Quelques trucs et astuces pour une bonne gestion du temps

Pour la plupart d’entre nous, c’est le signe de la rentrée. Les vacances prennent fin, le calme associé à la période estivale également. Soit vous reprenez le chemin du travail très prochainement soit l’ensemble de vos collègues sera de retour : le thermomètre de stress peut  alors remonter très vite car le mode farniente n’est qu’une vieille histoire. Voici  quelques astuces pour tenter de prolonger les bienfaits de votre calme estival.

 Planifiez et organisez

• A votre retour, classez les mails non lus par sujets et non par dates. Pour les sujets identiques, lisez le dernier en date, vous aurez très vraisemblablement accès à l’ensemble des informations.
• Fixez des priorités : travailler en premier lieu ce qui aura un impact fort et planifiez la veille ou le matin en arrivant 3 à 5 priorités à accomplir dans votre journée.
• Agendez et regroupez des plages horaires pour vos communications (téléphones et mails).
• Insérez du temps dans votre agenda pour les « imprévus ». Il y en aura toujours !
• Décomposez les gros projets en de multiples tâches et découpez-les enf onction du temps nécessaire à leur réalisation. Agendez ces tâches. Vous n’en serez que plus efficace, vous éviterez la procrastination et vous verrez l’avancement du projet.
• Lors d’un rendez-vous, notez les points essentiels de ce qui a été dit et reportez au plus vite les actions dans l’agenda : ça vous libèrera l’esprit et vous éviterez les oublis.

 Optimisez

• S’il vous semble qu’une action est en suspens de votre côté, vérifiez avec l’expéditeur si c’est encore d’actualité avant de vous ruer tête baissée dans la tâche pour laquelle vous pensez même avoir loupé un délai. Parfois, tout s’est résolu comme par enchantement !
• Arrêtez d’être multi-tâches ! cela tue et votre efficacité et votre concentration. Il vous faudra toujours quelques secondes, voire minutes, pour passer d’une tâche à l’autre.
• Regroupez au mieux les tâches similaires. Séparez les tâches de réflexion et de stratégie de celles d’exécution.
• Si à la lecture d’un mail, vous pouvez y répondre en 2-3 minutes, faites-le immédiatement et archivez-le. Vous perdrez moins de temps que d’y revenir plus tard.
• Groupez vos réunions et vos temps de communication (téléphone, mails) afin d’optimiser votre temps de travail effectif.
• N’hésitez pas à déléguer si cela est possible.

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