PPTips. Consigli quasi banali per migliorare le tue slide aziendali - Parte 1

Dopo le email e a pari merito con i fogli Excel, i documenti PowerPoint sono in assoluto il mezzo più diffuso per comunicare la tua azienda e nella tua azienda. Quindi, che si tratti di presentazioni commerciali o di report periodici, i fatidici PPT sono diventati il pane quotidiano di ogni lavoratore e ne siamo così immersi che oramai hanno perso il loro scopo primario: comunicare con impatto.

Per chi (come la sottoscritta) lavora in ufficio marketing e comunicazione, sarà più volte capitato qualcuno che, affacciandosi alla scrivania, chieda "Mi sistemi queste slides?". E forse ancora più abitualmente qualcuno che, peggio ancora, per la tua scrivania non passa proprio e alla consueta riunione con la Direzione proietta presentazioni di 120 slides di sole scritte e titoloni, con una quantità di caratteri che neanche Dante nella Divina Commedia. Inferno, Purgatorio e Paradiso insieme.

Così ho raggruppato alcuni consigli (molti anche "banali" per chi è del mestiere o si interessa di comunicazione efficace) ma che potrebbero aiutare a elevare il vostro PowerPoint a un livello superiore e aggiudicarvi l'attenzione dei "piani alti" alla prossima riunione periodica.

10+ PPTips per elevare la tua presentazione: ecco i primi 5

1) Pesa le parole

Come dicevo, la stragrande maggioranza delle persone utilizza le slide come un copione da leggere durante la propria presentazione. Questo è fortemente sconsigliato per due motivi. Il primo è di natura squisitamente grafica: una slide di sole scritte non ha nulla di grafico, ergo nulla di attraente. Il secondo è che in questo modo il pubblico è obbligato a leggere e a concentrarsi su ciò che è scritto sulla slides piuttosto che sul discorso del relatore. L'attenzione si sposta quindi su qualcosa di inanimato, perdendo l'efficacia della comunicazione. Il mio consiglio è di utilizzare solo parole chiavi e se proprio bisogna trascrivere una frase, non superare le 3-4 righe con la casella di testo che occupa metà della slide e un carattere medio. Ecco un esempio

2) Anche la punteggiatura ha la sua bellezza

... E in questo caso, è bella quando ha il suo giusto spazio! Le buone norme di scrittura digitale vogliono i segni di punteggiatura attaccati alla parola che li precede e separati da quella che li segue. Quindi: Aumenta le performance del tuo business! è corretto, mentre Aumenta le performance del tuo business ! non lo è. Possiamo dire che queste regole sono un po' il "galateo" della scrittura digitale e, per quanto banali, denotano un'attenzione particolare di chi scrive, non solo PPT ma anche documenti in Word. Nella tua presentazione ricordati di inserire punti esclamativi per rafforzare un concetto e punti interrogativi per denotare le domande che affronti durante la conversazione. Gli altri segni di punteggiatura sono, invece, un po' più rari, ma in alcuni casi possono rivelarsi incisivi per il tuo messaggio.

ATTENZIONE! Non esagerare coi punti esclamativi: non metterne più di uno, a meno che tu non abbia scoperto la formula segreta della CocaCola!!!

3) Sii coerente con i font scelti

Per la tua presentazione utilizza un solo font, o al massimo due (ma solo se sei ad un level pro di grafica oppure se già li prevede la tua corporate identity). Stai attento anche a non esagerare con le dimensioni dei font; scegline solo una per ogni tipologia di testo: titolo iniziale, intestazione, testo generico, note a margine.

4) Diffida del grassetto

Mentre in un testo mettere in grassetto una parola semplifica la lettura, poiché evidenzia le parole chiave del discorso, in un PPT questa funzione è pressoché inutile, soprattutto se hai seguito le indicazioni riportate al punto 1). Le tue slide, infatti, dovrebbero riportare solo le parole chiave e non l'intero discorso! Se il tuo scopo è evidenziare in modo molto forte un concetto, usa altri espedienti, come un cambio di colore o una maggiore dimensione (in entrambi i casi stando attenti alla coerenza grafica di cui sopra), oppure dedicagli direttamente una slide separata con un'immagine accattivante che imprima il messaggio.

5) Fa' che sia il discorso a portarti dove vuoi arrivare, non l'indice

Fare un indice aiuta sicuramente a strutturare il discorso, ma proiettarlo alla platea è quasi un invito a selezionare gli argomenti di loro interesse e rivolgere l'attenzione solo a quei punti. Ecco che se non si è troppo bravi a gestire i tempi, dopo qualche minuto qualcuno potrebbe chiedere "Scusa, puoi andare direttamente al punto 3?". Se, invece, il contenuto della presentazione è avvolto nel mistero, i presenti si impegneranno maggiormente per ascoltarti e capire dove vuoi arrivare e come. Quindi, creati un indice ma poi nascondilo oscurando la slide: servirà a te per organizzare il discorso all'inizio della presentazione e non ti rovinerà l'effetto sorpresa.

Questi i primi 5 PPTips, a breve i prossimi 5+! Nel frattempo, che mi dici della tua ultima presentazione? Seguiva questi 5 punti?