Potenciando la comunicación en equipos híbridos

A medida que el trabajo evoluciona, nuestros modos y medios de comunicación también deben evolucionar.

La comunicación efectiva es una necesidad que el trabajo híbrido ha exacerbado dado que, cuando los empleados se dividen entre la oficina y los entornos remotos, hace falta una estrategia sólida para poder colaborar.

La colaboración híbrida permite transiciones constantes entre lo presencial y remoto, así como también entre las modalidades sincrónica y asincrónica.

Cada equipo utilizará la combinación que más le convenga para mantenerse en contacto durante las horas de trabajo sin importar dónde se encuentren.

→ Comunicación sincrónica: es la que ocurre en tiempo real (ya sea de forma presencial o virtual) y está destinada a proporcionar respuestas inmediatas. Incluye las llamadas telefónicas, la videoconferencia, las conversaciones cara a cara, la mensajería instantánea en tiempo real, etc.

Cuando todos los empleados trabajan en el mismo lugar, la mayor parte de las interacciones que se producen son sincrónicas y presenciales; estos encuentros crean familiaridad y construyen vínculos sociales muy valiosos para el equipo. Sin embargo, en los equipos híbridos es más difícil mantener esta dinámica y, por lo general, la comunicación sincrónica viene con una capa adicional de planificación y programación, especialmente cuando los colegas están distribuidos en distintas zonas horarias y los encuentros son virtuales. No obstante, puede ayudar a los equipos híbridos a generar confianza, a crear un sentido de pertenencia y a hacer que los empleados se sientan más conectados.

Este tipo de comunicación requiere que todos los participantes estén presentes al mismo tiempo (ya sea de manera presencial o virtual) y será la primera elección cuando sea necesario tomar decisiones rápidas o atender una situación de emergencia que no admite dilación; su mayor fortaleza es la inmediatez. Sin embargo, la comunicación sincrónica frecuente puede interrumpir el trabajo de concentración con reuniones innecesarias. Un ejemplo de ello fue el fenómeno de fatiga por Zoom que causaron las constantes llamadas virtuales que vivimos durante los primeros meses de la pandemia.

→ Comunicación asincrónica: es aquella en que la interacción no ocurre en tiempo real, sino que hay una demora entre el momento en que una persona entrega la información y la otra hace una devolución. Incluye el correo electrónico, la mensajería diferida, los documentos compartidos, las plataformas de colaboración, etc.

Es una alternativa que permite una mayor flexibilidad, produce menos interrupciones en el trabajo, alivia la presión de tener que responder de inmediato y permite que las partes involucradas puedan tomarse un tiempo para procesar la información de manera más reflexiva, independientemente de si están ubicados en el mismo lugar o de forma remota.

Un aspecto que la diferencia de la comunicación sincrónica es la escalabilidad ya que prácticamente no hay límite en la cantidad de personas que pueden participar. Por ejemplo, la mayor parte de los espacios de reuniones (ya sean virtuales o presenciales) tienen algún tipo de límite en el número de asistentes.

Por el contrario, la comunicación asincrónica puede retrasar la toma de decisiones o crear una brecha en la comunicación de los equipos híbridos. La falta de interacciones en tiempo real también puede aumentar los sentimientos de aislamiento.

Creando Comunidades.

Banca de Inversión de Grupo Improsa en Costa Rica

El proyecto para la nueva sede de la Banca de Inversión de Grupo Improsa en Costa Rica se gestó a raíz de la necesidad de modernizar los espacios de trabajo y reunir en un solo lugar a varios departamentos que se encontraban dispersos en diferentes pisos de una oficina de estilo tradicional y compartimentada.

Para concretar este ambicioso proyecto, el Grupo Improsa confió en Contract Workplaces que, con un grupo de profesionales interdisciplinarios lo acompañó en todo el proceso con un objetivo claro: no solo se buscaba reorganizar físicamente los espacios, sino también transformar el entorno de trabajo fomentando un auténtico sentido de comunidad empresarial, proyectando una imagen más moderna y haciendo un uso más eficiente de la superficie disponible.

El nuevo espacio de trabajo debía ser el catalizador de una nueva forma de trabajar, facilitando y promoviendo la movilidad dentro de la oficina para generar mayor interacción, colaboración y sinergia entre los equipos.