#12 Filosofia e project management, un framework per la gestione dei progetti.

Anni fa, durante una riunione con un cliente, mi fu posta questa domanda: "Qual è la tua filosofia di gestione dei progetti?" In quel momento, non avevo una risposta immediata, ma a quella domanda ci penso spesso.

Nel provare a rispondere, mi sono chiesta quale fosse il filo conduttore tra il mio percorso professionale e le sfide che ho affrontato come project manager e digital strategist. Aggiungo a questa riflessione anche quel tassello che riflette le nostre esperienze e credenze personali, quei trascorsi e/o episodi che in qualche modo possono influire anche nell'approccio lavorativo.

Per trovare una risposta più quadrata, ho approfondito le mie conoscenze attraverso metodologie e saggi che esplorano le applicazioni della filosofia al project management. Due di queste fonti, in particolare, mi hanno colpito profondamente negli ultimi mesi. Alla fine di questo articolo, queste teorie si uniranno in un framework pratico che vuole essere la mia guida al project management, fornendo una prima risposta alla domanda "Qual è la tua filosofia di gestione dei progetti?"

[FYI: Fonti alla fine dell'articolo]

Filosofia: esplicita o implicita?

Parto dal presupposto che avere una filosofia non significa semplicemente seguire un insieme di regole. Ma piuttosto, significa avere una visione chiara di ciò che si vuole ottenere e come si intende raggiungerlo.

Andando al pratico e provando a rispondere: "Qual è la tua filosofia di gestione dei progetti)", posso in questo momento del mio percorso dire che per me, la filosofia del project management è emersa attraverso le esperienze passate, le riflessioni fatte con team e network di progetto e in larga parte anche con lo studio e l'approfondimento di letture e metodologie che ho provato ad applicare nella pratica quotidiana.

Teoria 1 - Il logos dell'organizzazione

Partiamo dalla prima teoria: nel libro "Il logos dell'organizzazione. Guida filosofico-pratica per CEO, imprenditori, manager, HR e coach" viene data una visione per cui la filosofia non è solo teoria astratta, ma una guida pratica che può aiutare a definire i valori, le priorità e le strategie di un progetto.

A tal proposito, gli autori - Andrea Cardillo e Paolo Cervari- declinano il concetto di logos in purpose, responsabilità, felicità, comunicazione e tecnologia fornendo evidenze di come questi possono essere applicati per migliorare la gestione dei progetti.

Logos: di cosa parliamo?

Il termine logos, dal greco antico, logos significa "parola", "discorso" o "ragione". Aristotele lo utilizzava per indicare il ragionamento logico e la capacità di esprimere pensieri in modo coerente e persuasivo. Applicandolo al project management, logos rappresenta la razionalità, la logica e la capacità di comunicare chiaramente gli obiettivi e le strategie del progetto. Ancora, salendo nella scala, il logos -all'interno dell'organizzazione- si manifesta attraverso una comunicazione chiara e efficace, facilitata da un project manager che deve veicolare una visione del progetto in grado di spiegare tutti gli step e motivare il team.

Il purpose o scopo è il cuore di ogni progetto. Un progetto senza uno scopo chiaro rischia di perdere la direzione e l'entusiasmo dei membri del team. La filosofia ci insegna che avere uno scopo ben definito non solo migliora la produttività, ma aumenta anche il senso di realizzazione e soddisfazione dai parte dei membri del team.

La responsabilità è un principio chiave nel project management. Ogni membro del team deve essere consapevole delle proprie responsabilità e del proprio ruolo all'interno del progetto. A proposito di "responsabilità" intesa nel suo significato più manageriale di "accountability" ne ho scritto qui: #9 Accountability e project management

La felicità è connessa ad un ambiente di lavoro positivo e gratificante che aumenta la produttività e la creatività. La realizzazione della felicità organizzativa richiede una strategia che coinvolga la partecipazione attiva di tutti i membri del team.

La comunicazione è il filo conduttore che unisce tutti gli aspetti del project management. Una comunicazione chiara, trasparente e continua è una delle competenze fondamentali che devono essere allenata da chi ricopre il ruolo di project manager.

La tecnologia come pietra miliare del project management. La filosofia può aiutare a riflettere su come integrare la tecnologia nei progetti in modo che questa serva realmente a migliorare i processi e non a complicarli.

