Come ho gestito la crescita repentina del Team.
Da 2 a 30 risorse in squadra in meno di 1 anno.
Forse lo avrai letto in un mio precedente post, ma sono stata responsabile di un team (in realtà più di uno).
Da 2, in pochissimo tempo sono arrivata a gestire 30 specialisti. 💥
Direi non con poche difficoltà. 😅
Sicuramente è stato un momento emozionante e molto soddisfacente sia per me che per l’azienda. Non potevamo crederci. Questo ci confermava che avevamo colto nel segno. Che tutto quello che avevamo fatto fino a quel momento aveva un senso e che non era solo nella nostra mente o in quella dei nostri early adopter.
Ma l'espansione del team si porta con se inevitabilmente un aumento esponenziale della complessità e tu devi fare in modo che il team continui a performare come sempre (se non ancora meglio).
Il primo scoglio sul quale mi sono andata a schiantare è stato quello di individuare e poi portare a bordo le risorse più adeguate. Non so quante volte ho fatto pubblicare gli annunci, quanti CV ho letto e colloqui ho fatto. Tantissimi professionisti con hard skill che cercavo ma alle quali al contempo mancavano le soft skill fondamentali per salire a bordo di un treno in corsa. Entrare in azienda in un momento di crescita esponenziale richiede secondo me delle competenze specifiche. Una dose massiccia di flessibilità, di elasticità mentale, di problem solving, di curiosità e passione, di spirito d'iniziativa, precisione e organizzazione. Ma non sono una HR manager e non voglio addentrarmi in tematiche sulle quali altri potrebbero sicuramente darti consigli migliori.
Tornando a noi. Per tenere saldo l’equilibrio e l’efficienza ho cercato, in primis, di mantenere una comunicazione sempre chiara e trasparente (credo che sia essenziale se si vuole avare una squadra ingaggiata).
Come ho fatto?
👉🏻 Ho previsto incontri regolari per discutere dei progressi, degli obiettivi, delle sfide e delle strategie in corso o di quelle future. Durante questi incontri tutti i membri del team avevano la possibilità di condividere le loro opinioni e le loro preoccupazioni. Quindi era anche uno spazio di confronto importante.
👉🏻 Ho sempre cercato di assicurarmi che tutti fossero a conoscenza degli obiettivi aziendali e di come ognuno di loro avesse un ruolo funzionale al raggiungimento degli stessi. Sono sempre stata super trasparente su cosa l'azienda si aspettava da ciascun membro del team per evitare confusione, conflitti e di sapere esattamente cosa aspettarsi.
👉🏻 Per una comunicazione immediata ho sempre evitato le email a favore di altre modalità di comunicazione, come Google Chat o Teams e incentivato dialoghi face to face (a mio avviso, questo rimane sempre il modo migliore per discutere di complessità in momenti di particolare tensione evitando incomprensioni).
👉🏻 Ho creato un foglio di Google accessibile a tutti all’interno del quale potevano riportare liberamente (se volevano anche in modo del tutto anonimo) feedback su di me, sul lavoro che facevo, sui miei difetti, sull’azienda e sul lavoro in generale.
👉🏻 Quando si cresce così rapidamente, ci possono essere cambiamenti significativi nell'organizzazione, nella struttura del team o nei processi di lavoro. È stato quindi fondamentale comunicare apertamente questi cambiamenti, spiegando il motivo per cui accadevano e in che modo avrebbero impattato su di noi.
👉🏻 Il prodotto del quale eravamo responsabili era il prodotto di punta in termini di revenue; per cui era estremamente importante (ma è solo un "Valepensiero") dare rilevanza ad ogni sforzo fatto. Se l’azienda stava raggiungendo determinati risultati era anche per merito loro. Cogliere ogni occasione per sottolineare quanto fosse indispensabile il loro lavoro ha contribuito ad accrescere la loro autostima e a responsabilizzarli ulteriormente.
Crescendo il team, avevo paura che alcune risorse potessero perdere la rotta e non essere più all’altezza del lavoro che gli veniva chiesto di fare (nel tempo ha subito notevoli variazioni); ho quindi deciso di investire tempo in formazione; fornire opportunità di apprendimento e sviluppo per avere la certezza che tutti i componenti del team avessero le competenze necessarie per affrontare le sfide legate all’evoluzione del prodotto e per contribuire al successo complessivo dell'organizzazione.
Come ti ho già raccontato ho avuto bisogno di delegare. Questa è stata per me una delle cose forse più complesse. Mille volte mi sono detta “non ci sarà mai nessuno in grado di tenere le redini delle attività come faccio io”, “chissà se c’è qualcuno in grado di sostituirmi”, "se delego e poi le cose vengono fatte male o non come vorrei io?"
