Gli errori (più comuni) nel project management

Il project management è una disciplina complessa, nella quale il successo dipende dalla capacità di bilanciare risorse, tempo, budget e aspettative. Anche con una solida pianificazione, il rischio di commettere errori è sempre presente. Tuttavia, riconoscere e prevenire i problemi comuni può fare la differenza tra un progetto che supera le aspettative e uno che non riesce a raggiungere i suoi obiettivi.

Ma quali sono gli errori più comuni in cui ci si imbatte?

1. Mancanza di obiettivi chiari

Avviare un progetto senza avere una visione chiara degli obiettivi da raggiungere e dei risultati attesi rappresenta uno degli errori più comuni, ma anche più insidiosi, che possono compromettere il successo di qualsiasi iniziativa. La mancanza di obiettivi ben definiti genera inevitabilmente una serie di problemi a cascata. In primo luogo, il team coinvolto nel progetto si trova spesso in una situazione di incertezza e confusione: non sapere esattamente dove dirigere i propri sforzi rende difficile coordinarsi e collaborare efficacemente.

Inoltre, questa assenza di una direzione chiara complica notevolmente il processo decisionale lungo tutto il percorso. Senza un riferimento preciso a cui ancorarsi, diventa arduo stabilire priorità, valutare le alternative e identificare le soluzioni migliori ai problemi che inevitabilmente emergono. Il rischio è quello di trovarsi in una situazione di stallo o, peggio, di procedere in modo caotico, sprecando tempo e risorse preziose in attività che non contribuiscono realmente al raggiungimento di risultati significativi.

Per evitare i problemi legati alla mancanza di obiettivi chiari, è essenziale adottare alcune strategie pratiche. Prima di tutto, gli obiettivi devono essere definiti in modo specifico, misurabile e realistico, seguendo il principio SMART, così da garantire chiarezza e monitorabilità. È altrettanto importante coinvolgere gli stakeholder chiave fin dalle prime fasi, per assicurarsi che le loro aspettative siano considerate e integrate nel piano.

Il progetto Healthcare.gov, il portale di assicurazione sanitaria promosso dall'amministrazione Obama, ha subito gravi battute d'arresto a causa di obiettivi iniziali mal definiti. Mancavano specifiche chiare per l'integrazione dei sistemi, portando a ritardi e a un lancio problematico nel 2013.

2. Comunicazione inefficace

Una comunicazione inefficace rappresenta uno dei principali ostacoli alla buona riuscita di un progetto, eppure è spesso sottovalutata. Non comunicare in modo chiaro, frequente e strutturato con il team e gli stakeholder può generare una serie di problemi che compromettono l'andamento delle attività. Quando la comunicazione manca o è insufficiente, il rischio più immediato è che si creino fraintendimenti su compiti, aspettative o priorità. I membri del team possono non essere allineati sugli obiettivi comuni o sui progressi fatti, il che li porta a lavorare in modo scoordinato, spesso duplicando inutilmente gli sforzi o ignorando aspetti cruciali.

La mancanza di aggiornamenti regolari amplifica ulteriormente queste problematiche. Senza un flusso continuo di informazioni, è difficile per gli stakeholder avere una visione d'insieme sullo stato del progetto e sulle decisioni chiave che devono essere prese. Questo può causare ritardi significativi, in quanto eventuali problematiche potrebbero emergere troppo tardi, quando le soluzioni risultano più complesse o costose da implementare. Inoltre, un'assenza di comunicazione adeguata può alimentare insoddisfazione e frustrazione tra i membri del team e tra gli stakeholder, che si sentono esclusi o poco considerati, minando la fiducia e la motivazione.

Un altro aspetto critico è che la comunicazione inefficace rende difficile identificare e risolvere i problemi in modo tempestivo. Ad esempio, se non vengono condivise informazioni aggiornate sui progressi o sulle difficoltà incontrate, i leader del progetto potrebbero non avere tutti gli elementi necessari per prendere decisioni informate. Questo rallenta ulteriormente il processo decisionale e può portare a errori evitabili.

Per evitare questi problemi, è essenziale adottare una strategia di comunicazione ben strutturata fin dall’inizio del progetto. Ciò significa stabilire canali chiari e accessibili, definire la frequenza con cui verranno forniti gli aggiornamenti e assicurarsi che tutti i partecipanti abbiano l'opportunità di condividere il proprio feedback. Inoltre, la comunicazione non dovrebbe limitarsi ai soli aspetti tecnici o operativi, ma dovrebbe includere anche la visione generale del progetto, i progressi raggiunti e le sfide imminenti, così da mantenere tutti coinvolti e consapevoli.

