La Gestión de Proyectos en entornos cada vez más complejos

Hoy día vivimos en un mundo cada vez más complejo y diverso, un mundo en red, donde en cualquier parte, organización o proyecto coexisten muchos más factores ambientales que hace tan solo unos poco años no existían, y que gracias a la globalización, al crecimiento tecnológico y a la digitalización de casi todo, tales factores se están incrementando y diversificando exponencialmente. Para gestionar esa complejidad es preciso una mayor capacidad de inteligencia individual y colectiva para descomponerla y simplificarla en problemas de tamaño manejable, de manera que sea más fácil identificar las variables que la determinan y que serán sobre las que se muevan nuestros proyectos, tanto en un contexto profesional como empresarial, considerando el proyecto su unidad mínima de negocio.

La madurez tecnológica y organizacional aumenta la complejidad del entorno y de la gestión de sus problemas y proyectos

Cualquier proyecto como unidad mínima del problema a solucionar o de oportunidad de negocio a impulsar, debe incorporar una estrategia que a su vez esté alineada con la estrategia de la organización bajo la cual se desarrollará y cuyo entorno lo condicionará. La alineación es necesaria para cohesionar e implicar a todos los stakeholders bajo una misma visión y perspectiva global, a cuyo efecto liderar adecuadamente y comunicar eficazmente el por qué o propósito del proyecto y cuál es su objetivo, es el primer y principal factor de éxito para el mismo, el que debe estimular, conectar y emocionar a todos los agentes implicados para su contribución útil y eficaz al resultado.

El éxito de un proyecto viable comienza por su estrategia, pero por su estrategia bien comunicada a todos los implicados en el proyecto

Para que el proyecto sea un éxito cabe definir un plan de gestión del mismo, de mayor alcance y robustez a medida que aumente su complejidad, en donde haya marcados unos objetivos perfectamente definidos y alineados con los objetivos estratégicos de la organización que nos sirvan para focalizar los esfuerzos. Dicho plan de acción, que debe conectar el proyecto con la estrategia, contendrá un sistema de control de gestión integral con unos indicadores que nos permitan ir evaluando en tiempo real los resultados, tanto a corto como a medio plazo, de las acciones que vayamos tomando en cada momento e ir innovando y mejorando continuamente. A tal fin es preciso compartir las actividades del proyecto y dar un mayor empoderamiento a las personas de los equipos. Sin innovación, sin generar procesos y proyectos innovadores constantemente, hoy día es imposible tener éxito en un mercado cada vez más complejo y donde los factores ambientales cambian y crecen por doquier. Por tanto, la innovación debería ser en sí misma una constante dinámica de gestión y la finalidad, y no una herramienta en sentido estricto o un medio, cuya consecuencia directa e inmediata es la generación de valor para el cliente del proyecto y la de beneficios para la empresa. Estos deben ser los resultados de añadir valor a los proyectos y de generar con ellos más impacto en su área de influencia.

El verdadero éxito de un proyecto está en la innovación que sea capaz de generar y transformar en valor para su cliente

La gestión de proyectos complejos precisa, además de un potente liderazgo y una  gestión eficaz de los stakeholders, de la aplicación sistemática de una metodología y modelo de gestión que nos sirva de marco para no perder la eficacia de los procesos y de las acciones, pero que sea flexible para irse adaptando en cada momento a las circunstancias del mismo. Según la naturaleza o tipología del proyecto serán más adecuadas unas metodologías un otras o incluso un híbrido entre ellas (PMP-PMI, ITIL, Agil Scrum Kanban, etc.). Además debe tenerse en cuenta su ciclo de vida, la velocidad de adopción de toma de decisiones y, como en todo proyecto, la asunción de riesgos cuya gestión es fundamental para los proyectos más complejos que generan más variables de incertidumbre, y por tanto de evaluación de los mismos.

