada de datos. Si bien los errores se pueden reducir con el mapeo de datos, el riesgo de error humano sigue siendo alto
Nivel 2 – Intercambio de Datos Automatizado
Las soluciones ETL (Extract, Transform and Load) se han utilizado durante años para respaldar la integración de datos. Hay ventajas obvias en este enfoque, como el intercambio de datos programático y programado, la transferencia de datos precisa y sin errores, la mínima intervención humana. Sin embargo, estas soluciones no son baratas. Requieren la participación de recursos de diseño y desarrollo, a menudo costosos, durante períodos de tiempo significativos. Los costos continuos de soporte y mantenimiento también deben considerarse, especialmente considerando la frecuencia con la que las organizaciones modifican o actualizan sus herramientas y procesos internos.
Nivel 3 – Intercambio de datos automatizado sin código
Los cambios en los procesos y sistemas a menudo conducen a modificaciones en las integraciones de datos existentes. Modificar, probar e implementar soluciones creadas con métodos tradicionales de ETL puede ser difícil, costoso y lento. El uso de una plataforma de integración, o middleware, que admite la configuración en lugar de la codificación para el mantenimiento y las actualizaciones, proporciona la flexibilidad y el control de datos integrado, necesarios para administrar los cambios con rapidez y facilidad. Si bien aún puede haber limitaciones debido a la falta de capacidad de programación y al tiempo y costo relacionados con la actualización y el mantenimiento de este tipo de solución, las eficiencias y los beneficios a largo plazo son indiscutibles.
EcoSys Connect – Plataforma de integración sin código
Nivel 4 – Integración Nativa
La mejor solución para integrar datos y procesos es "no integración", es decir, una solución que gestiona procesos como la gestión de carteras, la gestión de recursos, la financiación, los controles de proyectos y la gestión de la construcción dentro de la misma plataforma. Esto no solo ofrece beneficios significativos al eliminar el costo, el esfuerzo y los riesgos de mover datos, sino que también ofrece una experiencia de usuario única para todos los involucrados. Encontrar e implementar una solución capaz de respaldar y satisfacer los requisitos de todas las partes interesadas es difícil y requiere una profundidad y amplitud que no se encuentran a menudo. Las organizaciones siempre deben apuntar a utilizar las mejores soluciones posibles y esto puede no ser posible si intenta mantenerse dentro de una única solución.
¿Qué nivel de integración de datos del proyecto es mejor?
Entonces, ¿cuál es la solución ideal? En realidad, es imposible, y en algunos casos incorrecto, gestionar todas las integraciones con integración nativa. La complejidad de los proyectos y los procesos que a menudo se necesitan para administrarlos exigen el uso de sistemas externos que ofrecen una capacidad más allá de lo que es posible dentro de una única solución completa. Es por eso que vemos que muchas organizaciones adoptan metodologías en los niveles de madurez de Nivel 3 y Nivel 4. Maximizar la integración nativa siempre que sea posible, pero aprovechando e integrándose con otras soluciones cuando sea necesario. A medida que continuamos mejorando nuestras capacidades de integración y superando los límites con soluciones y opciones como EcoSys Connect, esperamos ofrecer las soluciones más eficientes, flexibles y rentables para nuestros clientes.
Más información enviar email para Jorge.rossini@hexagon.com