Courrier de « Mise à disposition » : un appui pour les services RH

Le service des Ressources Humaines est régulièrement confronté à des situations personnelles complexes pour lesquelles il peut être démuni. Il se rend bien compte que des collaborateurs rencontrent des difficultés : arrêts maladie perlés, absences injustifiées, avis à tiers détenteur… et il ne sait pas comment les soutenir.

Instauré par la loi du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail, le rendez-vous de liaison permet au salarié en arrêt depuis plus de 30 jours et à l’entreprise d’échanger sur le retour à l’emploi. Toutefois, tous les salariés n’acceptent pas ces rendez-vous. Et qu’en est-il pour ceux en arrêt depuis moins de 30 jours ou rencontrant une problématique ne relevant de la santé ?

Les entreprises qui bénéficient d’un service social du travail s’appuient sur l’assistante sociale du travail en lui transmettant régulièrement les coordonnées des salariés afin qu’elle puisse lui envoyer un courrier de « Mise à Disposition », possible dans le cadre de la RGPD (règlement général sur la protection des données) , du contrat de travail, de la loi etc. Lorsque le salarié n’est pas connu du service social du travail, ce dernier lui envoie une lettre postale ou un mail sur son adresse personnelle dans lequel il lui indique ses missions, sa tenue au secret professionnel et la possibilité d’un RDV afin de trouver ensemble des pistes de solution. C’est ce qu’on appelle le courrier de « Mise à Disposition ».

Exemple d’une situation rencontrée au sein d’une entreprise

C’est ainsi que Mme Fleur, en absences perlées et en absences injustifiées pour la 2nde fois depuis le début de l’année, a reçu un mail de la part du service social du travail accompagné du flyer de ses missions, lui proposant un temps d’échanges. Dans un 1er  temps réticente, Mme a tout de même appelé disant « que de toute façon, elle n’avait rien à perdre puisque l’assistante sociale du travail était soumise au secret professionnel ».

Au cours du rendez-vous, Mme Fleur a pu expliquer qu’elle avait des absences injustifiées car son fils âgé de 10 ans est atteint d’une pathologie grave et que de plus en plus fréquemment, il refuse de se lever et d’aller en cours. Séparée, elle ne peut alors le laisser seule et son médecin n’est pas toujours disponible pour la recevoir et lui prescrire un arrêt (Dans ces cas là, Mme Fleur est très angoissée et n’est pas en capacité de travailler).  Ne se considérant pas comme aidant familial, elle ne veut pas que l’entreprise ait connaissance de ses difficultés personnelles, que ses collèges aient « pitié d’elle ».  Au travail elle veut être Mme Fleur et non la maman de Maxime, enfant en situation de handicap.

Le travail de l’assistante sociale du travail a alors consisté à écouter, rassurer, informer sur les dispositifs existant au sein de l’entreprise et la soutenir dans ses différentes démarches.

Sur les conseils du service social du travail, Mme Fleur a, par la suite pris RDV avec son responsable RH et lui a expliqué sa situation. Elle a pu bénéficier de la mise en place des dispositifs internes en tant qu’aidant familial alliant ainsi vie personnelle et professionnelle.

Les mises à disposition chez Focsie

En 2022, 50 entreprises clientes de Focsie ont souhaité que des courriers de « Mise à Disposition » soient envoyés par le service social du travail à des collaborateurs rencontrant des problématiques pour lesquelles le service RH était sollicité, pour un total de 250 courriers envoyés.

90% d’entre eux ont répondu de façon positive en demandant un RDV. Pour certains, ils ont consisté en de l’information et du conseil. Pour d’autres, un accompagnement à moyen et long terme a été mis en place.

Notre service social en lien avec notre déléguée à la protection des données (DPO) peut vous accompagner dans la mise en place de l’envoi de ces courriers qui permettront de soutenir vos collaborateurs en situation de fragilité et aussi diminueront la charge émotionnelle des RH, de leur travail contribuant ainsi à une meilleure QVCT (Qualité de Vie et des Conditions de Travail).