La eficacia de un equipo de trabajo

La eficacia de un equipo de trabajo

La mayoría de los problemas estructurales en un equipo humano se manifiesta a través de conflictos entre sus miembros.  Esto no significa que el problema se solucione con una intervención en el nivel de “relaciones interpersonales” (como un team building), como si estas fueran la única causa de los conflictos. Estos son solo un síntoma del problema. Pero no significa que la solución del problema  esté  en  el mejoramiento de la dinámica interpersonal entre los miembros.

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El problema real, de fondo, podría también estar en el acuerdo de los miembros del equipo con las metas, en el diseño de la estructura, en la claridad de los procesos para efectuar la tarea, en la claridad del papel de los miembros, y por supuesto, en la dinámica de las relaciones interpersonales entre los miembros. Los síntomas de los diferentes problemas son muy parecidos y su manifestación (situaciones de conflicto) hace pensar que un team building u otra intervención humana solucionará la pérdida de productividad. Lo cierto es que, aunque los síntomas sean parecidos, si se quiere una solución permanente, es necesario atender el problema raíz con una intervención adecuada, y no solamente los síntomas.

En mi trabajo como consultor, con frecuencia recibo solicitudes para facilitar actividades de team building u otras intervenciones semejantes orientadas a mejorar la dinámica humana de un equipo, como vías para mejorar su desempeño.  Algunos clientes creen que cualquier problema en un equipo se mejora con una intervención de este tipo. Muchas veces estas intervenciones son exitosas y cumplen con su cometido final. Otras veces, sin embargo, el impacto de estas acciones dura “lo que dura la cuerda”, y pronto el equipo muestra problemas en la relación entre sus miembros.

El Modelo GRPI es un instrumento simple y eficaz, tanto para diseñar un equipo nuevo y disponerlo para que sea exitoso, como para diagnosticar y diseñar soluciones para equipos ya existentes.   El modelo fue creado por Richard Beckhard en 1972, y aunque es una construcción relativamente antigua, su validez como instrumento mantiene su vigencia y eficacia. Puede ser muy útil para escoger las intervenciones por utilizar.

GRPI es el acrónimo del inglés “goals, roles, processes and interpersonal relationships”. 

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Metas

El modelo plantea que las metas comunes constituyen el componente más estructural en un equipo.  Este componente incluye el propósito del equipo, sus metas, y sus entregables. Pareciera que un equipo debería tener este tema como obvio; sin embargo, es común que los equipos inicien su trabajo con metas vagas, o con diferentes entendimientos sobre los objetivos que deben conseguirse conjuntamente.  

Cuando no hay acuerdo y compromiso con las metas comunes, los miembros del equipo mostrarán falta de compromiso, confusión, desinterés, diferentes formas de conflicto, y una gran dificultad para tener éxito en su tarea.

Roles

El segundo componente se refiere a la estructura de funciones, y a la claridad y el acuerdo en las tareas que debe efectuar cada miembro del equipo, y en el momento en que cada uno debe participar. La atención a los roles permite anticipar también si hay alguna “tierra de nadie”, y si se tienen todas las destrezas necesarias para asegurar el éxito en las tareas del equipo.   

Cuando falta claridad en los roles, los miembros del equipo se culparán unos a otros por la falta de coordinación de resultados y por fallar las fechas límite. Se presentarán duplicidades y vacíos, y emergerán conflictos de diferente índole entre los miembros que afectarán el progreso hacia las metas, y la satisfacción individual y colectiva. 

Procesos 

El siguiente componente se refiere a las diferentes rutinas que, como equipo y en forma coordinada, deberán ser comprendidas por todos los miembros. En particular, cada equipo debe tener claridad sobre los mecanismos de coordinación y comunicación interna, la forma en que se toman las decisiones, los procedimientos asociados a la tarea por efectuar, y cómo se enfrentarán los conflictos cuando se presenten. 

La falta de acuerdo en los procesos centrales del equipo suele generar retrasos, pérdidas de productividad, conflictos por diferentes razones, y eventualmente, parálisis operacional.

Relaciones interpersonales

El último componente, donde típicamente se reflejan los desajustes de los componentes anteriores más estructurales, expresa la experiencia comunitaria de los miembros del equipo.  Un equipo, además de contribuir con resultados, debe ser una experiencia humana en la que los integrantes crezcan y encuentren la satisfacción de sus necesidades sociales y de compartir el éxito de su trabajo. La interacción de los miembros, el respeto de unos hacia otros que manifiestan, la forma en que se estimulan y se apoyan, determinará el espíritu del equipo, el bienestar emocional de sus miembros, y la sensación compartida de efectividad.

Cuando los miembros se relacionan en formas no constructivas, se reduce la confianza entre los miembros, disminuyen los niveles de compromiso y apoyo, decae la experiencia comunitaria, y se erosiona la productividad.

Estas son algunas preguntas para revisar con su equipo para explorar la salud de cada componente de su eficacia. Recuerde que los temas van en orden de lo más estructural a lo más marginal:

 Metas

  • ¿Cuál es el propósito de nuestro equipo? ¿Qué cambiará cuando hayamos concluido nuestro trabajo?
  • ¿Qué metas intermedias y secundarias hemos planteado? ¿Cómo las estamos midiendo?
  • ¿Están nuestras metas alineadas con las metas y necesidades de nuestra organización?
  • ¿Estamos todos los miembros claros y comprometidos con el mismo propósito y las mismas metas?

  Roles

  • ¿Qué actividades debemos ejecutar para alcanzar nuestros resultados? ¿Todas las actividades contribuyen a ellos?
  • ¿Quién es el responsable por cada actividad? ¿Tienen los responsables la autoridad y las destrezas necesarias? ¿Hay alguna actividad que requiere un dueño más claro o más fuerte?
  • ¿Conocen los miembros del equipo sus roles y responsabilidades? ¿Hay alineamiento entre sus roles, sus aspiraciones y sus destrezas?
  • ¿Entendemos todos los roles y responsabilidades de los demás? ¿Es claro cuándo y cómo debe intervenir cada uno cuando ejecutamos nuestra tarea?

 Procesos

  • ¿Tenemos claridad sobre los procesos que debemos ejecutar para llevar a cabo nuestro trabajo?
  • ¿De qué forma nos comunicamos y compartimos información? 
  • ¿Cómo es nuestro proceso para resolver los temas de rutina en nuestro trabajo común?
  • ¿Qué mecanismo utilizamos para manejar desacuerdos y temas que requieren del apoyo y compromiso de todos?

 Relaciones interpersonales

  •  ¿Cuánta confianza hay entre los miembros del equipo? ¿Cuánto nos respetamos unos a otros?
  • ¿Cómo es el clima de trabajo dentro del equipo?
  • ¿Cuánto aprendemos juntos? ¿Cuánto disfrutamos juntos?
  • ¿Cuánto conflicto interpersonal se da? ¿Cómo lo manejamos?







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