Factores a tomar en consideración para la elección de un proveedor

Inicialmente, hay que tener claro que los proveedores son una parte fundamental de toda organización. Ellos tienen como tarea abastecer, ya sea de bienes o servicios, a otras empresas. Esto permite que estas puedan ofrecer sus propios productos a terceros, ya que sin la materia prima o sin los servicios recibidos, no podrían producir sus bienes y/o comunicar sus productos. Usualmente los proveedores no son considerados como pieza fundamental, asumiendo que se les está haciendo un favor al contratarlos, cuando en realidad se les debería considerar como aliados estratégicos. Una buena relación con ellos construirá un nivel alto de confianza, generando un beneficio para ambas partes.

Luego de definir la compra, se debe tomar en consideración una serie de factores para elegir al proveedor adecuado. Lo primero, es conocer lo que la empresa exactamente desea/necesita. En el proceso de compra, es muy común que el comprador reciba el requerimiento, pero no tenga una idea clara de qué es lo que va a comprar, ni por qué y para qué lo va a hacer. Entender a la perfección la necesidad del requerimiento permite una mejor búsqueda de proveedores.

Una vez que se tenga claro esto, es necesario identificar una variedad de candidatos. Esto permitirá comparar no sólo el precio, sino también los beneficios que cada uno pueda ofrecer para así determinar cuál es el idóneo. Adicionalmente, es probable que, para completar el requerimiento con las necesidades y los tiempos solicitados, se necesite más de una opción.

Lo siguiente a considerar es la experiencia, reputación y situación económica del proveedor. Se debe recolectar la mayor cantidad de información. La cartera de clientes y los testimonios de estos, así como una buena calificación en el sistema financiero, brindarán un grado de credibilidad adicional, así como una garantía de cumplimiento de las condiciones comerciales que puedan acordarse.

A continuación, se debe considerar la localización y conveniencia. Elegir a un proveedor local es lo usual debido a que suele minimizar los tiempos adicionales al lead time. Sin embargo, si un proyecto es muy grande y descentralizado, y no se cuenta con los recursos suficientes para supervisar a un gran número de proveedores en paralelo, una buena opción será elegir a uno que pueda cumplir la función de producción, distribución y supervisión del proyecto. De esta manera se podrá coordinar todos los detalles de este con un sólo responsable.

Posteriormente, se debe ponderar el servicio postventa y garantías otorgadas por el proveedor. Dependiendo del giro del negocio y/o del tipo de producto, este tomará más o menos importancia, pero, sin lugar a duda, la capacitación en el uso del producto, el servicio técnico postventa y la política de devoluciones, entre otros, son puntos clave a tomar en consideración a la hora de la elección.

Otro aspecto fundamental para valorar es la negociación de las condiciones de pago. Estas deben responder a las necesidades de la empresa. Si se cuenta con liquidez, lo óptimo sería buscar descuentos por pronto pago. Si no se desea disminuir el capital de trabajo, lo ideal sería buscar plazos de pago flexibles sin recargo. Igual de importante será estipular penalidades por incumplimiento en plazos de entrega.

Finalmente, se debe tomar en consideración la relación precio-calidad y ROI. Dentro del análisis, el precio siempre será un factor clave a considerar. Un precio alto no es sinónimo de calidad necesariamente, sobre todo si se trata de un commodity. Se debe evitar pagar por marca. Por lo tanto, es importante encontrar a un proveedor que ofrezca productos de la más alta calidad y a un precio justo. Igual de importante será analizar si el producto que se está adquiriendo, independientemente de que pueda tener un precio alto, impactará significativamente en las ventas. Si la adquisición de ese bien elevará los ingresos de manera exponencial, el retorno de esa inversión será alto, por lo que esa inversión inicial, así sea elevada, será rentable.

Es probable que, dependiendo del rubro y las necesidades de cada organización, las empresas se enfoquen más en algunos puntos que en otros, o incluso tengan sus propios criterios de evaluación. Sin embargo, utilizando estos factores, es altamente probable que el proceso de selección sea exitoso, creando relaciones comerciales sólidas y a largo plazo.