Organización: El Camino Correcto Hacia la Eficiencia

Según los autores Enrique Franklin y Mario Krieger, las organizaciones son entidades sociales que operan de manera deliberada para alcanzar metas específicas a través de una estructura determinada, es decir, que las organizaciones surgen de la unión de personas que persiguen una meta en común, la cual tratan de conseguir haciendo una distribución y un uso efectivos de sus recursos (humanos, materiales, financieros y tecnológicos). A esta distribución de recursos, se suman el establecimiento de canales de comunicación y la definición de tareas; acciones que juntas conforman el proceso de organización del trabajo.

La autora Lourdes Münch, especialista en Administración, sostiene que la etapa de organización "consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, sistemas, métodos y procedimientos tendientes a la simplificación y optimización del trabajo". El objetivo primordial que se busca al organizar el trabajo es precisamente volverlo más sencillo y permitir que los recursos destinados a realizar cierta función se especialicen en ella, lo cual contribuirá a la realización óptima no sólo de ésta sino del trabajo global de la compañía.

La organización trae consigo varios beneficios de gran importancia para el desempeño de las actividades de una empresa. Algunos de estos beneficios son, según Münch:

• Reducción de costos. Al definirse qué actividades se realizarán, quiénes las llevarán a cabo y qué recursos se requerirán para su ejecución, se evita invertir erróneamente en cosas inadecuadas, además de que se reducen desperdicios gracias a la instauración de tiempos y formas.
• Incremento de la productividad. La definición de las tareas permite que los recursos, como se dijo antes, se especialicen en una función, lo cual permite que el trabajo se haga con un mínimo esfuerzo y se haga más con ellos.
• Reducción o eliminación de la duplicidad. Se evita que dos funciones o más realicen las mismas tareas, aprovechando así el potencial de cada una.
• Establecimiento de una estructura organizacional competitiva. Se diseña una estructura que sabrá hacer frente a las necesidades del entorno, tanto interno como externo y orientará la coordinación, integración y comunicación de los recursos.
• Simplificación del trabajo. Se hace una distribución de actividades que propicia un alto rendimiento, al no concentrar sobre un sólo puesto una gran cantidad de tareas.
• Buen clima laboral. Gracias a que la organización otorga los beneficios anteriores, la compañía gozarádsatisfechos con su labor, aunque claro, la organización sólo aporta una parte.

Para hacer un buen proceso de organización deben tenerse en cuenta tres puntos importantes mencionados por el autor estadounidense Richard L. Daft:

1. Actividades de trabajo requeridas. Los organizadores deben saber, con base en datos objetivos, qué actividades se requieren ejecutar y deben seleccionarlas de acuerdo al valor estratégico que aportan a la empresa.
2. Relaciones de subordinación. Este punto implica definir una cadena de mando clara con base en la necesidad de conectar a los distintos departamentos. De hecho, la cadena de mando es uno de los Catorce Principios Administrativos propuestos por el Ing. Henri Fayol.
3. Agrupamiento departamental. Esto implica reunir las actividades que son similares y que pueden cumplir un objetivo determinado al sumar sus aportaciones. Los estructuración de departamentos es muy importante porque los empleados compartirán un mismo supervisor y los mismos recursos, lo cual contribuirá a que sientan una responsabilidad conjunta y a identificarse entre sí.

Estos puntos son tratados a lo largo de las etapas que conforman el proceso organizativo, las cuales son:

1-Dividir el trabajo.

En esta etapa, se subdividen las actividades en tareas separadas. El autor Richard L. Daft considera a este proceso como una de las dimensiones estructurales de la empresa. Es a partir de esta definición de tareas de donde nacerá la estructura organizacional que regirá el comportamiento de la organización, es decir, la conducta de las personas que la constituyen.

Para dividir el trabajo es necesario:

1. Describir los procesos.
2. Definir las funciones importantes dentro de esos procesos; y
3. Agrupar las funciones de acuerdo a su similitud.

Al dividir el trabajo entra en juego la jerarquización, que implica agrupar funciones en relación a su importancia y por la autoridad que tendrán sobre otras funciones, con lo cual terminan estableciéndose la unidad y la cadena de mando. Aquí se aconseja no crear demasiados niveles jerárquicos que impidan la buena relación entre directivos y subalternos y, además, definir el grado de autoridad y responsabilidad que se ejercerá en cada uno. Esto nos lleva a otra acción indispensable en la división del trabajo, elaborar las descripciones de puestos, en las que se deben detallar las obligaciones, condiciones y relaciones que tendrán los mismos.

2-Coordinación.

Una vez diseñada la estructura organizacional es necesario mantener conectadas cada una de sus partes, lo que consiste, precisamente, en sincronizar y armonizar las tareas. El diseño organizacional debe de facilitar la comunicación, integración y coordinación de las diferentes actividades que se llevan a cabo en la organización. Es necesario, entonces, diseñar vínculos verticales (a través de los que se ejecutará la comunicación descendente y ascendentes) y horizontales (por los que fluirá la información entre departamentos y actividades del mismo nivel jerárquico). La creación de las relaciones formales de la empresa es el resultado de diagnosticar qué departamentos deben interactuar más de cerca o cómo llegará la información de uno a otro.

La organización es la segunda etapa en el proceso administrativo después de la planeación. Al igual que esta última, es esencial que la organización se realice efectivamente para que se puedan distribuir correctamente los recursos que se emplearan para cumplir los objetivos definidos en la planificación. Una estructura coherente con los objetivos, filosofías y estrategias de la compañía y con el entorno que rodea a ésta garantiza su éxito. Por tanto, cabe esperar que no se pueda dictaminar si una estructura será mejor que otra. Lo vital es que la organización posibilite la ejecución de la tercera etapa administrativa; la dirección.