Apprenez à guider votre mentoré à travers ses multiples échéances grâce à ces conseils sur la planification, la planification, le suivi, l’ajustement, la gestion du stress, l’apprentissage et la collaboration.

As you assess the situation dig deeper to understand which of these deadlines are hard constraints (e.g. there may be an external contractual commitment) vs. which ones are softer and can potentially be re-negotiated. Often times what we consider a hard constraint is not as much so.

Comment pouvez-vous aider votre mentoré à concilier plusieurs échéances ?

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En tant que mentor, vous voulez aider votre mentoré à atteindre ses objectifs et à s’épanouir professionnellement. Mais parfois, votre mentoré peut être confronté à de multiples échéances qui peuvent le submerger et affecter son rendement. Comment pouvez-vous les aider à équilibrer leur charge de travail et à hiérarchiser leurs tâches sans compromettre leur qualité ou leur bien-être ? Voici quelques conseils pour vous guider.

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1 Évaluer la situation

La première étape consiste à comprendre la portée et l’urgence des échéances de votre mentoré. Demandez-leur d’énumérer tous leurs projets, tâches et livrables, ainsi que leurs dates d’échéance, leurs attentes et leurs parties prenantes. Ensuite, aidez-les à les classer en catégories en fonction de leur importance et de leur urgence, à l’aide d’une matrice comme la méthode Eisenhower ou d’un outil comme Trello. Cela les aidera à identifier les tâches critiques, celles qui peuvent être déléguées, reportées ou éliminées, et celles qui nécessitent plus de temps et d’attention.

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Omar Halabieh

Tech Director @ Amazon Payment Services | I help professionals lead with impact and fast-track their careers through the power of mentorship | #1 LinkedIn Arab World Creator in Management & Leadership
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As you assess the situation dig deeper to understand which of these deadlines are hard constraints (e.g. there may be an external contractual commitment) vs. which ones are softer and can potentially be re-negotiated. Often times what we consider a hard constraint is not as much so.

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2 Planifier et planifier

L’étape suivante consiste à aider votre mentoré à créer un plan et un calendrier réalistes et flexibles pour ses échéances. Utilisez un calendrier, un agenda ou un logiciel comme Asana pour cartographier les jalons, les échéances et les étapes d’action. Décomposez les tâches volumineuses ou complexes en morceaux plus petits et gérables, et attribuez une estimation du temps et un niveau de priorité à chacune d’entre elles. Encouragez votre mentoré à se fixer des objectifs SMART, c’est-à-dire spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps. Rappelez-leur également de laisser un peu de temps tampon pour les retards, les commentaires ou les révisions inattendus.

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Dr. Prasanth Nair

Ph.D. in Management ♦ Agile & Strategic HR Leader ♦ Global Talent Acquisition ♦ Performance & Retention Management ♦ HR Transformation ♦ Training & Development
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Your mentee should be encouraged to make a list of all the projects, tasks and deadlines, along with the due dates, priorities and stakeholders for each in the list. In order to help your mentee organise their tasks, make reminders, and visualise their workload, you should begin by introducing them to calendars, planners or software for project management. Assist your mentee in determining the order of priority, urgency and dependency for the tasks they need to complete. Encourage your mentee to set aside precise blocks of time for each assignment, so that they may work in a concentrated manner and avoid multitasking during the process.

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3 Surveillez et ajustez

La troisième étape consiste à surveiller les progrès de votre mentoré et à ajuster son plan et son horaire au besoin. Prenez des nouvelles d’eux régulièrement, mais pas trop fréquemment, pour savoir comment ils vont, quels sont les défis auxquels ils sont confrontés et de quel soutien ils ont besoin. Fournissez des commentaires constructifs, des encouragements et de la reconnaissance en cours de route. Aidez-les à résoudre les problèmes, à résoudre les conflits ou à négocier des prolongations si nécessaire. Aidez-les également à revoir périodiquement leurs priorités et leurs objectifs, et apportez des changements si leur situation ou leurs attentes changent.

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Hironobu Akiyoshi

Managing Director | Business Consultant | Keynote Speaker | Ex-Accenture | CPA(US) | MBA
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In reality, there is no project being finished with no trouble. Therefore, this monitoring and reporting process is as important as planning. The challenge is that some members may attempt to handle troubles themselves without reporting. It’s ok if they are minor ones. But what if the troubles make a major impact on the project delivery? But if a mentor micromanages a mentee too much, it may send a negative message like “my mentor doesn’t trust me”. Therefore, in my experience, a mentor is encouraged to ask for an update especially when the trouble may have a major impact on 1) Quality of the deliverables, 2) Cost (inclusive of man-hour) and 3) Delivery (deadline). It gives members some space to manage and priority to update.

