¿Ha cambiado el futuro de la impresión empresarial con el auge de la impresión en la nube?

La impresión juega un papel fundamental en un negocio. No es del tipo de Star Trek. No, nos referimos estrictamente al tipo de empresa comercial o industrial grande.

Estamos en 2023, pero las empresas no son 100% “oficinas sin papeles” y no parece que lo vayan a ser pronto. Así que la impresión sigue siendo vital. Le permite crear copias impresas. Facturas, contratos, informes y presentaciones. Todos esos documentos importantes. Si bien los documentos digitales dominan el mundo laboral moderno, la impresión sigue siendo una herramienta esencial para distribuir registros físicos a clientes, socios y empleados.

Con toda esa impresión viene un montón de hardware y software para administrarlo todo. Los entornos de impresión de nivel empresarial a menudo involucran impresoras de gran volumen y alta velocidad que pueden manejar las demandas de las grandes organizaciones. Estas impresoras a menudo tienen características como duplicación automática, grapado y clasificación para acelerar el proceso de impresión y ahorrar tiempo.

Desde la pandemia de COVID-19, el trabajo remoto e híbrido ha ido en aumento. Como resultado, muchas empresas también han adoptado soluciones de impresión basadas en la nube. Permitir que los empleados impriman desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo, manteniendo la seguridad y el control de los documentos confidenciales. Y también para reemplazar parte del hardware local, como servidores de impresión, con software de gestión de impresión alojado en la nube. Esto plantea la pregunta: ¿Está la impresión corporativa entrando en un nuevo futuro (quizás inspirado en Star Trek) gracias a la impresión en la nube?

¿Qué es Cloud Printing?

Retrocedamos un paso y definamos la impresión en la nube porque hay un doble significado en juego con ese término.

La impresión en la nube es un servicio que permite a los usuarios imprimir desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento a través de Internet. El proceso implica enviar un trabajo de impresión a un servidor de impresión basado en la nube, que envía el documento a la impresora. Este servicio elimina la necesidad de una conexión directa entre la impresora y el dispositivo del usuario, lo que lo convierte en una herramienta flexible y conveniente para habilitar la impresión. El usuario no necesita estar en la misma ubicación física que la impresora. Tampoco necesitan instalar controladores o software de impresora específicos.

Sin embargo, el usuario debe tener cuidado porque la impresión en la nube a veces se confunde con la gestión de impresión en la nube. Esto es cuando el software de gestión de impresión está alojado en un entorno de nube pública o privada. La mayoría de las soluciones de gestión de impresión en la nube ofrecen funcionalidad de impresión en la nube, pero también proporcionan un conjunto de herramientas de seguimiento, generación de informes y gestión para administrar y gestionar entornos de impresión desde una consola centralizada a la que se accede desde la nube.

Beneficios de la impresión en la nube para las empresas

Las empresas trasladan cada vez más sus operaciones de impresión a la nube para optimizar los flujos de trabajo, reducir los costos y mejorar la eficiencia para los usuarios finales (por ejemplo, William y Tasha) y los administradores de sistemas (vamos con... Datos, para usar un nombre aleatorio...)

La funcionalidad de impresión en la nube ofrece una serie de beneficios para William, Tasha y otros usuarios finales. Pueden imprimir desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo, sin necesidad de una infraestructura de TI compleja o instalaciones de software. Esto permite que los trabajadores remotos como Geordi accedan a impresoras e impriman documentos tan fácilmente como si estuvieran en la oficina, lo que reduce la necesidad de transferencias de documentos físicos o archivos adjuntos de correo electrónico.

Cuando se trata del equipo de TI, ahí es donde entra en juego la gestión de impresión basada en la nube. Proporciona herramientas de administración centralizadas para que Data y sus colegas administradores de TI supervisen y controlen la actividad de impresión, establezcan permisos y niveles de acceso y apliquen políticas de seguridad. Esto puede ayudar a reducir el desperdicio, optimizar la utilización de recursos y mejorar la seguridad de los documentos.