El uso de metodologías como marco de gestión y de procesos ágiles y flexibles es fundamental para el éxito de la gestión del proyecto y de sus interesados

Pero sin duda y como siempre, el principal factor para el éxito de cualquier proyecto es el factor humano. La complejidad cada vez mayor de los entornos en donde nos movemos requiere de un conocimiento y talentos, asimismo, mayores, y en este contexto se hace necesario el desarrollo de nuevos modelos de gestión de personas y nuevas formas de organización empresarial de tal manera que pueda favorecer los potenciales talentos y hacer aflorar el conocimiento no consciente acumulado (tanto individual como colectivo) en la organización por medio de todos los proyectos generados con anterioridad y el análisis de sus datos. De esta manera se podrá generar nuevas oportunidades de negocio, nuevos proyectos que pongan en valor dichos intangibles y genere más valor global a la empresa. Ahora bien las compañías deben, principalmente a través de su managers,  generar cultura de cambio, es decir, de innovación para lo que a su vez se necesita estimular la creatividad y para ello es inevitable ir a estructuras jerárquicas más planas, más en red y descentralizar más la toma de decisiones emponderando más a las personas y a los equipos. Si queremos atraer el talento, pero también retenerlo, debemos ir a estas otras formas de colaboración y de compartir las cargas y beneficios del proyecto de manera más justa y equilibrada, lo cual generará a su vez personas más comprometidas e involucradas con él. Por ello hay que desarrollar modelos de gestión abiertos, flexibles y de trabajo en red para los proyectos, modelos éstos que, estando basados en valores y enfocados a resultados, favorecen la generación y acumulación sinérgica de conocimiento y talento, y por tanto de valor para el proyecto y la organización.

Los modelos de trabajo colaborativos y en red representan el mayor grado de descentralización en la gestión y favorece la contribución de las personas al proyecto

Por otra parte, en el campo de la cada vez mayor complejidad en que se desenvuelven muchos proyectos, sería inconcebible no tener alianzas y una red de colaboradores, tanto internos como externos a la organización, lo cual requiere cultivar y proteger las mismas mediante un compromiso recíproco a largo plazo que debe ser definido en el análisis de la estrategia, no solo del propio proyecto sino del programa u organización en que se circunscriba aquél. La implicación de los colaboradores y aliados desde el principio del proyecto es uno de los factores más importantes para su éxito, intentando entender y gestionar sus intereses y objetivos propios, y asumir y compartir los que sean claves para nuestra estrategia de proyecto. De nuevo aquí el factor humano y las relaciones personales, son los que generan la confianza que nos asegure una alianza estable y cohesionada con el proyecto, cuyo proceso de gestión es en sí mismo también el principal proceso negociador frente a terceros, en donde en la mayoría de los casos la mejor estrategia es la colaborativa de ganar-ganar.

En modelos de trabajo en red y colaborativos, la generación de confianza es vital para establecer alianzas y cohesionar los proyectos

En un entorno volátil y cambiante en donde es fundamental la agilidad y la continua adaptación, en donde la creatividad y la innovación son los factores protagonistas, la gestión del tiempo del proyecto ya no es lineal sino que más importante que saber gestionar su tiempo es saber gestionar su “tempo”. Es decir saber decidir, no solo la velocidad, sino las aceleraciones en los procesos, al mismo tiempo que las tecnologías y los métodos en el momento oportuno es crucial para un mejor resultado. Se trata en definitiva de buscar el equilibrio entre la innovación continua a corto y a medio plazo, entre los cambios disruptivos y los planificados, es decir, en todo momento hay que saber cómo actuar, cuándo, qué y sobre todo el por qué. Por tanto, la gestión del tiempo del proyecto es importante, pero lo que es vital es la gestión del momento oportuno, de su tempo, mediante comunicaciones ya no solo bidireccionales sino en red. En definitiva, no solo hay que saber conducir el proyecto a una velocidad de crucero sino también saber acelerar y virar ágil y oportunamente lo que exige un esfuerzo enorme en materia de comunicación y feedback. Los proyectos y su gestión deben ser en tal sentido el motor del continuo cambio al que inexorablemente están sometidos los entornos y con ellos las organizaciones, pero no solo eso, son los que las deben cohesionar también.

La gestión por proyectos debe ser la gestión de los sistemas y subsistemas en que se descompone la realidad cada vez más compleja. En ella hay una multitud de oportunidades de negocio y de proyectos "manifiestamente" oculta y cohesionadora