Réussir votre prise de fonction en exploitant l'intelligence collective de votre organisation

Vous venez d'accéder à de nouvelles fonctions de management ou vous vous questionnez sur la qualité de votre prise de fonction passée, récente ou proche?

Voici neuf clés qui vous aideront à réussir cette fameuse campagne de 100 jours. Tirées de notre pratique de conseil en gestion et développement des organisations, elles vous permettront de mobiliser utilement dans votre prise de fonction l'intelligence collective du groupe dont vous prenez la direction que cela soit une équipe de projet, un département ou l'ensemble d'une organisation.

1. Restez humble

Vous avez été engagé ou promu pour d'excellentes raisons. Vos diplômes, vos compétences et/ou votre expérience riche de plusieurs succès en témoignent: vous êtes un professionnel talentueux. Cela n'est pas mis en doute. Vous avez des ambitions? C'est bien légitime! Vous pensez avoir une stratégie et d'excellentes solutions à mettre en œuvre? Excellent!

Commencez par tout oublier! Tout cela est derrière vous à présent : le groupe dont vous allez vous occuper ne vous doit pas de reconnaissance, ce n'est pas son rôle. Au contraire, il compte sur vous pour que vous le reconnaissiez lui et que vous l'accompagniez dans son amélioration et dans son développement. Votre première tâche pour ce faire : connaître l'organisation dont vous allez vous occuper et, ce, sans a priori d'aucune sorte. Soyez L'Homme qui murmurait à l'oreille des chevaux : imaginez que vous devez reprendre en main un animal meurtri, méfiant, sentant autour de lui un environnement risqué et dangereux. Vous devez prendre le temps de le laisser se familiariser avec vous, montrez que vous lui voulez du bien et que vous ne cherchez pas à le dominer mais à l'apprivoiser pour lui rendre confiance.

2. Soyez à l'écoute de la diversité 

Le groupe dont vous devez vous occuper préexistait à votre arrivée. Il avait ses us et coutumes, ses manières de faire. Vous portez certainement un jugement sur ceux-ci mais connaissez-vous en vraiment les différentes versions? Savez-vous comment elles sont employées et à quelles fins? Cette intelligence collective du groupe intègre également un rapport au pouvoir. Mais quel est-il? Comment le comprendre? Bien connaître ce rapport au pouvoir est essentiel, il vous permettra de développer un leadership efficace et agile. Il existe en effet au sein de votre groupe des ferments, des prises que vous pourrez exploiter pour développer l'intelligence du groupe dans une direction qui vous intéresse et que vous jugez pertinente par rapport à vos objectifs. Ne les gâchez pas! Ce sont de précieux atouts qui exerceront un effet levier sur votre groupe et faciliteront les transformations que vous souhaitez mettre en œuvre.

Soyez cet explorateur qui part à la rencontre de peuplades inconnues faites de mœurs curieuses que vous devez étudier et analyser car vous savez que leurs savoirs et pratiques ont une valeur qu'il faut prendre le temps d'examiner. Ne soyez pas un colon qui impose ses vues et transpose un modèle de société idéalisé. Soyez pragmatique, curieux, ouvert, attentif à l'originalité qui se déploie devant vous.

Comment faire ? Commencez par laisser faire en reprenant la gestion des affaires courantes, en marchant dans les traces de votre prédécesseur. Tentez de vous fondre dans le groupe avec sincérité, intégrez-en les mœurs sans les snober. Observez les manières de faire, prenez des notes. Documentez-vous. Entretenez-vous avec votre prédécesseur. Soyez patient.

Vous avez des objectifs de résultats? Votre hiérarchie vous met sous pression? Cherchez un moyen de réaliser des "quick wins" tout en construisant soigneusement votre connaissance du groupe : identifiez les leaders d'opinion et organisez des entretiens individuels avec eux; identifiez les individus les plus discrets et rencontrez les également, certains d'entre eux sont des mines. Vous identifiez les plus résistants au changement? Prenez le temps de parler avec eux, de les questionner sur leur connaissance du groupe souvent très riche.

3. Reconstituez le puzzle

Votre enquête doit vous donner une belle boîte pleine de pièces de puzzle. Il vous faut à présent les assembler pour que vous puissiez visualiser le portrait de votre équipe. Qui la constitue? Quelles personnalités ? Comment interagissent-elles entre elles? Quels sont les événements marquants de leur histoire commune? Quelles sont les manières de faire? Comment les décriveriez-vous comme peuplade ? Quelle histoire pouvez-vous raconter de ce collectif?

Imaginez vous romancier ou cinéaste : quelle histoire vous inspire ces observations ? Vous êtes dans l'urgence? Vous avez des échéances pour votre comité de direction? Prenez un break de quelques heures et partez voir un film, une exposition, allez au concert ou partez faire votre sport favori : l'important est de vous mettre dans un état de vacuité qui permette la remontée d'une synthèse. Ensuite, prenez votre ordinateur et préparez une présentation qui pose votre diagnostic de la situation. Faites-vous confiance et improvisez : c'est à ce moment que vos connaissances et votre expérience vont vous permettre d'épingler les éléments clés pour les transmettre à votre direction. 

