Los 10 mandamientos del comprador

¿Te has preguntado alguna vez cuáles son las reglas del juego que rigen nuestra valiosa labor en Compras? Pues bien, un día de esos de inspiración me salió el compartir cuáles deben ser los mandamientos de un comprador, ese código que defenderá con su vida en el ámbito profesional, e incluso más allá de él.

Quédate hasta el final para que puedas compartir tu punto de vista sobre estos 10 mandamientos.

1. Amarás las Compras con pasión y compromiso

Nadie debe trabajar en Compras porque no hay más nada. Compras es un área apasionante, dinámica, con retos y una visual 360° única de cualquier organización, por lo que estar aquí cada día implica un compromiso serio de dar lo mejor de nosotros.

Una compra no es una orden de compra, no, es mucho pero mucho y de lejos más que eso. Es una necesidad que va a ser resuelta teniendo en cuenta unas variables, una estrategia y con un impacto real y directo sobre la rentabilidad de una empresa.

Cuando amas las compras, cada proceso a cargo lo trabajas con dedicación y esmero, y sobre todo con el firme propósito de mostrar que Compras es el aliado de todas las áreas.

2. Cuidarás el gasto de la compañía como si fuera tuyo

Sentimos la empresa como nuestra, por eso cuidamos cada céntimo como si fuera de nuestro bolsillo. Eso es de las cosas que una empresa más reconoce y valora de su área de Compras, que es capaz de cuidar, controlar, y sobre todo estirar cada rubro para optimizarlo lo más posible. ¿Qué trae como consecuencia? Sí, eso que callamos todos, ser los malos del paseo para los derrochadores.

Si en Compras no te has enfrentado a una discusión con un usuario que dice que quiere gastar porque "tiene presupuesto", o "yo puedo aprobar ese gasto" es porque todavía no estás cuidando a ese nivel profundo, el presupuesto de tu compañía, cuestionanando con objetividad las solicitudes recibidas.

Un punto importantes es colocarte metas de optimización, analizar la estacionalidad, las tendencias, comportamiento de variables económicas y sobre todo pensar fuera de la caja.

3. No te aprovecharás de tu posición para sacar ventaja

Un comprador es un profesional que tiene una gran responsabilidad, no solo con él mismo, sino con su empresa y los proveedores. Lo que está en juego no es solo una transacción comercial, es una alianza entre dos partes que llevan consigo reputación, rentabilidad, relacionamiento, respaldo, y en todo ello, el colmprador es un facilitador.

ESe comprador que se siente dueño y amo del proceso, que le hace creer a todos que es él quien quita y pone, y con ello quiere sacar ventaja de cada conexión, transacción, o acercamiento, no ha entendido nada de qué van las compras.

El compador auténtico es humilde en reconocer cuál es su alcance, hasta donde van sus atribuciones, y se gana a sus proveedores con confianza y buen trato.

4. Serás transparente, equitativo y respetuoso con todos tus proveedores

El verdader comprador es el garante, que transmite transparencia, equidad, y respeto. Con esos tres pilares aseguramos que todos quieran trabajar con él.

La transparencia asegura que la información que se brinda es asertiva, que no se esconden cifras, que se dimensiona de forma real las expectativas, presupuestos y proyectos.

La equidad asegura que la información llega por igual a todos, que no privilegia en detrimento de otros, que se asegura que llega a tiempo para que todos tengan las mismas oportunidades.

El respeto asegura que el trato sea digno con todos, respeto implica trato digno, valorar el tiempo, esfuerzo y dedicación de cada proveedor. El respeto reconoce que que se coloca en el lugar del vendedor para maximizar el poder de la relación comercial de forma que todos crezcan.

5. Acompañarás los procesos hasta que el usuario reciba lo solicitado

Nuestra misión llega hasta que llega.

Esa es la máxima principal del expediting, porque todo comprador debe asegurarse que su mercancía llegue hasta el final. La responsabilidad del comprador va más allá de colocar una orden de compra o pasar un contrato para firma. Eso es parte del proceso, pero acompañar y asegurar el seguimiento hasta el púnto final es vital.

En servicios, si bien la ejecución no está bajo su control, debe estar en permanente comunicación con los usuarios y el proveedor, sobre cualquier situación que se presente.

Este acompañamiento implica la transversalidad del proceso en relación a logística, contabilidad, jurídica, siendo como el interlocutor para resolver dificultades, o colocar en comunicación a los demás actores del proceso.

