El reto del home office

Los tiempos extraordinarios ameritan acciones extraordinarias y sin duda alguna esta pandemia es una situación extraordinaria que nos tomó a todos por sorpresa. Si bien todos estamos en la misma tormenta no todos estamos en el mismo barco… hay quienes tienen la suerte de estar en un yate, otros están en un buque de guerra y hay quienes están flotando para sobrevivir.

En el ámbito de nuestras organizaciones esto tiene una especial connotación pues dada la obligatoriedad del distanciamiento físico el trabajo a distancia ya es una realidad, lo que está implicando nuevos retos para los líderes y gerentes pues es una situación que no todos teníamos y no sabemos como abordar esta complejidad. Hoy te traemos una serie de premisas a considerar, para mejorar su implementación.

1.      Valida dentro del proceso medular, cuales son las posiciones que pueden ser efectivas, productivas y rentables laborando a distancia. No todos los cargos con o sin niveles de responsabilidad, podrán ejecutarse de esta manera.

• Prioriza los procesos que deben estar operativos para mantener el negocio principal
• Lista todos los cargos asociados a esos procesos
• Genera un plan de trabajo

2.      Evalúa en conjunto con el personal seleccionado, si posee los recursos tecnológicos mínimos necesarios para realizar la labor. En Venezuela, lastimosamente no todos poseemos buena conectividad a internet, servicio estable de electricidad.

• Verifica que los colaboradores tengan una computadora portátil o un dispositivo móvil y los accesorios necesarios (micrófonos y altavoces) para acceder remotamente o realizar videollamadas.
• Nuestras redes domésticas pueden no ser suficientes para garantizar conectividad, evalúa si tienen una opción de respaldo o BAM.
• Considera la posibilidad de prestar soporte técnico para facilitar la nueva dinámica de trabajo.

3.      Define los objetivos y metas claros. Genera acuerdos en las condiciones para alcanzar los objetivos, especifica las consecuencias positivas y negativas del logro de la meta. 

• Detalla los requerimientos y condiciones que deben cumplirse para alcanzar el objetivo.
• Identifica los problemas que limitan la consecución de los objetivos para poder buscar soluciones.
• Activa el liderazgo disciplinario en el caso de incumplimientos recurrentes.

4.      Establece Rutinas y Horario de Trabajo. Recuerda solo eres dueño de tu tiempo, no del tiempo de los demás por lo que acordar y respetar el tiempo productivo facilitará una buena organización de las diferentes funciones y responsabilidades a nivel personal y profesional.

• Establece una rutina semanal clara, proporciona el marco para planificar cada día, reducir las conjeturas y sentir que se hará algo con el tiempo.
• Permite que el colaborador diseñe su día, eso le permitirá distribuir sus energías (que son limitadas) y sus focos de atención (personal, familiar, laboral).
• Recuerda y estimula los descansos interjornada, tan importante es ser disciplinado durante las horas de trabajo, como dedicar tiempo a desconectar y descansar.

5.      Establece una comunicación abierta y honesta. Situaciones tan complejas como la actual, pueden hacernos sentir abrumados, ansiosos, deprimidos, paralizados o con incertidumbre, sentimientos todos validos que limitan nuestro accionar por lo que se hace necesario facilitar espacios para que el colaborador pueda expresarse sin sentirse juzgado.

• Define estrategias de acompañamiento para que el colaborador no se sienta sólo a pesar de la distancia (coaching, mentoring)
• Refuerza compromisos ofreciendo feedback constante de manera individual