Teoria 2- Filosofia delle 6-S nel Project Management

Andiamo ora alla seconda teoria: la filosofia delle 6-S offre un approccio strutturato e strategico al project management, costruendo i progetti in sei fasi chiave:

1. Start

- Ogni progetto deve iniziare con una costruzione ponderata del team di progetto, in linea con gli obiettivi strategici dell'organizzazione. Questo passo è fondamentale per garantire che le risorse siano allocate correttamente e che il progetto sia allineato con la missione dell'azienda.

2. Stepped

- Si applica al progetti la metodologia Kaizen, quindi tutti i progetti devono essere scomposti in diverse fasi gestibili. Questo approccio permette di gestire meglio le complessità e di adattarsi alle nuove informazioni e circostanze man mano che si procede.

3. Scalable

- Nella logica scalabile il progetto deve essere progettato per poter essere funzionale alla necessità di ampliarlo o ridurlo, in considerazione anche delle variabili esogene che lo influenzano.

4. Systematic

- La gestione sistematica dei progetti avviene con l'inizio, la pianificazione, l'esecuzione e la chiusura. Questo garantisce che ogni fase sia gestita con cura e attenzione ai dettagli, utilizzando tecniche e metodologie appropriate.

5. Success-oriented

- I progetti devono essere orientati al successo, con un costante allineamento agli obiettivi strategici dell'organizzazione. Questo implica un monitoraggio continuo e l'agilità di apportare modifiche quando necessario.

6. Synergistic

- I progetti non devono essere visti a se stanti, ma come parte integrante di un'organizzazione. La sinergia tra i progetti aumenta l'impatto complessivo dell'organizzazione, garantendo che il tutto sia più grande della somma delle sue parti.

Un framework di analisi

Sulla base delle due teorie di partenza, arrivo alla declinazione di un framework di analisi che è basato sulla dicotomia fase di progetto/logos applicato. Se il "logos" fornisce la base filosofica e comunicativa per l'employability delle organizzazioni, la teoria 6-S offre l'approccio metodologico per adottare un processo strutturato e scalabile.

• Start e purpose: avviare un progetto con uno scopo chiaro e allineato alla missione dell'impresa. Questo primo passo permette di focalizzare le risorse e le energie su obiettivi specifici e significativi, garantendo che ogni progetto inizi con una direzione precisa e motivante.
• Stepped e responsabilità: assegnando ogni singola task ad un referente di processo. Il progetto suddiviso per fasi, allinea il team su quali sono le proprie competenze e responsabilità per raggiungere l'obiettivo prefissato.

• Scalable e felicità: costruire progetti scalabili. La scalabilità permette di adattare il progetto a diverse dimensioni e contesti, mantenendo alto il morale del team grazie ai successi continui e alla possibilità di replicare i risultati positivi.
• Systematic e comunicazione: gestire i progetti in modo sistematico, con una comunicazione chiara e continua in ogni fase. "Sistematico" può qui essere inteso come organizzato, cioè come un'attività figlia di una procedura standardizzata, collaudata e approvata dall'organizzazione.
• Success-oriented e tecnologia: in questo caso la tecnologia è utilizzata come supporto strategico per raggiungere gli obiettivi. L'uso della tecnologia deve essere ponderato per migliorare l'efficienza e l'efficacia delle azione del team, per migliorare il coordinamento del team stesso e mettere in evidenza criticità progettuali.
• Synergistic e employability: assicurare che i progetti lavorino in sinergia, promossi e sostenuti dalle persone all'interno dell'organizzazione. La sinergia tra owner di progetto e membri del team moltiplica l'impatto positivo, creando un effetto complessivo che è maggiore della somma delle singole parti.

NOTA BENE

"Employability" quest'ultima è l'aggiunta che ho fatto rispetto ai 5 logos originali proposti da Andrea Cardillo e Paolo Cervari; perché penso sia necessario riportare l'attenzione sui chi deve essere promotore e attore del processo: le persone.

Ritorniamo quindi ad una visione di People Centric per una gestione strategica dell'organizzazione, che è raccontata nell'articolo "#4 People Strategy e modello ADKAR"

Per la costruzione del framework ho utilizzato le seguenti fonti:

Teoria 1: " Il logos dell'organizzazione. Guida filosofico-pratica per CEO, imprenditori, manager, HR e coach" Andrea Cardillo, Paolo Cervari

Teoria 2: "The 6-S Philosophy of Project Management", JAMAR, Vol. 19 · No. 1 2021

Buona lettura,

SF.