6. Reconocerás con honestidad cuando te equivoques

No somos perfectos, ni podemos devolver el tiempo como Flash

Nuestro trabajo es de alta responsabilidad, mucho volumen, cifras, fechas, y es posible que comotamos un error, sea de apreciación, sea de cálculo, sea de interpretación. Si algo he aprendido en toda mi carrera es a decir la verdad y aprender a asumir un error, corregirlo a tiempo y sobre todo aprender a ser empático con quien también se equivoca.

Defender una imagen de impolutos que están por encima del bie y del mal solo nos aleja, nos hace distantes. ¿Cómo puedes inspirar a levantarse de las caídas a alguien más si no somos capaces de decir: también he fallado, pero me he aprendido a levantar.

En este punto es clave que si un error mío induce a alguien más a error, debo solucionarlo, y esperar que asuma tapando el mío. Esto hace parte de la ética del comprador.

7. Tomarás decisiones basadas en criterios y no en gustos

Parte de la gran responsabilidad, de asegurar los mejores productos y servicios con los mejores proveedores, es establecer criterios objetivos para la gestión de Compras. Aquí es importante considerar que para la selección de proveedores tengamos criterios:

• medibles: que se puedan ponderar
• anticipados: seleccionados antes de recibir ofertas
• pertinentes: que tengan relación al alcance
• alineados: que estén en línea con los valores de la empresa

Esto evita que nos sesguemos por amistad, antiguedad o influencia para favorecer o perjudicar un proveedor

8. Buscarás simplificar los procesos de Compra y no complicarlos

Uno de los mandamientos más polémicos es este porque a veces la línea ente el control y la burocracia se pierde. Nuestra labor como compradores es garantizar que el proceso de Compras esté blindado ante los riesgos de falta de control, en el que haya puertas por donde se escape el gasto, la transparencia y se pierda su finalidad.

Por otro lado, la simplicidad en los procesos es vital para que el proceso de Compras cumpla su función. Muchas veces la gente evita el proceso por lo complejo y lleno de controles. La simplicidad del proceso debe permitir medir los riesgos y asegurar la línea más corta para lograr el objetivo, involucrando a los responsables de forma simultanea.

La fama de Compras como proceso complejo requiere una comunicación abierta, clara y constante con loas áreas usuarias, y siempre con la capacidad de adaptarse y mejorarse. Nada de esos procedimientos hechos en piedra donde sobresale: "siempre lo hemos hecho así".

9. Serás sosteniblemente responsable

Ser sostenible dejó de ser un diferencial, ya no es un tema del futuro, se volvió una obligación pénsar sosteniblemente. Pero ojo, no es solo sentirse un capitán Planeta en temas ambientales, la sostenibilidad en Compras tiene mucho más, y es ahí donde pensamos en contratar mano de obra en condiciones óptimas, buscar la sostenibilidad financiera de la empresa.

Pensar sosteniblemente a veces es como comer saludable, todo el mundo quisiera pero se queja de que es costoso. Sin embargo, la pregunta es a cambio de qué vamos a sacrificar el bienestar propio, así como el futuro de una empresa.

La sostenibilidad ha abierto muchos frentes para Compras, y desde lo que negociamos podemos impactar de varias maneras en eficiencias, productos sostenibles, oportunidades de crecimiento, reciclaje, autogegeneración, conciencia ambiental, entre otros.

10. Cuidarás tus indicadores de Compra

Este último mandamiento es clave porque son como los exámenes médicos que nos hacemos para chequear la salud, para ssaber cómo va siendo nuestro desempeño en Compras. Debemos asegurar tener los indicadores adecuados, con metas adecuadas y frecuencias de medición adecuadas, porque si una de las tres fallas, no servirán.

• Los indicadores adecuados implica que estén alineados a los OKR de la empresa y midan lo relevante de nuestra gestión
• Con metas adecuadas va por ser realistas, no colocar tiempos de ciclo o ahorros demasiado idealistas y lejos del contexto.
• Con frecuencias adecuadas implica no exagerar en la frecuencia, o dejarlas demasiado distantes que nos haga perder de vista la gestión.

Estos diez mandamientos son el código de todo comprador, lo que asegure que tenga una gestión impecable y pueda generar el valor que desea.

Soy Anwar Javier Tapias Lakatt

Escribo sobre Compras y ayudo a compradores y empresas.

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