Déploiement ou interfaçage de son erp : prendre la bonne direction

Faire le choix de déployer ou d'interfacer un erp ou bien d’implémenter des fonctionnalités nouvelles au sein de son ERP, – progiciel de gestion intégré – dans un contexte de digitalisation et de dématérialisation, représente une décision majeure pour l'entreprise.

Trop souvent les dirigeants de PME et ETI ne disposent pas des ressources internes pour formaliser ce qui doit être entrepris, dans le cadre de l’amélioration de processus et des besoins de couverture fonctionnelle.

Objectifs du Cahier des charges

Le cahier des charges constitue donc un document central, véritable « jalon stratégique ». Il permet généralement en fonction du format des projets :

• d’identifier et de hiérarchiser les principaux processus de gestion, (acteurs/interactions/flux/système documentaire),
• d’obtenir une vision large des besoins clefs d’améliorations de la couverture fonctionnelle,
• d’identifier la localisation des données à migrer,
• de décrire le système documentaire, dans un contexte de digitalisation et de dématérialisation,
• d’identifier les principales règles de gestion et de calculs associés.

Il permet en outre :

• de définir les périmètres respectifs d’intervention,
• d’identifier les différents types de contraintes,
• de lister les livrables par fonction, (Achats/Stocks/Vente/Comptabilité) (Plannings/Analytique/Autre),
• de présenter les protocoles d’hébergement et de sécurité,
• de stabiliser enfin le cadre de démarrage du projet.

Le projet de déploiement ou d'interfaçage de l'ERP avec des applications tierces, doit donc s’ancrer sur la formalisation du cahier des charges pour sécuriser le projet et éviter les incompréhensions, les approximations et les malentendus.

Etude et diagnostic des besoins clefs

Selon les contextes et le format des projets, la prestation d’Étude & Diagnostic des besoins clefs, est mise en œuvre dans le cadre de deux ou trois réunions « ateliers interactifs », d’une durée de 2 heures généralement, en présentiel ou en distanciel.

Elle comporte, le recueil itératif, des objectifs et des exigences fonctionnelles*, sous la forme :

• d’entretiens dirigés,
• de questionnaires complémentaires,
• de notes de suivi d’entretiens.

Elle aboutit à la formalisation et à la présentation du cahier des charges V0.

Valeur ajoutée de la prestation Etude & Diagnostic des besoins clefs

Le cadre contradictoire mais aussi le climat de coopération, offert par la prestation et son caractère interactif favorisent la spontanéité des échanges.

Dans ce contexte, en s’appuyant notamment à la fois sur sa connaissance fonctionnelle de Odoo ERP, son expérience acquise auprès d’autres professionnels du secteur d’activités et sur celle des métiers et des objectifs de l’entreprise, Nexsens et son partenaire client, sont en mesure de faire émerger les solutions les plus pertinentes.

*Exigences fonctionnelles : à ne pas confondre avec les spécifications fonctionnelles qui font l’objet de Notes ou de Cahiers de spécifications fonctionnelles et techniques dans le cadre du déploiement et/ou de l'interfaçage.