« Reporting à un patron bien occupé »
Marc Roussel
"Alchimiste du changement : Transformer les dynamiques humaines en leviers stratégiques pour les entreprises."
Si vous voulez que votre patron ne soit pas sur votre dos ou s’inquiète inutilement à votre propos, donner lui le moyen de vous contrôler… Faites-lui un reporting approprié et en quantité suffisante.
Il y a beaucoup à dire sur le reporting, mais il est bon de noter que c’est une marque de respect que de faire savoir ce que l’on fait. Si l’on considère que le respect est lié à la reconnaissance de la valeur, faire du bon reporting apparait alors comme un excellent moyen de créer de la valeur pour son patron mais aussi pour soi. Donc voilà une bonne façon de jouer gagnant-gagnant.
Nous pouvons toujours attende d’avoir un patron ultra disponible et à notre service… Mais la réalité dit le contraire. Dans ce domaine précis, celui qui obtient le plus la coopération de son Patron inverse ce vecteur. En suivant ces quelques recommandations, vous allez aider votre patron à vous aider.
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Bref essai
Je pense que ce qui suit devrait être appliqué tout au long de la chaine de commande.
Principalement quand le personnel n’est pas habitué à faire du reporting, ni à gérer ses activités sur la base de statistiques. Ce qui impliquerai de
- Connaître son produit de valeur
- Son unité de production
- Savoir-faire un graphique lisible
- Savoir l’interpréter et agir en conséquence
L’étape intermédiaire est de garder son supérieur informé et, comme chacun est différent, il est utile de connaître les infos dont il a besoin et la forme qui lui simplifie la vie. (Un peu d’empathie est très bénéfique dans ce domaine.) Cette approche est un basic des Relations Publiques.
Évidemment le mieux est de disposer de modèles répondant aux principaux besoins. (Ce qui devrait faire partie de la formation initiale)
L’actualité
Des infos régulières sur l’actualité du type flash-info
La forme n’est pas importante, cela peut-être une photo, une bonne blague, un schéma… selon le style de notre interlocuteur. Le Message peut être envoyé par mail, sms, de son portable, en laissant un post-it sur le bureau peu importe, mais le message doit contenir une info de valeur, quelque chose qui donne de la visibilité.
Or, il y a 2 grande conditions dans l’existence, soit cela va bien, soit cela ne va pas aussi bien que cela le devrait ou le pourrait. Voici pour les 2 cas quelques indicateurs
Ca va bien, donner une info factuelle sur
1. L’avancement
2. La réussite
3. La satisfaction
Problème, donner une info factuelle sur
1. Un retard, un stop,
2. La cause probable ou avérée
3. La ou les pistes de solutions ou suggestion y compris une demande d’aide
Avec dans les 2 cas la next-step
Note : Il se peut que le destinataire ne vous réponde pas… Il y a mille raisons possibles à cela. Aussi c’est en fonction de l’urgence et de l’importance de votre message que nous devons prendre responsabilité pour s’assurer que sa propre communication ait bien été reçue.
Par ailleurs, il est toujours possible de demander un AR d’ouverture au moment de l’envoi du message.
L’entre 2 portes
reste aussi un moyen efficace de faire passer ses infos quand on est sur site. Cela demande de bouger et de se trouver au bon endroit, au bon moment. On peut s’en remettre à la chance mais le mieux est de connaître les habitudes de son parton, bouger dans ce champ et ensuite, c’est fou comme la chance se range à vos côtés.
Le reporting formel
L’idéal est d’avoir un modèle commun, la fréquence optimale et une forme choisie.
Il devrait contenir au moins les rubriques suivantes :
Rappel de ou des objectifs
- Résultats factuels
- De l’info plus détaillée sur le comment
- Les + (ce qui a été réalisé)
- Les – (Ce qui reste à faire)
- Next step : Prochaine(s) action(s) logique(s)