La Relation Fournisseur-Distributeur : Cultiver des partenariats solides pour optimiser la chaîne d'approvisionnement.
Qu’est-ce que la relation fournisseur ?
Par définition, la relation fournisseur désigne la relation existante entre l’entreprise et ses différents fournisseurs. En découle une relation de confiance qui peut prospérer au fil du temps, si les deux parties prenantes respectent leurs engagements. L’entreprise et le fournisseur sont également liés par les enjeux financiers suite à leur collaboration. Il est donc important d’entretenir une bonne relation avec les fournisseurs pour obtenir des avantages concurrentiels sur le long terme comme des conditions de paiement privilégiées.
La relation fournisseur est un levier de croissance pour l’entreprise dans le sens où elle permet la création de valeur ajoutée, un gain de temps et l’amélioration de la performance achats avec une meilleure qualité des produits. S’intéresser aux relations fournisseurs est une stratégie pour accroître le chiffre d’affaires de l’entreprise, avec un système gagnant – gagnant pour les deux parties prenantes. Elle fait partie des bonnes pratiques d’une gestion d’entreprise.
Types de structures et sociétés qu’on peut retrouvés
-Les structures intégrées: relations entre fournisseurs et distributeurs :
Dans les structures intégrées, il n’y a qu’une seule entité hiérarchique, c’est-à-dire un seul centre décisionnel. On retrouve ici les succursales, les filiales et les agences :
· Les succursales sont les extensions commerciales géographiques d’une société, souvent dans un pays étranger. La succursale n’a pas de personnalité juridique propre mais dispose d’une certaine indépendance dans la gestion de son activité ;
· L’agence est une extension commerciale sans personnalité juridique propre. Toutefois, elle ne dispose pas de réelle autonomie financière ni d’indépendance dans la gestion de son activité ;
· La filiale a sa propre personnalité juridique. Toutefois, elle est contrôlée par une autre société qui détient plus de 50% des parts, la société mère. Cette dernière exerce également le pouvoir de nommer les dirigeants de la filiale.
-Les sociétés indépendantes: relations entre fournisseurs et distributeurs
Deux sociétés juridiquement indépendantes peuvent commercer entre elles en étant liées par un contrat. Il existe de nombreuses formes de relations qui unissent ces sociétés :
Comment bâtir sa relation fournisseur ?
Pour démarrer sur une base saine avec un futur fournisseur, il est important de réaliser une phase de prospection qui permettra à l’entreprise d’identifier les potentiels fournisseurs avec lesquels elle pourra travailler. C’est ce que l’on appelle le sourcing fournisseur : une stratégie pour cibler et améliorer la connaissance des fournisseurs en adéquation avec les besoins de l’entreprise. Une fois cette étape réalisée, il faut choisir les fournisseurs stratégiques. Il faut pour cela veiller aux normes de qualité des produits ou services proposés, aux délais de livraison indiqués et à la distance géographique pour n’en citer que certains. Une analyse comparative des différentes offres est donc nécessaire. Après avoir effectué ces différentes étapes, et si les parties prenantes trouvent un terrain d’entente, il est essentiel par la suite de renforcer ses relations. En d’autres termes, cela implique d’instaurer une relation de confiance qui sera bénéfique tant pour l’entreprise que pour le fournisseur en question. Pour faciliter une relation durable et maîtrisée, il peut être intéressant d’optimiser cette relation avec un outil SRM. Le Supplier Relationship Management (SRM) est une méthode de gestion du travail avec des fournisseurs qui approvisionnent une entreprise en biens, matériaux et/ou services. Il s’agit d’évaluer chacune de ces interactions et de déterminer comment améliorer leur efficacité. Certains outils de gestion des achats comme Loqualist qui est un logiciel de gestion des achats qui vous permettra d’optimiser la gestion des achats de votre entreprise. Loqualist a plusieurs utilités à savoir : l’achat, la gestion des commandes des fournisseurs, le suivi des achats, la catégorisation des dépenses, etc. Par ailleurs, il permet de faire l’automatisation de votre processus de vente. L’avantage avec ce logiciel, c’est que la transmission des informations d’achats est très rapide. Son interface est ergonomique et il est facile à utiliser. Plus intéressant, Loqualist existe en version mobile et vous permet non seulement d’accélérer le circuit de validation, mais aussi de pilote les processus d’acquisitions partout où vous êtes.
