El poder de una buena categorización de conceptos para el éxito de tu empresa

En el mundo empresarial actual, la innovación y la resolución de problemas son esenciales para el éxito. Las organizaciones están constantemente generando nuevas ideas a través de sesiones de lluvia de ideas, reuniones de equipo y retroalimentación de clientes. Sin embargo, el verdadero desafío radica en organizar estas ideas de manera que sean útiles y accionables.

Sin una categorización adecuada, las ideas pueden perderse en el caos de la información. La falta de estructura dificulta la identificación de patrones y prioridades, lo que puede llevar a decisiones poco informadas y a la pérdida de oportunidades valiosas. Este desorden no solo afecta la eficiencia operativa, sino que también puede disminuir la moral del equipo, al ver sus contribuciones dispersas y sin dirección clara.

¿Cómo podemos garantizar que nuestras ideas se organicen para maximizar su impacto al comunicarse claramente a colaboradores, clientes, proveedores, inversionistas o miembros de tu consejo?

La solución reside en adoptar métodos estructurados de categorización, como el método KJ (Diagrama de Afinidad), e incorporar conceptos clave como el "mágico número 7" y el principio MECE (Mutuamente Excluyentes y Colectivamente Exhaustivas).

Método KJ

El método KJ, también conocido como Diagrama de Afinidad, es una técnica utilizada para organizar grandes cantidades de información, ideas o datos en grupos basados en sus relaciones naturales. Este método es particularmente útil en la toma de decisiones, resolución de problemas, y la generación de categorías de ideas.

El método KJ fue desarrollado por el antropólogo japonés Jiro Kawakita. Es una técnica visual y colaborativa que ayuda a organizar ideas de manera lógica y coherente, agrupándolas según sus afinidades o similitudes.

Pasos para usar el método KJ

1.       Recolección de Ideas:

a.       Lluvia de ideas: Comienza con una sesión de brainstorming donde los participantes generan una lista de ideas o datos relacionados con el tema en cuestión.

b.       Notas adhesivas: Escribe cada idea en una nota adhesiva o tarjeta para facilitar la manipulación y reagrupación posterior

2.       Presentación de Ideas

a.       Visualización: Coloca todas las notas adhesivas o tarjetas en una superficie visible (como una pared o una mesa grande) de manera aleatoria; o en plataformas como muiral.co o miro.com que son ampliamente utilizadas cuando la reunión es virtual.

3.       Agrupación por Afinidad

a.       Identificación de similitudes: Los participantes deben observar las notas y agruparlas según las afinidades o similitudes que perciban. No se imponen reglas estrictas en esta etapa; el objetivo es identificar relaciones naturales entre las ideas.

b.       Creación de grupos: Mueve las notas adhesivas o tarjetas para formar grupos de ideas relacionadas. Pueden surgir varios grupos de diferentes tamaños.

4.       Etiquetado de Grupos

a.       Nombres de grupos: Una vez formados los grupos, asigna un nombre o título descriptivo a cada grupo que refleje el tema o la característica común de las ideas en ese grupo.

b.       Nota central: Si es posible, coloca una nota central o encabezado para cada grupo que resuma el contenido o la idea principal del grupo.

5.       Revisión y Refinamiento

a.       Revisión colectiva: Revisa todos los grupos con los participantes para asegurarse de que las agrupaciones sean lógicas y tengan sentido.

b.       Ajustes: Realiza ajustes según sea necesario, moviendo notas entre grupos o creando nuevos grupos si se identifican nuevas relaciones. Estos ajustes deben cumplir los siguientes principios:

                                                               i.      El "mágico número 7" sugiere que la mente humana puede manejar efectivamente aproximadamente siete categorías a la vez. Aplicar este principio durante la categorización, no excediendo este número, garantiza que las ideas se mantengan manejables y fáciles de analizar.

                                                             ii.      Además, el principio MECE asegura que las categorías sean mutuamente excluyentes (cada idea pertenece a una sola categoría, sin solapamientos) y colectivamente exhaustivas (todas las ideas se agrupan dentro de las categorías establecidas, sin dejar lagunas).

                                                           iii.      Por último, las categorías deben pertenecer todas a un solo orden lógico. Los posibles órdenes lógicos, según Bárbara Minto, son: 1) cronológico, 2) estructural, 3) importancia, 4) comparativo y 5)causal.

6.       Documentación y acción

a.       Registro: Documenta el diagrama de afinidad tomando una foto o transcribiendo las ideas y sus agrupaciones en un formato digital o conservando los archivos que produce Mural o Miro

b.       Plan de acción: Utiliza el diagrama de afinidad para desarrollar planes de acción, tomar decisiones informadas, o priorizar tareas según las categorías identificadas.

El método KJ ayuda a organizar las ideas de manera lógica y coherente, facilitando la colaboración y el consenso entre los equipos. Agrupando ideas según sus afinidades naturales, podemos identificar rápidamente patrones, priorizar acciones y tomar decisiones más informadas.

El "mágico número 7" sugiere que la mente humana puede manejar efectivamente aproximadamente siete categorías a la vez. Aplicar este principio durante la categorización garantiza que las ideas se mantengan manejables y fáciles de analizar.

Además, el principio MECE asegura que las categorías sean mutuamente excluyentes (cada idea pertenece a una sola categoría, sin solapamientos) y colectivamente exhaustivas (todas las ideas se agrupan dentro de las categorías establecidas, sin dejar lagunas).