PME/ETI et systèmes d’information : l’impossible adéquation ?

Dans le domaine des systèmes d’informations - « l’informatique » -, à mettre en place ou à faire évoluer, dans les PME et ETI, les dirigeants sont très souvent confrontés à deux difficultés :

- le manque de compétences internes,

- les bouleversements en cours liés notamment à la dématérialisation des processus de gestion et l’interconnexion des applications.

Manque de ressources et compétences internes

Dans une grande majorité de cas, les PME et ETI ne disposent pas en interne des compétences d’un responsable informatique.

Plusieurs raisons peuvent être présentées :

- la décision d’investissement appuyée sur l’étude du coût de compétences intégrées avec les services rendus est particulièrement difficile à évaluer pour le dirigeant,

- côté recrutement, la PME ne dispose pas en interne - ou bien rarement - de la capacité à évaluer une compétence, singulièrement dans des environnements en très forte évolution !

- côté salaire, les PME n’ont pas toutes les moyens de proposer un salaire en phase avec le marché,

- enfin, côté attraction, les PME n’ont pas systématiquement un projet informatique « sexy » et ne savent pas toujours le présenter.

Ainsi, au-delà de la simple masse salariale, les risques et les coûts liés au recrutement, à la rentabilisation de la ressource (pour qu’il soit rentabilisé, il faut qu’il soit occupé, ce qui sous-entend de nouveaux projets et donc de nouveaux investissements) et au maintien de la compétence, ne sont pas à négliger et viennent renchérir un coût initial déjà très élevé.

Bouleversements en cours

Parallèlement aux difficultés exposées ci-dessus, de grands bouleversements informatiques élèvent encore le niveau des enjeux.

Les projets de dématérialisation des processus de gestion, la virtualisation des infrastructures et des services, la multiplicité d'applications métiers dans le cloud, l’inter-opérabilité des applications internes et externes, la montée en puissance des réseaux sociaux, « l’installation » du télétravail dans les protocoles de fonctionnement, l'utilisation du matériel privé des employés dans l'entreprise, invitent les PME et ETI, à repenser leur stratégie informatique avec des conséquences parfois sur la stratégie globale de l'entreprise !

Les PME/ETI sont elles prêtes à affronter ces défis ? Comment peuvent elles opérer des choix pertinents ? Quelles ressources doivent être consacrer à leur système d’informations ?

Elément central de la création de valeur

La contribution du système d’information à la création de valeur est étroitement associée au contexte de l’entreprise :

- développement du CA : capacité à gérer de nouveaux canaux de commandes, réduction des temps de mise sur le marché de nouveaux produits ou solutions,

- gestion des ressources humaines : capacité à gérer la formation des équipes et à pérenniser les compétences clés,

- amélioration de la marge : meilleure rotation des stocks, optimisation des ventes,

- agilité opérationnelle : facilitation de l’accès aux informations clés, réactivité du support client, échanges informatisés avec clients et/ou fournisseurs,

- agilité stratégique : capacité à intégrer une nouvelle société en cas de rachat/fusion par exemple,

- optimisation des processus de gestion : capacité à accompagner les modifications de processus internes, capacité à évoluer pour prendre en compte les évolutions du marché,

- contrôle de gestion et prise de décision : capacité à mettre à la disposition des dirigeants les informations pertinentes au travers d’outils de reporting et d’intelligence économique, permettant de faciliter le contrôle de gestion et la prise de décision.

Dialogue parfois… difficile

Reconnaissons pourtant que le système d’informations a souvent une connotation négative dans l’esprit des dirigeants de PME et ETI.

Confrontés à des problèmes de fonctionnement, d’évolution ou bien parfois à des dépassements de budgets, les dirigeants de PME peinent à considérer le système d’information autrement qu’un mal nécessaire.

Faut-il croire que les dirigeants de PME ne considèrent pas le système d’informations comme un actif de leur entreprise, au même titre que les savoir-faire métier, les marques ou les brevets ?

Conséquences, un dialogue parfois difficile peut s’installer avec les prestataires externes chargés de l’implémentation et de la gestion du système d’information.

Externalisation ?

Le recours à l’externalisation doit donc être décidé en fonction d’une appréciation de l’alternative entre « faire » et partant - internaliser les compétences - et « faire faire » et ainsi recourir à un prestataire externe.

Le dirigeant se posera - et nous posera -, plusieurs questions :

- intégrer les aspects coûts, qualité, gestion des risques et du changement,

- savoir si l’activité externalisé fait partie ou non du coeur de métier de l’entreprise

- etc.

En fonction de son contexte, le dirigeant pourra déléguer - nous déléguer -, tout ou partie :

- du déploiement ou de l’évolution de son S.I. : ERP, Applications spécifiques, Web, etc.

- de son exploitation informatique et/ou de la maintenance de ses applicatifs métier,

- de l’hébergement de son système d’information dans un datacenter sécurisé,

- de son infogérance : évolution et maintien en condition opérationnelle des composants techniques de l’architecture (serveurs, équipements réseau, dispositifs de protection, systèmes d’exploitation et de bases de données, etc … ).

Intérêt et maturité des offres de prestations

Devant l’attrait, l’intérêt et la maturité grandissante des offres des prestataires intégrateurs, la PME peut désormais externaliser la gestion de son S.I. en s’appuyant sur des services personnalisés de déploiement, implémentation fonctionnelle et gestion d’infrastructures en tant que Service (IaaS), adaptés à ses besoins.

Dans ce cas, il sera opportun nécessaire de définir avec son prestataire de services des indicateurs de mesure clairs, mesurables, adaptés au contexte de l’entreprise, de suivre leur évolution dans le temps et idéalement d’y consacrer suffisamment de temps en interne.

L’ERP Odoo : la colonne vertébrale du système d’informations

Dans une économie de plus en plus dématérialisée et de plus en plus connectée, il est possible « d’étalonner » la performance du système d’information, en regard de sa capacité à faciliter le partage des connaissance - l’intelligence collective -, plutôt qu’à sa seule capacité à gérer des caractéristiques physiques.

De ce point de vue l’ERP – et de surcroît l’ERP Open Source Odoo – offre désormais aux PME et ETI, la possibilité de gérer l’ensemble de leurs activités et de partager l’information sans investir dans des infrastructures internes – serveurs/réseaux

L’ESB Zato : l’inter-opérabilité avec des applications hétérogènes

Mais que serait un ERP s’il ne peut être déployé au sein d’une entreprise utilisant plusieurs systèmes ? Les attentes de nos clients augmentent de façon spectaculaire : connexion des systèmes de vente en ligne, mais encore de ceux des banques ou des transporteurs, etc., avec l’ERP, alertes instantanées par messages ou notifications, accès 24 h/24 et 7 j/7 au service client, etc.

Pour organiser et rationaliser ces processus d’interconnexion la solution consiste à installer un intergiciel (ou middleware) qui agit comme une « passerelle » entre les autres applications, outils et bases de données pour offrir aux utilisateurs des services unifiés.

Dans ce domaine, nous avons fait le choix d’implémenter l’ESB Zato pour une entreprise Toulousaine qui recherchait une solution robuste et adaptée pour connecter notamment ses dix sites de ventes en ligne à son ERP Odoo.

Dans un prochain article nous présenterons les avantages de la solution ESB Zato.

Bel été à tous !

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