Il progetto per la costruzione dell'Aeroporto di Berlino Brandeburgo (BER) è un caso emblematico. La comunicazione frammentata tra team di progettazione, costruttori e stakeholder ha causato numerosi ritardi e un aumento dei costi, portando il progetto a concludersi con nove anni di ritardo rispetto al previsto.

3. Sottovalutazione dei rischi

La sottovalutazione dei rischi rappresenta uno degli errori più comuni, ma anche più pericolosi, nella gestione dei progetti. Spesso si tende a non dedicare sufficiente attenzione alla gestione dei potenziali rischi, basandosi sull’ottimistica speranza che tutto proceda senza intoppi. Questo approccio, per quanto diffuso, si rivela frequentemente fallimentare e può condurre a gravi conseguenze per il progetto, incluse interruzioni, sprechi di risorse e, nei casi peggiori, il fallimento completo.

Quando i rischi vengono ignorati o sottovalutati, ci si espone a problemi imprevisti che, inevitabilmente, emergono durante il ciclo di vita del progetto. Questi problemi, spesso non contemplati nelle fasi di pianificazione, possono variare in natura e impatto, spaziando da difficoltà tecniche a ostacoli logistici, da problemi di budget a conflitti tra le parti interessate. La loro mancata previsione rende molto più difficile affrontarli in modo efficace, causando ritardi e aumentando i costi necessari per risolverli.

Un altro aspetto critico è che l’assenza di una gestione del rischio proattiva può portare a decisioni prese in condizioni di emergenza e sotto pressione, quando ormai i problemi si sono manifestati. Questo compromette la qualità delle soluzioni adottate e spesso obbliga a sacrificare aspetti fondamentali del progetto, come la qualità del prodotto finale o il rispetto delle scadenze. Inoltre, affrontare i rischi in maniera reattiva richiede risorse aggiuntive, che potrebbero non essere disponibili nel momento del bisogno, creando ulteriori difficoltà.

Per evitare tali problematiche, è fondamentale integrare una gestione dei rischi strutturata e rigorosa in tutte le fasi del progetto. Ciò include identificare e analizzare i potenziali rischi in anticipo, valutandone la probabilità e l’impatto, e sviluppare strategie di mitigazione o piani di contingenza. Ad esempio, assegnare risorse specifiche per affrontare eventuali problemi o stabilire un buffer di tempo e budget per coprire gli imprevisti sono pratiche essenziali per ridurre l’esposizione ai rischi.

Nel 1999, il Mars Climate Orbiter della NASA andò distrutto a causa di un errore di conversione tra unità metriche e imperiali. Questo rischio, identificabile con una migliore gestione delle procedure, costò circa 125 milioni di dollari e un'opportunità scientifica importante.

4. Pianificazione inadeguata

Una pianificazione inadeguata è uno degli errori più frequenti e critici nella gestione dei progetti, ma spesso viene sottovalutata nella fretta di avviare l'esecuzione. Iniziare a lavorare senza aver completato una pianificazione dettagliata può portare rapidamente a una serie di problemi che compromettono l'efficacia e la sostenibilità del progetto. Tra le conseguenze più comuni, si riscontrano carichi di lavoro distribuiti in modo disomogeneo: alcuni membri del team possono essere sovraccaricati mentre altri restano sottoutilizzati, creando squilibri che riducono la produttività complessiva.

Un altro problema ricorrente è la mancanza di risorse necessarie per affrontare le attività previste. Senza una pianificazione accurata, è facile sottostimare i requisiti in termini di tempo, personale o materiali, causando ritardi o costi imprevisti. A ciò si aggiunge il rischio di fissare obiettivi irrealistici, spesso dettati dall'assenza di una visione chiara delle complessità e delle sfide del progetto. Questi obiettivi poco realistici generano frustrazione e insoddisfazione all'interno del team, minando la motivazione e la fiducia.