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Les bénéfices d’une bonne relation fournisseur
La construction d’une relation équilibrée et pérenne avec les fournisseurs est la clé pour améliorer la fonction achat de l’entreprise. Des bonnes relations fournisseurs permettent de suivre les évolutions du marché avec les dernières innovations et d’établir une meilleure connaissance des fournisseurs du marché. Il est ensuite facile de remarquer que la satisfaction des clients est corrélée à l’état de la relation fournisseur : plus elle sera forte, plus la satisfaction des clients sera élevée. Des relations fournisseurs saines impliquent aussi un respect des délais de livraison et de paiement pour ne pas avoir de retards de paiement. Un fournisseur en retard fait risquer la chaîne de production de l’entreprise et inversement un mauvais payer fragilise un fournisseur et altère la confiance. Établir une charte relations fournisseurs responsables va dans ce sens. Ces partenaires s’engagent à respecter leurs engagements. Pour résumer, une bonne gestion des relations fournisseurs réduit les risques fournisseurs comme les retards ou pire les faillites systémiques. Les coûts se retrouvent également réduits, de par des négociations réussies entre les deux parties prenantes, ce qui permet d’accroître les marges de l’entreprise. En effet, l’entreprise et le fournisseur ont tout intérêt à retrouvent établir une relation gagnant – gagnant. Les avantages concurrentiels qui en découlent sont nombreux : meilleure maîtrise des coûts, achats plus sécurisés, exigences de qualité revues à la hausse. Dans une société où la concurrence est toujours plus rude, ces avantages permettent à l’entreprise de se distinguer de ses concurrents et de fidéliser la marque. De plus, le traitement des factures, s’il est optimisé correctement, peut représenter un atout dans la relation fournisseur avec notamment un logiciel SRM (Supplier Relationship Management).
Bonnes pratiques pour établir et entretenir des partenariats stratégiques en matière de chaîne d'approvisionnement
1. Définir clairement les objectifs et les attentes : Avant de conclure un partenariat stratégique de chaîne d'approvisionnement, il est crucial de définir clairement les objectifs et les attentes des deux parties impliquées. Cela inclut la compréhension des objectifs de chacun, des indicateurs de performance clés (KPI) et des résultats souhaités. En alignant les objectifs dès le départ, les deux parties peuvent travailler vers un objectif commun, favorisant ainsi un partenariat solide et collaboratif. Par exemple, si un fabricant vise à réduire les délais de livraison, il doit communiquer cet objectif à son prestataire logistique, qui peut alors développer des stratégies pour rationaliser le transport et optimiser l'entreposage pour atteindre l'objectif souhaité.
2. Favoriser des canaux de communication ouverts : une communication efficace est la base de tout partenariat réussi. L'établissement de canaux de communication ouverts et transparents entre les partenaires de la chaîne d'approvisionnement est essentiel pour partager des informations, relever les défis et explorer les opportunités. Des réunions régulières, des séances de planification conjointes et des plateformes de données partagées peuvent faciliter une communication transparente. Par exemple, un détaillant et ses fournisseurs peuvent utiliser des plateformes technologiques collaboratives pour partager des données de vente en temps réel, permettant ainsi aux fournisseurs d'ajuster leurs plans de production et de réapprovisionnement en conséquence.
3. Établir la confiance et la collaboration : La confiance est le fondement de tout partenariat à long terme. Instaurer la confiance nécessite une communication ouverte et honnête, le respect constant des engagements et la résolution rapide des conflits. La résolution collaborative des problèmes est également importante, car elle encourage les deux parties à travailler ensemble pour trouver des solutions mutuellement avantageuses. En favorisant la confiance et la collaboration, les partenaires de la chaîne d’approvisionnement peuvent relever efficacement les défis et saisir ensemble les opportunités. Une étude de cas réalisée par Procter & Gamble et Walmart illustre cette pratique, dans laquelle les deux sociétés ont collaboré pour créer un système commun de gestion de la chaîne d'approvisionnement, ce qui a permis d'améliorer la disponibilité des produits et de réduire les coûts de stock.
4. Favoriser une culture d'amélioration continue : Pour rester compétitifs dans l'environnement commercial en évolution rapide d'aujourd'hui, les partenariats de chaîne d'approvisionnement doivent continuellement s'efforcer de s'améliorer. Il est essentiel d’évaluer et d’optimiser régulièrement les processus, les systèmes et les indicateurs de performance. Cet objectif peut être atteint grâce à des évaluations régulières des performances, à des analyses comparatives par rapport aux normes de l'industrie et à la mise en œuvre des meilleures pratiques. Par exemple, un fabricant et son fournisseur d'emballages peuvent collaborer pour identifier les opportunités de réduction des déchets d'emballage et d'optimisation de la conception des emballages, conduisant ainsi à des économies de coûts et à des avantages en matière de durabilité.