4. Initiez le changement

Vous avez mis à jour l'intelligence de votre groupe: vous en comprenez les ressorts et pouvez anticiper la plupart des comportements que cette intelligence génère. Vous voyez où sont les points de changements potentiels et vous aimeriez faire évoluer votre équipe vers un fonctionnement simplifié, optimisé, à la fois plus économe en ressources en tous genres, plus efficace et plus productif. Mais pour y arriver, vous devez mobiliser les personnes pour leur faire adopter un comportement d'un nouveau genre. Et le principal enjeu auquel vous êtes confronté, c'est de recréer du lien, d'améliorer la communication, de désindividualiser le travail.

Comment s'y prendre? De façon prioritaire, il faut entreprendre la constitution de dynamiques de groupes. Les multiples formes d'ateliers disponibles aujourd'hui sur le marché sont précieuses. Les "serious games" constituent d'utiles outils pour entamer de nouvelles dynamiques collaboratives au sein des équipes.

Mais attention! L'usage de ces outils doit se faire en vue de construire la conscience collective du groupe : l'objectif doit être de rendre conscient et visible le "nous" et d'initier une nouvelle culture de travail marquée par la collaboration, la transversalité et l'enrichissement mutuel.

5. Reconstruisez le collectif par la réappropriation de l'histoire collective, son actualisation et son dépassement

Ce moment est crucial car c'est l'instant où vous allez pouvoir prendre en main la destinée du collectif. Vous allez vous saisir de son intelligence, celle que vous avez pris le temps de bien connaître et de valoriser et vous allez la canaliser pour en influencer l'évolution.

Comment vous y prendre?

Tout d'abord, il est essentiel de revenir au premier conseil: restez humble! Vous avez rongé votre frein et vous pensez enfin avoir atteint le grand moment de reconnaissance de votre leadership? Non! Ce n'est pas le moment! Surtout pas maintenant car vous gâcheriez irrémédiablement tout le travail accompli! N'attendez pas de reconnaissance: le bon leader d'intelligence collective est celui qui se met au service du groupe dont il s'occupe pour en révéler les qualités et les forces. Si vous recherchez de la reconnaissance, trouvez-là ailleurs!

Ensuite, mettez en place un dispositif d'intelligence collective qui permet de reconstruire collectivement l'histoire du groupe. Ce dispositif est sans doute un peu complexe à développer et une aide extérieure peut vous faire gagner beaucoup de temps. Ce dispositif doit se construire sur base du puzzle que vous avez reconstitué. Celui-ci doit être mis en débat directement ou indirectement afin d'en permettre la prise de conscience et une réappropriation collective qui passe par sa réécriture. Plusieurs types de dispositifs sont possibles soit en atelier soit par l'intermédiaire d'une enquête en plusieurs tours (le Delphi par exemple). Ce travail permettra l'appropriation de l'histoire collective et révélera les espaces de tension et les interstices où se jouent de nombreux blocages, de nombreuses sources d'inefficience. Ce dispositif permettra également au groupe d'exprimer sa créativité : la prise de conscience de l'histoire collective rend souvent caduque une série d'habitudes dont on perçoit par leur seule expression toute l'obsolescence, d'autres présentent des challenges que l'équipe ou une partie d'elle commence à relever dans le cadre du dispositif en proposant des innovations.

Cette dynamique permet d'actualiser l'histoire, de l'indexer sur la créativité de l'équipe et d'ouvrir un champ des possibles porteur de changement. C'est à ce niveau que devra se jouer votre rôle de connecteur: vous interviendrez en tant qu'amplificateur du changement en vous saisissant des étincelles créatives et en les attisant afin qu'elles entraînent de nouvelles dynamiques.

6. Consolidez les acquis et donnez confiance

Les moments partagés par vos équipes dans ce processus constituent de nouveaux événements de l'histoire commune aptes à influencer le cours des choses. Ils prennent place dans la mémoire collective et initient un imaginaire de l'échange, du partage et de la construction collaborative. Vous y passez presqu'inaperçue et c'est tant mieux! La qualité d'un collectif se fonde sur la pluralité et la diversité des parties prenantes et sur leur capacité à entrer en interaction pour produire une intelligence commune. Votre rôle de facilitateur, d'animateur ou de connecteur vous met inévitablement dans l'ombre. Votre humilité doit donc s'en féliciter.