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Dr. Prasanth Nair

Ph.D. in Management ♦ Agile & Strategic HR Leader ♦ Global Talent Acquisition ♦ Performance & Retention Management ♦ HR Transformation ♦ Training & Development
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Set up regular meetings to discuss the work that has been made, look for obstacles and make any necessary adjustments to the plans. In order to make enormous projects more achievable, you should encourage your mentee to break them down into smaller amounts. When it is possible to do so, suggest that duties be delegated to colleagues or that they be outsourced. Maintain a flexible mindset and adjust your priorities in response to the shifting conditions.

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4 Gérer le stress et l’énergie

La quatrième étape consiste à aider votre mentoré à gérer son niveau de stress et d’énergie pendant ses multiples échéances. Enseignez-leur des stratégies pour faire face à la pression, comme des exercices de respiration, de méditation ou d’affirmations positives. Encouragez-les à faire des pauses, à se reposer et à se ressourcer régulièrement, et à éviter l’épuisement professionnel, la fatigue ou la procrastination. Suggérez-leur des activités qui peuvent stimuler leur humeur, leur motivation et leur créativité, comme écouter de la musique, lire ou faire de l’exercice. Aidez-les également à maintenir un équilibre sain entre leur travail et leur vie personnelle, et à fixer des limites et des limites si nécessaire.

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Dr. Prasanth Nair

Ph.D. in Management ♦ Agile & Strategic HR Leader ♦ Global Talent Acquisition ♦ Performance & Retention Management ♦ HR Transformation ♦ Training & Development
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Assist your mentee in determining the personal stressors that are associated with the workload and the deadlines. Providing instruction on how to manage stress through the use of relaxation techniques, physical activity, good diet and proper sleep hygiene is essential. In order to prevent burnout and to keep energy levels up, you should remind your mentee to arrange breaks at various points during the day. If you want your mentee to avoid feeling overwhelmed, you should assist them in setting goals that are both realistic and attainable.

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5 Apprendre et se perfectionner

La cinquième étape consiste à aider votre mentoré à apprendre et à s’améliorer grâce à son expérience avec plusieurs échéances. Une fois chaque échéance respectée, demandez-leur de réfléchir à ce qui s’est bien passé, à ce qui n’a pas fonctionné et à ce qu’ils peuvent améliorer la prochaine fois. Aidez-les à identifier leurs forces, leurs faiblesses, leurs opportunités et leurs menaces, et à élaborer un plan d’action pour les améliorer. Célébrez leurs réalisations et leurs réussites, et reconnaissez leurs efforts et leurs défis. Demandez-leur également des commentaires sur votre style et votre approche de mentorat, et sur la façon dont vous pouvez mieux les soutenir à l’avenir.

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Dr. Prasanth Nair

Ph.D. in Management ♦ Agile & Strategic HR Leader ♦ Global Talent Acquisition ♦ Performance & Retention Management ♦ HR Transformation ♦ Training & Development
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Discuss what worked effectively in the past when it came to managing deadlines and be sure to pinpoint areas that could use better. In order to prevent making the same mistakes again, you should encourage your mentee to think back on previous events and learn from them. In order to improve performance and get new ideas, it is recommended that you solicit feedback from your coworkers or bosses. In order to assist your mentee in developing their skills, you should share resources with them such as articles on time management, workshops or applications.

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6 Partagez et collaborez

La sixième étape consiste à aider votre mentoré à partager et à collaborer avec d’autres personnes qui sont impliquées ou affectées par ses échéances. Encouragez-les à communiquer clairement, efficacement et respectueusement avec leurs gestionnaires, leurs collègues, leurs clients ou d’autres parties prenantes. Aidez-les à présenter leur travail, leurs résultats ou leurs résultats de manière professionnelle et confiante, et à solliciter et à répondre aux commentaires de manière constructive. Aidez-les également à tirer parti de leur réseau, de leurs ressources et de leurs compétences pour demander ou offrir de l’aide, des conseils ou des conseils en cas de besoin.

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Dr. Prasanth Nair

Ph.D. in Management ♦ Agile & Strategic HR Leader ♦ Global Talent Acquisition ♦ Performance & Retention Management ♦ HR Transformation ♦ Training & Development
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Your mentee should be encouraged to seek support and direction from you, their supervisors or colleagues for assistance and direction. The best way to use different points of view is to have a collaborative conversation about potential solutions and difficulties. Encourage the person you are mentoring to share useful materials and tools with other people in order to encourage collaboration and the exchange of information. Boosting your mentee's drive and confidence can be accomplished by recognising and celebrating their accomplishments.

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7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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1 Évaluer la situation

2 Planifier et planifier

3 Surveillez et ajustez

4 Gérer le stress et l’énergie

5 Apprendre et se perfectionner

6 Partagez et collaborez

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