¿A qué le estamos prestando atención en nuestra organización?
Ser HUMANO: el homo sapiens sapiens
Para tomar consciencia de lo complejo que es para nosotros, los seres humanos, el proceso de prestar atención, repasemos unos breves conceptos que nos aporta la neurociencia. Podemos considerar a nuestro cerebro, el órgano más complejo del ser humano y el más evolucionado de los mamíferos, como a un sistema en donde intervienen varios subsistemas. A grandes rasgos, podemos separarlo evolutivamente en tres divisiones (aunque no estén realmente divididas entre sí, sino que trabajan muy en conjunto):
Cada uno de ellos, presta atención a cuestiones muy diferentes. El primero, monitorea signos vitales y funciona de manera inconsciente. Cuando algo se desbalancea, nos da señales para actuar. Por ejemplo, si baja el nivel de azúcar en sangres, nos da hambre. El segundo, monitorea nuestra relación con el entorno y con las personas a nuestro alrededor. Cuando identifica que hay una señal que podría indicar peligro, como un golpe fuerte nos “da miedo” y reaccionamos con tensión y atención al sonido. El tercero, es el único que funciona de manera consciente, a quién podemos controlar. Nos permite elegir a qué le quiero prestar atención (los otros dos sistemas, nos llaman directamente a la acción sin preguntar demasiado... ). Por ejemplo, si estoy prestando atención a la pantalla de mi PC y aparece una notificación, puedo dejar de tipear y elegir abrir el WhatsApp. El córtex, este sistema cerebral que nos da la característica de “seres que pueden pensar”, es el más moderno y que aún está en desarrollo, motivo por el cual consume grandes cantidades de energía. ¡Por eso nos cuesta tanto prestar atención específica a algo!
Según los datos de los expertos, podemos prestar atención consciente EN SERIO solamente unas 4hs al día, siempre y cuando hayamos dormido unas 7-8hs, estemos en buen estado físico y bien alimentados. El resto del día, básicamente tenemos una capacidad de atención difusa y por momentos, meramente reaccionamos a lo que pasa (el cerebro límbico toma el control).
Teniendo entonces en cuenta que SOMOS HUMANOS (seres vivos con capacidades de atención limitadas) es sumamente importante que desarrollemos herramientas y métodos de trabajo que nos permitan maximizar el rendimiento de estas 4hs.
Nuestra vida en una organización
Tal como mencioné en el artículo “¿Qué es la ASAKAI meeting?” existen tres
niveles de gestión que aplican tanto a nivel personal como a nivel organizacional: el nivel operativo, el nivel táctico y el nivel estratégico. Las tareas que ejecutamos a diario se mueven en estos tres niveles, algo de lo cual muchas veces no somos totalmente conscientes. Veámoslo claramente en un ejemplo:
Dada nuestra naturaleza humana, debemos ingerir alimentos a diario. Tomemos el ejemplo de una cena. Para cenar, deberemos pensar en qué vamos a comer, buscar los ingredientes y prepararnos la cena, para finalmente “comer”. Pensar en qué vamos a comer, es una tarea que se ejecuta en el nivel estratégico. Analizamos gustos, posibilidades, etc para seleccionar como nos vamos a alimentar. Buscar los ingredientes, se ejecuta a nivel táctico, requiere de analizar a dónde ir a comprarlos, cómo ir, aprender la receta de lo que vamos a cocinar, etc. Por último, cocinar y comer se ejecutan a nivel operativo, requiere que coordinemos nuestros movimientos para llevarnos la comida a la boca, masticar y tragar. Si bien son tres tareas diferentes entre sí, no podremos “cenar” si no ejecutamos las tres y en un orden determinado.
Es interesante prestar atención a cuánto tiempo le dedicamos a cada uno de estos niveles de gestión en función de nuestro perfil personal. Algunas personas dedicamos mucho tiempo a pensar y elegir opciones que estén de acuerdo con nuestros valores de alimentación saludable, considerando que “alimentarnos” es un aspecto estratégico en nuestra vida, mientras que otras simplemente resuelven comiendo una comida rápida mientras manejan por la autopista, pensando en “ingerir comida” como una tarea operativa más.
Esto no significa que haya algo que este bien o mal en encararlo de una u otra manera, sino que la idea es poner este ejemplo de forma clara para tomar consciencia sobre qué nivel de gestión le asignamos a las tareas que hacemos a diario.