Mais, malgré tout, votre grand moment arrive car vous verrez avec plaisir et bienveillance votre groupe évoluer dans une nouvelle direction dont vous aurez été l'heureux initiateur. Vous déciderez d'un premier moment de clôture du processus qui prendra la forme d'un événement positif. Cet événement est fondateur car il doit vous permettre de prendre en main la dynamique. Au cours de cet événement vous allez organiser la restitution des résultats du processus afin de consolider les acquis. Tout en conservant votre humilité, vous allez affirmer votre leadership en montrant à l'équipe d'une part la qualité du travail qu'elle a produit en exploitant son intelligence collective et d'autre part vous allez lui montrer qu'elle porte en elle une capacité à changer et à faire face collectivement aux challenges auxquels elle se confronte. Vous présenterai, au cours de cet événement, les ressources de l'intelligence collective du groupe en revalorisant ses potentiels. Cette évaluation comportera également une analyse critique ouvrant des perspectives d'amélioration et de développement de l'organisation dont le groupe pourra se saisir.

7. Valorisez la dynamique du groupe

L'événement de clôture du processus de révélation et de développement de l'intelligence collective du groupe vous aura permis de construire un nouveau moment de référence positive dans l'histoire commune. Ce moment devra faire l'objet d'un travail de valorisation. Il devra être intégré à la mémoire collective, devenir un point de référence pour le groupe. Ce moment aura permis que soit valorisée l'intelligence collective existante dans le groupe mais aussi que les éléments constitutifs d'un nouveau projet soient découverts et mis en musique. Des pistes de changement et d'amélioration auront émergé et constitueront un capital sur lequel s'appuyer pour développer des innovations dans le management de l'équipe. Vous devrez prendre le temps de construire une stratégie de développement du groupe qui intégrera avec souplesse l'ensemble des éléments révélés par ce processus. Vous aurez à disposition une nouvelle boîte à outil que vous pourrez également valoriser auprès de votre hiérarchie car le retour sur investissement du processus que vous aurez initié deviendra palpable : réduction du stress, autonomisation des salariés, amélioration de la motivation, réduction du risque de burn-out, augmentation de la productivité globale, proposition de solutions innovantes pour l'organisation et ses activités. Vous pourrez valoriser un bilan économique favorable pour autant que vous ayez pris soin d'exploiter les bons indicateurs. 

8. Restez disponible

Mais il ne faudra pas vous reposer sur vos lauriers! Au-delà de la dynamique de croissance générée par le processus de révélation et de canalisation de l'intelligence collective que vous aurez constitué, vous devrez rester attentif à l'évolution du collectif dont vous aurez restauré la dynamique. Vous aurez fixé un tableau de bord qui vous permet le suivi de votre équipe : où en est-elle dans les processus initiés ? Comment intègre-t-elle les changements? Retourne-t-elle vers d'anciennes habitudes? Le changement a-t-il pris? Mes relais fonctionnent-ils?

Votre disponibilité suppose que vous continuiez à rester humble et attentif à l'organisation dont vous ne serez plus prioritairement l'observateur mais dont vous aurez pris à ce moment les rennes, vous positionnant à présent sur des valeurs et une attitude de leadership, conscient de votre vision pour le groupe et attentif aux capacités porteuses de cette vision par le groupe. Votre stratégie de disponibilité supposera que vous veilliez de façon continue à ce que revienne à vous les commentaires et attitudes développés à l'égard des activités du groupe. Des dissonances apparaîtront certainement. Il faudra en tenir compte car elles sont révélatrices de problématiques plus larges auxquels vous serez confrontés à un moment où l'autre. L'intelligence collective du groupe aura évolué mais comme toute intelligence elle pourra se retourner facilement contre elle-même ou cesser d'évoluer pour se stabiliser sur de nouvelles habitudes. Il faudra donc y demeurer vigilant et éviter de, soi-même, crier victoire trop vite et de se laisser berner pas sa propre illusion d'un succès.

9. Répétez le processus en l'actualisant

Il vous faudra donc régulièrement remettre sur le métier l'intelligence collective du groupe, en susciter la créativité pour permettre qu'elle se développe de façon constante et continue.

Pour bien comprendre la gestion de l'intelligence collective dans une organisation, il faut se penser en artiste ou en artisan plutôt qu'en scientifique ou en industriel: l'intelligence humaine qu'elle soit individuelle ou collective se caractérise par une grande plasticité et par une grande fluidité qui se laissent difficilement saisir une fois pour toute au sein d'un modèle. L'agilité est aujourd'hui omniprésente comme référentiel de management car l'optique court-termiste domine aujourd'hui la gestion des entreprises mais cette agilité concerne également l'intelligence des organisations. En effet, un processus humain est rarement stabilisé une fois pour toute, il demande des ajustements constants et multiples car l'intelligence humaine varie sans cesse dans son rapport aux processus dans lesquels elle est impliquée. En outre, la conscience collective du groupe est fragile: elle demande à être entretenue et stimulée par des moments hors du commun afin que l'histoire de l'aventure collective continue de s'écrire et soit jalonnée de nouveaux événements.

D'ailleurs, qui sait? Peut-être que le moment de votre arrivée sera vu comme l'événement qui aura consacré l'advenue d'une nouvelle ère pour l'organisation ;-) 

The Collective Intelligence Factory. Mars 2016. Tous droits réservés.

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