KPIS: qué son y cómo usarlos para medir tu negocio

A la hora de llevar a cabo un proyecto, empezar una campaña de marketing o iniciar un nuevo negocio queremos que nos vaya bien, cumplir nuestros objetivos y finalmente sentirnos orgullosos de los resultados obtenidos. Pero es común que cometer el error de no llevar un registro preciso de los datos que determinan si realmente estamos teniendo éxito, como una lista de ventas y gastos para saber si tienes un balance positivo o un registro de la tasa de conversión de las campañas de marketing.

Aun teniendo un minucioso análisis de esos datos, podemos fallar al no reconocer los KPIs. Los KPIs (Key Performance Indicator), o sea, los indicadores clave de rendimiento nos permiten saber si nuestro proyecto cumplirá con los objetivos planteados.

Se pueden medir muchos indicadores, pero solo algunos de ellos serán realmente importantes, los KPIS. Mientras algunas métricas informarán sobre cuestiones sin importancia, los KPIs nos darán datos clave para:

• Comprender la efectividad de las actividades
• Analizar información para tomar mejores decisiones
• Conocer que tan alineadas están las diferentes áreas con los objetivos de negocio
• Optimizar puntos específicos de los proyectos

Por ejemplo, nos informarán si el proyecto es rentable, qué puntos se pueden mejorar para lograr los objetivos y qué debemos dejar de hacer, si como también cuál es el rendimiento del equipo o la satisfacción de los clientes.

¿Cómo saber cuál puede ser tu KPI?

La premisa es simple, los KPIs tienen que ser aquellas métricas que están fuertemente relacionadas con nuestros objetivos. Saber realmente cuál de ellas es un KPI es la parte complicada. Una mala elección conlleva a vivir en un mundo de fantasía en el cual creeremos que el proyecto va en buen camino para cumplir tus objetivos, pero lamentablemente la realidad será todo lo contrario.

Los KPI varían en relación al rubro en el que se quiera aplicar, para identificarlos en términos generales seguimos los siguientes pasos:

• 1. Establecer las bases
• 2. Utilizar el método SMART
• 3. Realizar preguntas abiertas
• 4. Definir el tiempo de medición
• 5. Compartir los resultados con el equipo

Establecer las bases

Existen 3 cosas necesarias para poder identificar tus KPIs:

• Un modelo de negocio.
• Objetivos claros y realistas.
• Un sistema de medición de tus resultados consistente, correcto y en tiempo real.

Utilizar el método SMART

Una vez que tienes todo eso resuelto, debes aplicar el acrónimo SMART para definir tus KPIs:

• Específicos (Specific): Las KPIs idealmente deben dar un resultado sumamente específico y que responda una pregunta relacionada a tus objetivos, por ejemplo: ¿Estás vendiendo lo suficiente?.
• Medibles (Measurable): Es algo obvio, si una métrica no es medible es posible que se deba a dos razones, porque la métrica realmente no es medible, por lo tanto en términos prácticos no existe o porque nuestro sistema de medición está fallando.
• Alcanzables (Achievable): Tanto los objetivos como las métricas deben ser realistas.
• Relevantes (Relevant): Las KPIs son los datos relacionados directamente con tus objetivos, por ende los más importantes.
• Periódicos (Timely): Las KPIs deben poder analizarse periódicamente en lapsos de tiempo cortos y prudentes.

Realizar preguntas abiertas

Podemos guiarnos con las siguientes preguntas para establecer mejor tus KPIs:

• ¿Qué queremos medir?
• ¿Por qué necesitamos medir esos datos?
• ¿Cuál es la mejor forma de medir esos datos?
• ¿Están alineados con las metas de negocio?
• ¿Cómo corroborar su progreso?
• ¿Para cuándo necesitamos resultados?

Definir el tiempo de medición

Es necesario establecer el tiempo que se requiere para medir la efectividad de tus KPIs como, por ejemplo:

• Mensualmente
• Trimestralmente
• Anualmente

Compartir los resultados con el equipo

El paso final y el más importante, es comunicarle al equipo los resultados del análisis con el fin de que estén al tanto de las nuevas metas determinadas por los KPIs y así poder establecer estrategias para lograrlas.

Esta serie de métricas nos permitirá sintetizar la información sobre el rendimiento, la eficacia y la productividad de nuestro negocio, algo fundamental para saber si estamos cumpliendo con nuestros objetivos.