Pasando a nuestra vida en las organizaciones, cada uno de nosotros ocupa un rol en la organización, generalmente visualizado con nuestra posición en un organigrama. Esta herramienta nos permite identificar rápidamente como se distribuirán nuestras tareas en los diferentes niveles. En la base del organigrama, las personas tendrán tareas más operativas. En el medio, tendrán tareas tácticas, con algunas operativas y otras estratégicas. Y en la cúpula de la organización, las tareas serán estratégicas en su mayoría.
La atención limitada del ser humano, nuestro rol en la organización y cómo aumentar la productividad
Conjugando lo mencionado más arriba, ahora sabemos que nuestro cerebro tiene una capacidad limitada para prestar atención y que, según en dónde estemos en la organización tendremos que prestar atención a tareas que se manejan en diferentes niveles de gestión. Para terminar de comprender por que nos es tan complejo prestar atención volvamos a la neurociencia. En su artículo “Change-blindness as a result of ‘mudsplashes’” los investigadores J. Kevin O'Regan, Ronald A. Rensink y James J. Clark diseñaros y ejecutaron múltiples estudios cuyas conclusiones explican cómo nuestra atención es muy fácilmente atraída por pequeños estímulos. Básicamente, lograron poner de manifiesto cuan capaces somos los seres humanos de detectar cambios en nuestro entorno cuando hay algo pequeño que aparece en escena y se “roba” nuestra atención (cómo una mancha en el parabrisas del auto). Para quienes quieran poner a prueba su capacidad de observación, les dejo un link con un video desarrollado para tal fin:
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Y en este otro link, podrán encontrar muchos ejemplos más!
¿Cuál es el efecto de esta situación en nuestra dinámica diaria?
Reiteradamente nos puede ocurrir que tengamos múltiples distracciones provenientes de diversas fuentes y niveles, como una piedrita en el parabrisas del auto, que nos sacan de “foco”. Si nuestras 4hs diarias de atención son desviadas sistemáticamente por temas que no corresponden a nuestro rol, nuestro desempeño y consecuentemente el de la organización, estará por debajo de su mayor potencial. Las distracciones pueden venir de tareas o interrupciones de distinto nivel organizacional (externo), así como también de los niveles inconscientes (internos). Veámoslo con unos ejemplos:
Es importante resaltar aquí que nuestro cerebro no es multitarea. Solo puede hacer una cosa a la vez. Y cada vez que dejo de hacer una tarea para hacer otra, el cambio de tarea consume una cuota de energía. Esto implica que cuantas más veces cambie de tarea, mayor cantidad de mi limitada energía estaré usando solamente para cambiar de tema, desperdiciándola en lugar de sacar de ella el mayor rendimiento.
Para poder aprovechar al máximo nuestras horas de atención, les dejo algunas recomendaciones prácticas:
Para cerrar los conceptos con lo último visto, volvamos al ejemplo del principio, el de la cena. Imaginemos entonces que somos quien se encarga de hacer la cena para toda la familia, podríamos separar en:
Si en el momento de analizar y definir (estratégico), estoy resolviendo como ir a buscar a los chicos al colegio (táctico), la interrupción me “robará” ese tiempo y la planificación estratégica quedará de lado (llegaré al supermercado y allí veré que cocino… quizás termino comprando una pizza congelada en lugar de unas verduras que podía cocinar al vapor). De la misma manera, si cuando estoy cocinando me entra una llamada por teléfono Y ELIJO ATENDERLA (hagámonos cargo de qué elegimos hacer y que elegimos dejar de hacer) puede que se me queme la comida.
En resumen, conocer nuestras limitaciones como ser humano y las diversas fuentes de distracciones que pueden abordarnos (internas y externas), será fundamental para poder gestionar mejor nuestras tareas y consecuentemente su nivel de efectividad.
¿Alguno de estos ejemplos te dejó pensando? ¿Tenés distracciones que te sacan de foco a diario y no estás pudiendo resolverlo?
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¡Que tengan una excelente semana!
1 – Estanislao Bachrach , Ágil Mente, Buenos Aires, Argentina, Editorial Sudamericana
Consultora y Divulgadora en Inteligencia Emocional🫀🧠 / Impulso Equipos a ser Emocionalmente Inteligentes / Programas y Charlas orientados a la Comunicación Inteligente entre las personas 🎯/ Humanista y Docente 📚
11 mesesFantástico artículo Pablo Cincunegui!!! Mi más sincera enhorabuena. Muy bien estructurado y expuesto, con una serie de propuestas y recomendaciones que no nos deberían de pasar desapercibidas. Gracias por compartir y aportar toda esta valiosa exposición!!!