Para propietarios de negocios como Jean-Luc, las soluciones de impresión basadas en la nube para la habilitación y la administración también pueden ofrecer ahorros de costos. Su empresa ya no necesita invertir en una costosa infraestructura de impresión local, como servidores de impresión adicionales. Tampoco tienen que gestionar el mantenimiento y la asistencia técnica de sus impresoras. Los parches y las actualizaciones vienen con el paquete de nube. En general, el cambio a la impresión basada en la nube para empresas está impulsado por la necesidad de flexibilidad, eficiencia y rentabilidad en el panorama empresarial moderno.

El futuro de la impresión empresarial con la impresión en la nube

La nube está cambiando el futuro de la impresión empresarial, ofreciendo nuevos niveles de flexibilidad, escalabilidad y seguridad para organizaciones de todos los tamaños. La impresión siempre ha estado muy ligada al hardware. Necesitaba arrendar una flota de impresoras multifunción. Las organizaciones empresariales con docenas de impresoras y fotocopiadoras necesitaban servidores de impresión para habilitar y administrar la impresión. Con el auge de los servicios en la nube para todos los demás recursos informáticos, la impresión también se ha transformado con la llegada de la nube. Principalmente, significa que las organizaciones pueden administrar su impresión sin pagar ni mantener hardware adicional como servidores de impresión.

Pero eso es justo lo que está sucediendo ahora mismo. Las soluciones de impresión basadas en la nube ofrecen el potencial de funciones de seguridad mejoradas. Esto incluye el cifrado de documentos y la autenticación de usuarios para proteger la información confidencial y evitar el acceso no autorizado. A medida que más empresas trasladan sus operaciones de impresión a la nube, podemos esperar una mayor innovación en la industria de la impresión, así como nuevas oportunidades para que las empresas optimicen sus flujos de trabajo y reduzcan costos. En general, la nube está transformando la impresión corporativa, haciéndola más accesible, eficiente y segura que nunca.

Desafíos de la impresión en la nube para la impresión corporativa

La impresión en la nube continúa creciendo y creciendo en popularidad para una variedad de industrias y organizaciones. A todo el mundo le gusta aumentar la eficiencia y ahorrar dinero. Después de todo, estamos hablando de negocios. Sin embargo, la impresión en la nube no debe verse como una mega solución única para todos los entornos de impresión. Como con todas las cosas, hay ventajas y desventajas. Con las empresas en mente, es importante conocer las posibles limitaciones si está considerando adoptar la tecnología.

Para las organizaciones con altos estándares de seguridad y cumplimiento, existen preocupaciones sobre las brechas de seguridad y la fuga de datos. La nube significa que sus datos se comunican con Internet y existen reservas sobre la transferencia de información confidencial a través de Internet. Esta es una preocupación legítima, pero particularmente para los productos SaaS (Software-as-a-Service) de nube pública. Las implementaciones de software de nube privada significan que disfruta de lo mejor de ambos mundos: la asequibilidad de la nube, pero los altos estándares de seguridad de las instalaciones. Sin embargo, la nube privada requiere experiencia constante en TI, lo que significa que usted sigue siendo responsable del mantenimiento, etc. Pero hay más de una forma de imprimir con la nube, si es ahí donde desea imprimir.

Otra consideración es el costo. Por supuesto, una suscripción basada en la nube significaría reducir los gastos de capital y complementarlos con gastos operativos. Sin embargo, dependiendo de dónde se encuentre en su tenencia de hardware actual, migrar a la nube puede ser una transición costosa al principio. Y aunque el costo bruto puede ser más asequible que el arrendamiento de hardware para un servidor de impresión, cambiar a un modelo de precios basado en suscripción puede afectar el presupuesto mensual de su financiador.