Per evitare questi problemi, è fondamentale dedicare tempo e attenzione alla pianificazione prima di avviare l'esecuzione. Ciò include definire chiaramente il perimetro del progetto, identificare le risorse necessarie, suddividere le attività in fasi gestibili e stabilire priorità ben definite. È importante coinvolgere il team nella pianificazione, così da garantire una distribuzione equa dei carichi di lavoro e ottenere input utili sulle tempistiche e le modalità operative. Infine, integrare una valutazione dei rischi e dei margini di flessibilità nel piano assicura che il progetto possa adattarsi agli imprevisti senza compromettere gli obiettivi finali.

Nel progetto di sviluppo di Windows Vista, Microsoft si trovò ad affrontare una pianificazione insufficiente e una scarsa gestione delle aspettative. Il sistema operativo fu rilasciato con ritardo e con funzionalità incomplete, causando insoddisfazione tra gli utenti.

5. Gestione inefficace degli stakeholder

La gestione inefficace degli stakeholder è una delle principali cause di insuccesso nei progetti, ma spesso viene sottovalutata o affrontata con superficialità. Non coinvolgere adeguatamente gli stakeholder, ignorare il loro feedback o trascurare le loro aspettative durante il ciclo di vita del progetto può generare una serie di problematiche che minano la sua buona riuscita. Gli stakeholder, siano essi clienti, sponsor, utenti finali o altri attori chiave, hanno un ruolo cruciale nel definire il valore e l'impatto del progetto. Non tenerli in considerazione significa rischiare di compromettere non solo il progetto stesso, ma anche le relazioni e la fiducia costruite nel tempo.

Quando gli stakeholder non vengono coinvolti attivamente, possono sorgere conflitti e incomprensioni. La mancata comunicazione con queste figure spesso porta a un disallineamento tra ciò che il progetto mira a realizzare e ciò che gli stakeholder si aspettano. Questo può risultare in resistenze al cambiamento, specialmente quando i risultati del progetto non rispecchiano le esigenze o i requisiti di coloro che saranno maggiormente influenzati dal suo esito. Inoltre, gli stakeholder che non si sentono adeguatamente ascoltati o considerati potrebbero ostacolare il progresso del progetto, rallentandolo o addirittura bloccandolo attraverso critiche o mancanza di collaborazione.

Per evitare questi errori, è essenziale adottare un approccio strutturato e strategico alla gestione degli stakeholder. Questo include, in primo luogo, identificare e mappare accuratamente tutti gli stakeholder rilevanti, analizzandone interessi, esigenze e potenziale influenza sul progetto. Una volta identificati, è importante coinvolgerli fin dalle prime fasi, definendo chiaramente il loro ruolo e le loro aspettative. Creare opportunità per raccogliere il loro feedback in modo regolare e sistematico, ad esempio attraverso workshop, sondaggi o riunioni periodiche, permette di anticipare eventuali problemi e di adattare il progetto in base ai loro input.

Un altro aspetto fondamentale è costruire relazioni basate sulla fiducia e sul rispetto reciproco. Ascoltare attivamente le preoccupazioni e le idee degli stakeholder e dimostrare che il loro contributo viene preso seriamente in considerazione rafforza il loro senso di appartenenza al progetto.

Nel progetto di costruzione dell'Eurotunnel tra Francia e Regno Unito, ci furono tensioni significative tra stakeholder politici e finanziari. La mancanza di coordinamento tra le parti portò a problemi di budget, con un aumento dei costi del 80% rispetto alle stime iniziali.

6. Mancanza di una chiusura formale del progetto

La mancanza di una chiusura formale del progetto è un errore comune, ma spesso sottovalutato, che può avere conseguenze significative per il team, gli stakeholder e i progetti futuri. Troppo spesso, il termine "fine progetto" viene associato esclusivamente alla consegna del prodotto, del servizio o del risultato previsto, trascurando l'importanza di un processo strutturato di chiusura. Questo approccio frettoloso non solo rischia di lasciare questioni irrisolte, ma priva anche l'organizzazione dell'opportunità di valorizzare al massimo il lavoro svolto.

Uno degli aspetti più critici di questa mancanza è la perdita delle lessons learned, cioè delle esperienze e dei risultati che potrebbero essere utili per migliorare i progetti futuri. Senza una riflessione sistematica su ciò che ha funzionato e ciò che può essere migliorato, gli stessi errori rischiano di essere ripetuti, mentre le strategie di successo non vengono capitalizzate. Il momento di chiusura è ideale per raccogliere feedback dal team e dagli stakeholder, documentando le sfide affrontate, le soluzioni adottate e i risultati ottenuti.

