Frameworks editables para usar

Me la paso diciendo que las Operaciones no Alineadas causan infelicidad, así que decidí colaborar con la felicidad de muchos empresarios y emprendedores, regalando frameworks variados y editables (WOW!), que uso en los últimos años.

Solo pido un favor a cambio: Si te sirven, cuéntame please!

Me pondrá muy contenta saberlo.

Checklist - Operaciones Estratégicas

Cuando hablamos de operaciones estratégicas, estamos diciendo que las operaciones están 100% alineadas a los objetivos empresariales. Suena obvio, no? Pero no lo es. Mantener las operaciones alineadas a la estrategia de manera eficiente y sostenible, es una tarea muy difícil.

Les comparto un checklist básico y los frameworks que comparta, tendrán que ver con cada uno de los puntos palomeados (los demás tienen más que ver con estrategia que con operaciones, así que los dejo para otro momento).

1. OKRs y KPIs

Qué son los OKRs y KPIs lo dejamos para otro momento, pero en este artículo te quiero compartir unos puntos básicos a tener en cuenta en Operaciones Estratégicas y recursos para lograr llegar a los KPIs en operaciones.

• Educa a tu equipo de operaciones a pensar en el cliente. ¿¿¿¿Qué tiene que ver operaciones con clientes Daniela?? Todo que ver. La satisfacción del cliente es un objetivo empresarial que compete a todos los departamentos, unidad, individuos. Mientras más claro lo tengas, más fácil te será entender tus KPIs. Mide la felicidad de tu cliente en todas sus faces.
• Tus KPIs operativos deben ser derivados de los objetivos empresariales. Si no tienes claros los objetivos empresariales, pregunta, no asumas. KPIs que no estén alineados a la estrategia y objetivos empresariales, son inútiles. Las empresas siempre generarán actividad, pero si no hay dirección, no hay progreso. Imagina una rueda de hamster y piensa que eso no quieres ser.

En uno de mis clientes que implementé OKRs empresariales y luego departamentales, seguí el siguiente razonamiento para los KPIs del departamento de operaciones:

La ventaja de seguir este proceso, es que es fácil de explicar a personas que nunca antes trabajaron con métricas. La lógica dice que ponemos medidores en actividades claves para el cumplimiento del objetivo empresarial, para asegurarnos que tanto la persona como el líder prioricen esas actividades. Además, la métrica nos ayudará a entender el performance del departamento y su contribución a los objetivos macro de la empresa.

¿Qué hacer si no hay ningún tipo de data en la empresa? ¿Por dónde empezar? Una idea puede ser cuantificar retroactivamente los errores que se han tenido. No obtendrás resultados objetivos al cien porciento, pero tendrás una buena base para comenzar a plantearte métricas desde el próximo año.

Ejemplo de tabla editable que puedes usar, incluyendo un simple dashboard.

2. Descripción de roles escritos y validados

Con tanta tecnología, a veces nos quieren hacer creer que escribir de forma detallada los roles y procesos es cosa del pasado. Pero dejenme decirles que es la tontería más grande, porque la descripción de un rol y los procesos es la base para cualquier otro desarrollo tecnológico que quieras hacer, como un Chatbot o el Knowledge base más avanzado.

Una vez que entiendas muy bien quién hace qué y cómo, recomiendo full presentarles al equipo la metodología RACI, una herramienta de gestión que clarifica roles y responsabilidades. Hace mucho orden y suele gustar mucho, porque es super fácil de entender.

Aquí un template de la tabla RACI que uso con mis cliente.

3. Gobernanza clara

La gobernanza sirve para asegurar transparencia, control y alineación estratégica en la toma de decisiones. Donde vaya, llevo conmigo la mentalidad Agil y uno de los conceptos que respeto mucho, son las ceremonias que proponen, más que nada, el daily o la junta diaria.

Esta junta es buena para taaaantas cosas, que es obligatoria totalmente!

Template de presentación de Junta Diaria adaptado de la metodología ágil, a lo que he observado se necesita para el manejo de estas juntas en empresa tradicional. El objetivo principal es alinearse, asegurarse que están priorizando lo que se debe, resolver temas relevantes a todo el equipo, y dar anuncios importantes entre otros.

Importante:

• Mantengas siempre el mismo link, la misma presentación, no borras el resumen anterior, sino que agregas conforme avanzan los días.
• Líderes también comparten sus prioridades.
• C-levels se encargan de dirigir la parte de resolución de problemas, esperas importantes de recalcar y anuncios.

4. Unica fuente de verdad (SSOT)

El concepto de Single Source of Truth (SSOT) se trata de tener una única fuente confiable donde se almacena toda la información importante de una empresa. En lugar de lidiar con datos dispersos, excels departamentales o hasta individuales, todos alimentan la misma fuente y usan el mismo lugar para buscar la información correcta.

La filosofía detrás del SSOT es lograr claridad, consistencia y confianza, asegurando que todos estén en la misma página y trabajen con datos actualizados y precisos. De esta forma, se facilita llegar a la verdad empresarial, evitando errores y logrando decisiones mejor fundamentadas.

No tengo template aquí, pero si una imagen increíble que me generó ChatGPT sobre Exelitis, un término que inventé para decirle a mis clientes que sufren de exceso de excels en su empresa.

Para entrar más a fondo sobre SSOT, te recomiendo escuches este Live de Mentes Operativas.

Si veo que les sirven estos frameworks, estaré dando más.

Autora: Daniela Malqui, Operaciones Estratégicas | Especialista en Web3 | Visita mi website Doing Minds para coordinar Consultoría o Mentoría en Operaciones.