Falta de gobernabilidad en procesos: una receta para el caos

En el mundo acelerado y digital en el que vivimos, la gobernabilidad en los procesos es esencial para mantener el orden y la eficiencia. Esto se vuelve aún más notable cuando se realiza el trabajo de forma remota. Si bien, muchos estamos acostumbrados a que la mayoría de las empresas en las que participamos tengan un nivel aceptable para la gestión de los procesos. Existen aún muchas otras que no cuentan con una definición clara de estos.

Es por esto que les comparto una experiencia reciente que tuve con uno de mis clientes.

 El contexto

Mi cliente es un profesional con amplia experiencia en la creación y gestión de contenido educativo y se encontraba enfrentando desafíos relevantes en la revisión y aprobación de documentos y archivos multimedia. Las personas involucradas conocian sus tareas y actividades, sin embargo; los procesos no estaban definidos claramente, lo que provocaba duplicación de esfuerzos, errores en la comunicación y retrasos en las entregas. La falta de un sistema estructurado y de gobernabilidad estaba afectando seriamente la calidad y la puntualidad del trabajo.

La gestión de contenido en el ámbito digital no solo implica la creación de materiales atractivos y relevantes, sino también la correcta organización y manejo de estos recursos. Sin una estructura adecuada, el trabajo se convierte en una lucha constante contra la corriente, donde cada proyecto nuevo agrega una capa de complejidad y desorden. Esto no solo afecta al equipo interno, sino también a los clientes y colaboradores que dependen de una entrega precisa y oportuna del contenido.

La necesidad de un cambio

Para evaluar la situación aplicamos diferentes técnicas de observación e incluso participamos de forma activa en las tareas y actividades involucradas, con esto nos quedó claro que era urgente implementar mejoras en los procesos. La falta de gobernabilidad no solo estaba creando estrés y confusión, sino que también estaba afectando la productividad y la satisfacción del cliente final. Era necesario diseñar e implementar procesos claros y repetibles para asegurar una gestión eficiente del contenido.

La identificación de las áreas de oportunidad fue un paso crucial. A menudo, en la ejecución del trabajo diario, es fácil pasar por alto los pequeños detalles que, acumulados, crean grandes obstáculos. En este caso, la revisión empírica de documentos y la falta de un flujo de trabajo estándar estaban afectando la capacidad del equipo para operar de manera cohesiva y efectiva, además afectar la percepción del equipo por otros colaboradores. Esto nos permite observar la importancia de tener una visión crítica y objetiva sobre los propios procesos y estar dispuesto a efectuar cambios significativos cuando se identifican problemas.

El enfoque para la solución

Para abordar estos problemas, nos concentramos en los siguientes pasos:

Análisis de la situación actual: Realizamos una auditoría completa a los procesos existentes para identificar las áreas de mejora. Esto incluyó entrevistas con el equipo, revisión de los flujos de trabajo actuales y análisis de los puntos de dolor.

Diseño de nuevos procesos: Con la información recopilada, diseñamos procesos estandarizados para la revisión y aprobación de documentos y contenido multimedia. Estos nuevos procesos fueron documentados detalladamente para asegurar una comprensión clara por parte de todo el equipo.

Implementación de herramientas: Se introdujeron herramientas digitales para la gestión de proyectos y la colaboración en equipo. Estas herramientas permitieron una comunicación más efectiva y un seguimiento preciso del progreso de cada tarea. Herramientas y plataformas de colaboración en línea y software de seguimiento de tareas se convirtieron en pilares fundamentales para la nueva estructura.

Capacitación del equipo: Aseguramos que todo el equipo estuviera capacitado en los nuevos procesos y herramientas. La capacitación incluyó sesiones prácticas y la creación de manuales de usuario para referencia futura. La capacitación continua también se estableció como una prioridad para adaptarse a futuras actualizaciones y cambios en las herramientas utilizadas.

Monitoreo y ajustes: Implementamos un sistema de monitoreo continuo para evaluar la eficacia de los nuevos procesos y realizar ajustes según fuera necesario. Esto permitió una mejora continua y una adaptación rápida a cualquier cambio. Establecí indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el éxito de los nuevos procesos y acordamos que hubiera revisiones periódicas para mantener la alineación con los objetivos.

Resultados y beneficios

La implementación de estos cambios ha tenido un impacto significativo:

Mejora en la eficiencia: La estandarización de los procesos redujo el tiempo dedicado a la revisión y aprobación de documentos, permitiendo al equipo centrarse en tareas de mayor valor.

Reducción de errores: La claridad en los procesos disminuyó la probabilidad de errores y malentendidos, mejorando la calidad del trabajo entregado.

Mayor satisfacción del cliente: La mejora en la eficiencia y la calidad resultó en una mayor satisfacción tanto del equipo interno como del cliente final.

Mejor comunicación y colaboración: Las nuevas herramientas facilitaban una comunicación más efectiva y una colaboración más fluida entre los miembros del equipo.

Adaptabilidad y escalabilidad: Los procesos mejorados permitieron al equipo adaptarse más fácilmente a nuevos proyectos y aumentar su capacidad sin sacrificar la calidad del trabajo.