Ma con una crescita rapida del team, non ho potuto fare altrimenti e ho iniziato ad individuare compiti e responsabilità che potevo delegare. Ho creato un vero e proprio spreadsheet all'interno del quale ho elencato tutte le attività di mia responsabilità, il relativo livello di difficoltà, le dipendenze con altre task, i team coinvolti, il tempo impiegato per completarle e le competenze richieste. Questo mi ha aiutato ad avere contezza di tutto il lavoro che svolgevo e ad individuare più facilmente le attività delegabili. Non posso negarlo, ma nonostante la delega ho continuato a monitorare da vicino e a fornire feedback in modo regolare per essere certa che stessero lavorando in modo efficace ed efficiente.
Non sempre tutto è andato per il verso giusto. Mi sono resa conto che alcune risorse avevano ancora bisogno di sviluppare determinate competenze soprattutto a livello di gestione delle risorse e di crisis management.
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Molti di loro nei primi tempi sono entrati nel pallone, complice anche la mole di lavoro sulle loro spalle che non gli ha permesso di concentrarsi al meglio sulle attività che avevo delegato. Non per questo ho deciso però di riprenderle in mano. Per dare una mano ho previsto dei momenti periodici di confronto per analizzare insieme le complessità e guidarli facendo in modo che fossero loro, per le volte successive, ad individuare possibili soluzioni.
Ho messo a disposizione del team le mie conoscenze, competenze, riflessioni e strategie per permettergli di crescere.
Ho imparato che non c’è un modo giusto o sbagliato di fare le cose, ma solo diverso. L’importante è raggiungere gli obiettivi in modo efficiente e con etica.
Un’attività che in assoluto ha permesso a tutta la squadra di mantenere efficienza e qualità è stata la definizione dettagliata di flussi e processi; questo ha garantito che le attività all'interno del team venissero eseguite senza alcuno spreco di tempo e in modo coerente.
Sono partita dalla identificazione delle attività: ho fatto una lista dettagliata di ogni passaggio o azione che era necessario compiere per completare il processo con successo, le relative dipendenze, gli owner di ogni singolo task, i criteri e gli standard che dovevano essere rispettati per considerare il task completato, chi aveva la responsabilità dell’approvazione e quindi di considerare il task effettivamente chiuso.
Il tutto era documentato all’interno di SOP, diagrammi di flusso o presentazioni di Google e messo a disposizione di tutto il team che poteva accedervi in qualsiasi momento (banalmente ho creato o caricato tutto su Google Drive).
Ho rivisto flussi e processi nel tempo in considerazione delle modifiche che di volta in volta ha subito il team, l’organizzazione aziendale e il nostro prodotto.
Definire in modo dettagliato i flussi e i processi mi ha preso tanto tempo ma ha di certo garantito una maggiore efficienza e qualità nel lavoro svolto dal team.
Immediatamente sotto ti lascio un paio di esempi di SOP (solo ai fini esplicativi e parecchio sintetiche rispetto a quelle che ho realmente fatto ma che possono darti degli spunti).
Ci sono molti strumenti che possono tornarti utili nella gestione di un team, soprattutto se il team sta incominciando a crescere in modo considerevole.
Per avere sempre un quadro dei task potresti utilizzare strumenti come Trello, Asana o Jira che aiutano ad organizzare e tracciare le attività, assegnare ownership, impostare scadenze e monitorare il progresso dei progetti in corso.
Come strumenti di comunicazione interna potresti avvalerti di tool quali Slack, Microsoft Teams o Meet di Google che consentono di comunicare in modo istantaneo tramite messaggi diretti, canali tematici e chiamate vocali o video. Questi per me favoriscono la collaborazione e riducono la dipendenza dalle e-mail. Un suggerimento. Per evitare la dispersione di informazioni, selezionane uno per tutta la squadra.
Come strumenti di condivisione e collaborazione io non posso che suggerirti Google Workspace, per condividere file di dimensioni elevate io userei Dropbox.
Per il tracciamento del tempo che ogni singola risorsa trascorre su una task io ho utilizzato Toggl e sinceramente non ne conosco altri perché in tutte le aziende in cui ho lavorato (eccetto una) questo tipo di strumenti non sono mai stati implementati.
Per la raccolta dei feedback, personalmente, ho utilizzato strumenti semplici quali Google Form, Fogli di Google e TypeForm.
Per la formazione delle risorse, oltre alle sessioni live tenute da professionisti del settore che la tua azienda potrebbe organizzare, potresti anche attingere a strumenti quali Learnn, Udemy, Coursera.
La gestione della crescita repentina di un team può essere una sfida, ma la mia esperienza mi ha insegnato che con tenacia, passione, ordine, precisione e studiando un pò, ce la si può fare.
Ogni situazione ovviamente è unica, per cui non è detto che la strategia che ho adottato vada bene anche per te. Mettiti in gioco, sbaglia e dopo diversi tentativi sono certa che anche tu troverai la strada più giusta.