Un processo di chiusura ben strutturato include anche attività pratiche fondamentali, come l'archiviazione della documentazione del progetto, la revisione del budget finale, la verifica della conformità rispetto agli obiettivi iniziali e la formalizzazione della fine del progetto con una comunicazione ufficiale a tutte le parti interessate. Questi passaggi non solo garantiscono una chiusura ordinata, ma permettono anche di consolidare i risultati raggiunti, sia in termini operativi che strategici.

Per evitare le problematiche legate a una chiusura inadeguata, è fondamentale pianificare il processo di chiusura fin dall’inizio del progetto, trattandolo come una fase importante quanto l’esecuzione. Durante questa fase, si dovrebbe organizzare una riunione di chiusura con il team e gli stakeholder per discutere i risultati, raccogliere feedback e assicurarsi che ogni aspetto del progetto sia stato completato. È altrettanto importante celebrare i successi e riconoscere il lavoro svolto da tutti i partecipanti, rafforzando il senso di soddisfazione e l'entusiasmo per collaborazioni future.

Il progetto Google Wave, lanciato nel 2010, non ebbe una chiusura formale che permettesse di analizzare gli errori nel posizionamento e nella comunicazione del prodotto. Ciò impedì di capitalizzare le lezioni apprese per progetti futuri.

Conclusioni

In conclusione, le statistiche sulle difficoltà dei progetti evidenziano quanto sia fondamentale affrontare con attenzione le problematiche comuni che ne minano il successo. Secondo il Chaos Report del 2020 di Standish Group, solo il 31% dei progetti IT riesce a rispettare tempi, costi e obiettivi, mentre il 52% viene definito "sfidante" e il 17% fallisce completamente. Questi numeri sottolineano l'importanza di una pianificazione accurata, di obiettivi chiari e di una gestione adeguata degli stakeholder per evitare il fallimento del progetto.

Il PMI Pulse of the Profession 2021 conferma che le organizzazioni perdono il 9,9% del budget per ogni dollaro investito nei progetti, principalmente a causa di una pianificazione inadeguata e della gestione inefficace degli stakeholder. Questi dati dimostrano che un errore iniziale di pianificazione può avere ripercussioni finanziarie enormi, rendendo ancora più evidente la necessità di una fase di pianificazione solida e ben strutturata.

Infine, un’indagine di McKinsey & Company rivela che il 45% dei progetti IT supera il budget e che il 7% subisce ritardi doppi rispetto al previsto. Questi fallimenti sono spesso legati a problemi di comunicazione e alla sottovalutazione dei rischi, sottolineando quanto sia essenziale monitorare costantemente i rischi e mantenere una comunicazione efficace all’interno del team e con gli stakeholder.

Questi dati evidenziano che prevenire gli errori comuni non è solo una questione di seguire le best practice, ma rappresenta una reale opportunità per migliorare il tasso di successo dei progetti. Investire nella definizione chiara degli obiettivi, in una pianificazione accurata, in una comunicazione costante e nella gestione dei rischi è essenziale per ottimizzare le risorse, ridurre i costi e raggiungere risultati duraturi. In un contesto competitivo, l’adozione di queste pratiche può tradursi in un vantaggio significativo per le organizzazioni, migliorando la loro capacità di portare a termine progetti con successo.

Bibliografia

1. PMI, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 7th Edition.
2. Forbes, Lessons Learned from the Berlin Brandenburg Airport Project. Disponibile su: www.forbes.com
3. Managing Mission-Critical Government Software Projects: Lessons Learned from the HealthCare.gov Project
4. NASA, Mars Climate Orbiter Mishap Investigation Board Report. Disponibile su: mars.nasa.gov
5. Why Projects Fail: Factors To Consider Before Investing - Microsoft Case Study
6. The Chunnel Project. Disponibile su pmi.org
7. Google Wave’s Failure is a Great Lesson for Modern Real-Time Collaboration Tools — A Brief History of Google Wave (and Why It Still Matters). Disponibile su medium.com
8. Chaos Report del 2020. Disponibile su: standishgroup.com
9. PMI Pulse of the Profession 2021. Disponibile su: pmi.org
10. McKinsey & Company, The Challenge of Delivering Large IT Projects. Disponibile su: mckinsey.com