Por último, y este es el más grande, es posible que algunas marcas de impresoras deban admitir la impresión en la nube y el software de administración de impresión en la nube. Entonces, cuando busque un software de administración de impresión basado en la nube, asegúrese de verificar la compatibilidad de la solución con su flota de impresión actual. Esto incluye integraciones con cualquier otro sistema de administración o gestión que utilice dentro de su organización.

No escribo todo esto para asustarte. Solo para proporcionar contexto. Si bien la impresión en la nube y la administración de la impresión en la nube ofrecen muchos beneficios, es importante que sopese las limitaciones potenciales con los beneficios que está buscando. Pero eso es lo mismo con cualquier tecnología, siempre hay una pequeña compensación, se trata de lo que se adapte a su organización.

Prácticas recomendadas para la impresión empresarial en la nube

La impresión en la nube puede ser una solución efectiva para las necesidades de impresión corporativa, pero requiere una planificación y ejecución cuidadosas para garantizar una implementación exitosa. Una de las mejores prácticas para implementar soluciones de habilitación y administración de impresión basadas en la nube es comenzar con una evaluación exhaustiva del entorno y las necesidades de impresión actuales de su organización. Esto incluye comprender los tipos de documentos que deben imprimirse, la cantidad de usuarios que necesitan acceso y los requisitos de seguridad para datos confidenciales.

Otro consejo importante es seleccionar una solución de impresión en la nube que se alinee con las metas y objetivos de su organización. Esto puede implicar la evaluación de diferentes proveedores, la consideración de funciones como el seguimiento de la impresión y la garantía de la compatibilidad con las impresoras y el software existentes. También es esencial establecer pautas y políticas claras para los usuarios, como restringir el acceso a ciertas impresoras o establecer cuotas de impresión para administrar los costos.

El monitoreo y la evaluación continuos de la solución de impresión en la nube pueden ayudar a identificar áreas de mejora y garantizar que el sistema continúe satisfaciendo las necesidades de su organización. Y el consejo número uno es hacer una demostración y probar cualquier solución antes de cerrar. Esto le da la oportunidad de ver cómo encaja en su lugar de trabajo antes de tomar una decisión.

Casos prácticos de impresión empresarial en la nube

Echemos un vistazo rápido a uno de nuestros clientes corporativos que necesitaba una solución de impresión en la nube.

Si se encuentra fuera de Australia, es posible que no haya oído hablar de BIG W, pero es una gran cadena minorista. Como el gran Walmart. BIG W (cuántas veces puedo decir grande en un párrafo) necesitaba una nueva solución de impresión para reemplazar Google Cloud Print y reducir los posibles puntos de falla en sus 176 tiendas.

Google Cloud Print era una herramienta de impresión en la nube esencial para muchas organizaciones y, cuando se suspendió, muchas empresas necesitaban una solución alternativa para permitir la impresión tanto dentro como fuera de la red local. BIG W tenía un entorno Chromebook y usaba Google Cloud Print. Google realmente recomendó nuestro producto, PaperCut Mobility Print, que admite la impresión en la nube con su característica llamada, bueno, Cloud Print.

La solución se integró a la perfección en el entorno de impresión existente de BIG W y se amplió para servir a las 176 tiendas. La implementación no vio ninguna interrupción del negocio y la migración vio una reducción inmediata del 95 % en los incidentes operativos. En toda la empresa de 20 000 usuarios, imprimieron 500 000 trabajos sin falta.

La próxima generación de impresión empresarial

El cambio a la impresión en la nube ha llevado audazmente a las empresas a lugares donde ninguna solución de impresión había llegado antes. Las empresas están explorando nuevas fronteras y descubriendo nuevas formas de trabajar, colaborar y tener éxito.

Aproveche el poder de la tecnología para imprimir desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Desbloquee nuevos niveles de eficiencia y productividad para que su tripulación pueda navegar por territorio desconocido. Configure sus impresoras para impresionar, apunte a las estrellas y alcance los cielos con una solución de impresión en la nube.

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