Les obligations relatives à la forme et à la publication des comptes annuels : ce qu’il y a à savoir
Le début de l’été correspond en général à la période cruciale des assemblées générales ordinaires, durant lesquelles les comptes annuels de l’exercice écoulé sont minutieusement examinés et approuvés. Le moment est donc propice pour rappeler les obligations essentielles relatives aux comptes annuels, qui peuvent varier en fonction des sociétés ou des associations.
En effet, toutes les sociétés, associations et fondations ont l’obligation d’établir des comptes annuels. En principe, il s’agira d’une comptabilité en partie double, contenant un bilan, un compte de résultat et des annexes.
Toutefois, selon la taille de la société, le contenu et la teneur de ceux-ci peuvent varier.
Les petites sociétés peuvent établir leurs comptes annuels selon un schéma abrégé. Par petites sociétés, il faut entendre celles qui, à la date du bilan du dernier exercice clôturé, ne dépassent pas plus d'un des critères suivants:
- 50 travailleurs en moyenne annuelle ;
- Un chiffre d'affaires annuel hors TVA de 9 millions d'euros ;
- Un total de bilan de 4,5 millions d'euros
Les microsociétés peuvent opter pour une tenue de leurs comptes annuels suivant un micro schéma. Par microsociétés il faut entendre celles qui, à la date du bilan du dernier exercice clôturé, ne dépassent pas plus d'un des critères suivants et ne font pas partie d’un groupe de sociétés:
- 10 travailleurs, en moyenne annuelle;
- 700.000 euros de chiffre d'affaires annuel, hors TVA:;
- Un total de bilan de 350.000 euros.
Toute société n’entrant pas dans ces catégories est considérée comme une « grande société ». Celles-ci sont tenues d’établir leurs comptes annuels suivant le schéma complet.
Le législateur fait une distinction similaire, sur base des mêmes critères, pour les associations (ASBL ou AISBL), petites et micro associations, ainsi que pour les fondations, petites et micro fondations, offrant également la possibilité d'adopter un schéma abrégé ou un micro schéma pour leurs comptes annuels.
Les associations et les fondations peuvent également décider de tenir une comptabilité simplifiée au lieu d’une comptabilité en partie double et d’établir ainsi des comptes annuels suivant un modèle simplifié, qui ne consiste qu’en un relevé des mouvements financiers (recettes et dépenses) en espèces ou de compte en compte.
Cette option de comptabilité simplifiée n’est accessible que pour les très petites associations ou fondations qui, à la date du bilan du dernier exercice clôturé, ne dépassent pas plus d’un des seuils suivants :
- 5 travailleurs en moyenne annuelle ;
- 334.500 EUR pour le total des recettes, autres que non récurrentes, hors TVA ;
- 1.337.000 EUR pour le total des avoirs ;
- 1.337.000 EUR pour le total des dettes.
Une fois les comptes annuels approuvés par l’assemblée générale ordinaire, cette approbation devant advenir dans les six mois de la clôture de l’exercice social concerné, les comptes annuels doivent être déposés à la Banque Nationale belge par l’organe d’administration dans les trente jours suivant cette approbation, en vue d’être publiés. Pour les très petites associations ou fondations tenant une comptabilité simplifiée, le dépôt peut se faire au greffe des personnes morales du tribunal de l’entreprise du siège dans le même délai.
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Il est crucial de respecter cette obligation, car les sanctions pour non-dépôt et non-publication peuvent être sévères, allant de la mise en cause de la responsabilité de l’organe d’administration jusqu'à la dissolution judiciaire de la société, association ou fondation en cas de non-dépôt.
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À noter également que pour les exercices comptables débutant après le 31 décembre 2023, les critères de distinction des tailles des sociétés et associations seront ajustés.
Désormais, une petite société, association ou fondation sera définie comme celle ne dépassant pas un des seuils suivants à la date du bilan du dernier exercice clôturé :
- 50 travailleurs en moyenne annuelle,
- un chiffre d'affaires hors TVA de 11,25 millions d’euros,
- un total de bilan de 6 millions euros.
Quant aux microsociétés, associations ou fondations, il ne faudra pas dépasser plus d’un des critères suivants pour en être une :
- 10 travailleurs en moyenne annuelle ;
- un chiffre d'affaires hors TVA de 900.000 euros ;
- un total de bilan de 450.000 euros.
Enfin, les très petites associations ou fondations pourront bénéficier d’une comptabilité simplifiée que si elles ne dépassent pas, à la date du bilan du dernier exercice clôturé, un des critères suivants :
Les petites ASBL ou AISBL et fondations peuvent établir leurs comptes annuels conformément à un modèle simplifié déterminé par le Roi si, à la date du bilan du dernier exercice clôturé, elles ne dépassent pas plus d'un des critères suivants:
- Un nombre de travailleurs en moyenne annuelle de 5 ;
- 391.000 euros pour le total des recettes, autres que non récurrentes, hors taxe sur la valeur ajoutée;
- 1.562.000 euros pour le total des avoirs;
- 1.562.000 euros pour le total des dettes.