¿Para qué queremos una oficina?

Por Farid Krayem Ph.D. 
23 Marzo 2021

Las empresas llevan varios años tratando de incorporar el trabajo remoto, en el pasado con poco éxito, hoy es una realidad. Con la llegada del COVID-19 vemos turbo cargada la tendencia de el home office y las posibilidades son más claras que nunca. 

Enfrentamos la pregunta ¿cómo una oficina sirve las necesidades de los colaboradores? Nos aproximamos a una respuesta desde el punto de vista financiero que puede quedar bastante claro al revisar los libros contables. Es importante no perder de vista que esta respuesta también tiene implicaciones profundamente personales que afecta la manera en que las personas trabajan juntas y cómo se identificarán así mismas en los años por venir. 

En esta nueva realidad del home office se deben revisar las nuevas variables como: 

• Satisfacción laboral 
• Compromiso con la organización 
• Percepciones del propio desempeño 
• Conflictos internos con colegas 
• Estrés causado por el trabajo 
• Emociones negativas
• Condiciones de vida actuales 

A través de un buen análisis de estas variables es posible entender de manera más holística de cómo se está desempeñando la marca del empleador actualmente. Las investigaciones han demostrado que la satisfacción laboral decrece significativamente durante las primeras dos semanas de trabajar virtualmente. Hasta después del segundo mes es que comienza una recuperación en la satisfacción de los colaboradores. 

Una publicación del Harvard Business Review refiere la opinión de un colaborador: "me parece raro lo normal que se ha vuelto todo; los emails, las reuniones virtuales, lo peor es que todo el mundo parece enojado". Más allá de las emociones provocadas por el confinamiento se ha descubierto que existen personalidades que se han adaptado mejor y son aquellas que tienen un alto grado de "agradabilidad". 

El profesor de la escuela de negocios de Harvard Ethan Bernstein define la agradabilidad como aquella característica que se encuentra en los individuos que se esfuerzan por mantener emociones positivas. Además de ello desarrollan empatía y pueden tener idea de las emociones de los demás, así como se interesan por los retos que viven las personas de su organización. 

Los miembros de los equipos que se han esforzado por conseguir el éxito han buscado la manera de formar nuevas normas, crear un lenguaje común y dar forma a una nueva cultura. 

Las investigaciones demuestran igualmente que después de el "lockdown" los colaboradores incrementaron su comunicación con compañeros más cercanos en un 40% a un costo de perder el 10% de dicha comunicación con aquellos con los que casi no conversaban. 

El declive espontáneo de la comunicación y la confianza puede llegar a tener un impacto negativo en la innovación y la colaboración. Así mismo, un daño fuerte se presenta en el "on boarding" de los nuevos colaboradores. Un nuevo miembro de la organización debe ser expuesto a: 

1. Como se hacen las cosas a su rededor 
2. Evaluar la forma en que se aplica la cultura y los valores para moldear su comportamiento a la estructura organizacional 

De estos dos puntos entonces podemos concluir que no será nada sencillo lograr una transición de lo físico a lo virtual con la incorporación a la organización de los nuevos elementos. 

¿Oficina o casa: qué es mejor? 

La investigación demuestra consistentemente que el 70% de los colaboradores prefieren trabajar desde casa en lugar de ir a oficinas re-configuradas y usar mascarillas. 

Esto abre lugar a una nueva posición dentro de la organización a la que se le ha nombrado "líder del trabajo remoto". Encargado de ayudar a los colaboradores con la productividad virtual. También habrá que replantear el propósito de los espacios físicos y la oferta única que proponen: fortalecer lazos en los equipos y crear conversaciones florecientes.

Un reto mayor que se presenta para las organizaciones es la necesidad de invertir en claridad, los líderes deben ahora centrarse en la claridad y la repetición. No detenerse hasta que todos hagan lo que el líder hace y sepan exactamente cómo se ve el éxito dentro de la empresa.  

¿Qué implicaciones tiene el perder la oficina? 

En muchos sentidos, debemos repensar la forma en cómo se realiza el trabajo. Es un momento propicio para que cuidadosamente podamos deliberar y dar una nueva forma a la cultura organizacional. 

Algunos consejos de lo que ya ha funcionado: 

• Incrementar las reuniones de grupos pequeños para combatir la desolación del encierro 
• Reducir la mensajería instantánea después del horario de trabajo para evitar el burn-out 
• Realizar días sin reuniones virtuales como antídoto a la sensación de siempre conectados 

¿Todavía usaremos oficinas? 

Ahora las oficinas comenzarán a ser vistas como espacios de aprendizaje y lugares en donde resolver problemas complejos. En pocos años, si no es que meses, veremos un cambio en los espacios de trabajo. Nuevos diseños y nuevas herramientas digitales que cambiaran la forma de trabajar para siempre. 

Con la introducción de las nuevas tecnologías como la 5G, las empresas podrán aprovechar el potencial de los móviles como una gran herramienta de trabajo. Así mismo el cloud computing brinda una movilidad sin comparación en donde empresas como Spotify han decidido promover iniciativas como "work anywhere". 

¿Tú qué piensas del futuro de las oficinas?, espero que te haya gustado este artículo. Nos vemos en el siguiente.