Fecha Cierta: Las constancias de conservación reguladas por la NOM-151

La fecha cierta es una figura jurídica que, aunque aparentemente técnica, resulta indispensable para dotar de seguridad jurídica a diversas operaciones. En este breve análisis, exploraremos qué implica la fecha cierta, cómo se implementa en documentos físicos y electrónicos, su impacto en áreas como el cumplimiento fiscal, las transacciones comerciales y el ámbito probatorio. La fecha cierta es un mecanismo procesal que valida la existencia de un documento en un momento específico, brindando certeza sobre el momento de su celebración. A diferencia de una simple declaración de fecha entre las partes, la fecha cierta requiere el cumplimiento de requisitos que aseguren su autenticidad y veracidad, como la intervención de una autoridad competente o un procedimiento técnico avalado por normativas específicas.

Como lo sabemos, en un contrato privado entre partes, aunque las fechas indicadas reflejen un acuerdo, estas no constituyen fecha cierta en sentido jurídico si no se documentan mediante un procedimiento oficial, como su certificación por un fedatario público o su registro en un sistema autorizado.

En el ámbito fiscal, la fecha cierta cobró particular importancia tras una resolución del Poder Judicial Federal en diciembre de 2019, que ha dado mucho debate y muchos dolores de cabeza. Esta determinó que los documentos privados presentados como prueba ante las autoridades fiscales deben acreditar su fecha de creación o celebración mediante este mecanismo. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) exige fecha cierta para garantizar que las operaciones sean reales y verificables, en lo cual muchos no coincidimos, sólo expreso la reflexión de la autoridad. En el comercio, especialmente en la compraventa de bienes inmuebles, la fecha cierta es importante para asegurar la autenticidad de la transferencia de propiedad. Documentos registrados ante un notario o en el Registro Público de la Propiedad gozan de esta validez.

Los documentos en papel pueden adquirir fecha cierta a través de diversas vías, como:

·       Una de las formas más comunes es certificar un documento, el fedatario público da fe de la existencia del acto en una fecha específica.

·       Inscribir un documento en un registro oficial, como el Registro Público de la Propiedad o el Registro de Comercio, otorga automáticamente fecha cierta.

·       Presentar un documento a una entidad pública para cualquier trámite administrativo le confiere esta característica.

Ahora, en lo que corresponde al presente análisis, con la creciente digitalización de las transacciones, la necesidad de dotar de fecha cierta a documentos electrónicos ha impulsado la adopción de soluciones tecnológicas, reguladas principalmente por el artículo 49 del Código de Comercio y la NOM-151-SCFI-2016.

Una herramienta esencial en este contexto es la constancia de conservación de mensajes de datos, emitida por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado por la Secretaría de Economía. Este mecanismo utiliza estampillas electrónicas de tiempo y sellos digitales para garantizar que un documento electrónico no ha sido alterado desde su creación. La regulación de la fecha cierta en documentos electrónicos está fundamentada en las siguientes disposiciones:

·       Código de Comercio (Artículo 49): Establece la necesidad de conservar mensajes de datos íntegros y accesibles, utilizando métodos certificados.

·       NOM-151-SCFI-2016: Define los requisitos técnicos para las constancias de conservación, incluyendo el uso de sellos digitales basados en estándares internacionales (e.g., RFC 3161).

·       Ley de Firma Electrónica Avanzada: Refuerza la validez legal de las firmas electrónicas y su capacidad para otorgar certeza jurídica a los documentos.

A pesar de su utilidad, la implementación de la fecha cierta enfrenta desafíos operativos, especialmente en el caso de documentos en papel que por facilidad requieren la intervención de fedatarios públicos. Para los documentos electrónicos, aunque las constancias de conservación representan una solución moderna, su adopción depende del acceso a plataformas de servicios de certificación.

Adicionalmente, no todos los documentos requieren cumplir con las disposiciones de la NOM-151, limitándose su obligatoriedad a actos relacionados con el comercio. Un ejemplo de la aplicación efectiva de la fecha cierta se encuentra en la resolución emitida a una contribuyente emitida el 14 de mayo de 2021 por la Administración Desconcentrada Jurídica de Jalisco “3”. En este caso, un contribuyente presentó documentos electrónicos con constancias de conservación emitidas por un PSC, logrando desvirtuar observaciones fiscales. Así, con el sellado digital de tiempo contenido en la constancia de conservación de mensajes de datos emitidas por un PSC, se garantiza que los documentos electrónicos se han conservado íntegros y sin cambios desde su generación; por lo que, con esto, se puede dotar a los documentos digitales de fecha cierta y el poder de servir como medios de prueba.

Así en conclusión, mi recomendación es que la fecha cierta es un mecanismo indispensable para garantizar la eficacia probatoria de los documentos en el ámbito jurídico. Tanto en su versión física como electrónica, su correcta implementación permite a particulares operar con seguridad. Con esta recomendación pretendo que aprovechemos este entorno cada vez más digitalizado, y aprovechemos este tipo de normativas relacionadas, como la NOM-151 y los servicios de certificación electrónica, para asegurar el cumplimiento de la fecha cierta para aspectos en materia fiscal, resulta ser sencillo, sin que sea oneroso.