5. Investir dans la technologie et l'analyse des données : tirer parti de la technologie et de l'analyse des données peut fournir des informations précieuses et favoriser l'excellence opérationnelle dans les partenariats de chaîne d'approvisionnement. Investir dans des systèmes avancés de gestion de la chaîne d'approvisionnement, dans l'automatisation et dans l'analyse prédictive peut améliorer la visibilité, optimiser la gestion des stocks et améliorer la précision des prévisions. Par exemple, le partenariat d'Amazon avec UPS et FedEx s'appuie fortement sur l'analyse des données pour optimiser les itinéraires de livraison, réduire les coûts de transport et améliorer la satisfaction des clients.
6. Élaborer des plans d'urgence : les perturbations de la chaîne d'approvisionnement sont inévitables, mais la mise en place de plans d'urgence peut aider à minimiser leur impact. Les partenaires doivent collaborer pour identifier les risques potentiels, élaborer des stratégies d'atténuation et établir des sources alternatives d'approvisionnement ou des canaux de distribution. Cette approche proactive garantit la continuité des activités et réduit la probabilité de perturbations coûteuses. Un exemple notable est le partenariat d'Apple avec plusieurs fournisseurs pour atténuer le risque de pénurie de composants, garantissant ainsi une production ininterrompue de ses produits populaires.
7. Mesurer et partager les indicateurs de performance : mesurer et partager régulièrement les indicateurs de performance est crucial pour évaluer le succès du partenariat et identifier les domaines à améliorer. Les indicateurs de performance clés (KPI) tels que la livraison à temps, l'exactitude des commandes et la rotation des stocks peuvent donner un aperçu de l'efficacité du partenariat. Le partage de ces mesures de manière transparente permet aux deux parties de comprendre leurs contributions respectives et de travailler en collaboration pour atteindre des objectifs communs.
8. Favoriser une perspective à long terme : des partenariats de chaîne d'approvisionnement réussis reposent sur des engagements à long terme et des visions partagées. Au lieu de se concentrer uniquement sur les gains à court terme, les partenaires devraient investir dans l’établissement de relations et dans la planification de l’avenir. Cela implique d’explorer les opportunités d’innovation conjointe, d’explorer ensemble de nouveaux marchés et de s’adapter continuellement aux demandes changeantes des clients. En maintenant une perspective à long terme, les partenariats de chaîne d’approvisionnement peuvent évoluer et prospérer dans un paysage commercial dynamique.
Conclusion:
La relation fournisseur-distributeur représente une pierre angulaire pour l'efficacité et la performance d'une entreprise. En comprenant et en valorisant cette collaboration, une organisation peut non seulement bénéficier d'avantages concurrentiels à long terme mais également contribuer à la création de valeur ajoutée et à l'amélioration continue de ses activités. La relation fournisseur est bien plus qu'une simple transaction commerciale ; elle s'appuie sur la confiance mutuelle, la transparence, et le respect des engagements. La diversité des structures et sociétés qui peuvent coexister dans cette relation offre un terrain fertile pour des partenariats stratégiques variés, de la franchise à la distribution exclusive, favorisant des collaborations adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Bâtir et entretenir une relation fournisseur solide ne se limite pas à la phase d'acquisition, mais englobe également une gestion continue axée sur l'amélioration. L'utilisation d'outils modernes tels que le Supplier Relationship Management (SRM) ou des logiciels de gestion des achats, comme Loqualist, facilite cette démarche en permettant une évaluation constante et une optimisation des interactions. Les bénéfices résultant d'une relation fournisseur bien gérée sont multiples. Outre la réduction des risques et des coûts, cette approche contribue à l'innovation, renforce la satisfaction des clients, et consolide la position concurrentielle de l'entreprise sur le marché. Une gestion responsable des relations fournisseurs, matérialisée par des chartes dédiées, réaffirme l'engagement mutuel des partenaires envers la durabilité et la qualité. En adoptant des bonnes pratiques pour établir et entretenir des partenariats stratégiques au sein de la chaîne d'approvisionnement, les entreprises peuvent s'assurer une flexibilité face aux évolutions du marché, une efficacité opérationnelle accrue, et une résilience face aux perturbations. L'investissement dans la technologie et l'analyse des données offre des opportunités d'optimisation, tandis que des plans d'urgence et une mesure régulière des performances contribuent à une gestion proactive des défis.
Enfin, la perspective à long terme est essentielle pour des partenariats durables. Plutôt que de se concentrer uniquement sur les gains immédiats, les partenaires devraient explorer ensemble des opportunités d'innovation, anticiper les évolutions du marché, et s'adapter continuellement aux besoins changeants des clients. Ainsi, en nourrissant des relations fournisseur-distributeur robustes, les entreprises peuvent véritablement prospérer dans un environnement commercial dynamique.