Professionisti, PMI e grandi imprese dovrebbero guardare alle scadenze degli obblighi di Legge come un’opportunità per migliorare i processi Aziendali
Come noto, a partire dal 1° gennaio 2019, tutte le fatture emesse a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia potranno essere solo elettroniche: tale obbligo riguarda sia le operazioni poste in essere tra due soggetti passivi IVA sia quelle eseguite verso un consumatore finale.
Che la dematerializzazione quindi sia una grande opportunità per aiutare le aziende a crescere e a sfidare la crisi, è ormai fuori di dubbio. Lo dice anche l’Unione Europea, che con la sua Agenda Digitale punta sulla digitalizzazione di una pletora di documenti e dei relativi processi nei più svariati ambiti, dalla cartella clinica in Sanità, alla pagella scolastica, fino agli aspetti amministrativi.
Fattura elettronica 2019, chi non è obbligato?
Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate.
Sono esonerati dall’obbligo di emissione della fattura elettronica solo gli operatori (imprese e lavoratori autonomi), che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” e quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfetario”. Anche se sono esonerati, queste categorie, possono comunque avvalersi dell’emissione della fattura elettronica. A queste categorie, si aggiungono anche i “piccoli produttori”, che per legge erano esonerati anche prima dell’introduzione della fatturazione elettronica. L’esonero è valido solo per queste categorie, non ci sono altri fattori che predispongono l’esonero.
Perché la Fatturazione Elettronica va vista come un’opportunità da cogliere subito e non solo come un obbligo da rispettare?
Fermo restando l’obbligo normativo, la dematerializzazione del ciclo amministrativo rappresenta una grande opportunità di risparmio e crescita di efficienza sia nella relazione con le PA che fra imprese stesse. Appoggiarsi ad un provider specializzato può essere risolutivo: è importante però verificare che si tratti di un intermediario abilitato, conforme cioè ai requisiti previsti dal DM 55/2013 PA per questi operatori (come lo è Zucchetti S.p.a. di cui alterBIT S.r.l. è Business Partner anche per la Fatturazione Elettronica).
La gestione strutturata e informatizzata del ciclo amministrativo consente di ridurre i tempi ed errori nella gestione dei dati, evita la loro rilavorazione, aumentando la produttività, assicura la condivisione delle informazioni da parte di tutte le funzioni coinvolte e consente una più facile e veloce fruibilità del dato. Oltre, naturalmente, alla riduzione dei costi legati al trattamento dei documenti in cartaceo, come ad esempio le spese di spedizione.
Ci sono poi vantaggi indiretti quali l’attivazione di logiche collaborative sia fra direzioni aziendali, sia fra cliente e fornitore. Se poi anche i processi a valle del ciclo amministrativo – in particolare la gestione degli acquisti – sono digitalizzati, i benefici su tutta la “filiera” aumentano in maniera esponenziale. Si arriva a un efficientamento e ad una tracciabilità di tutto il processo source-to-pay, con dati gestiti in modo strutturato, organizzato e digitalizzato. L’unico VERO ostacolo è rappresentato dalla necessità di cambiare mentalità e di abbracciare il digitale. Una difficoltà che per le grandi imprese non si pone, dal momento che di solito hanno già una certa dimestichezza con strumenti digitali e non è nemmeno sentito dalle imprese e dai professionisti che si affacciano ora sul mercato, dal momento che verosimilmente hanno già un’attitudine che rende superflua la necessità di una vera e propria trasformazione digitale (aspetto di cui la fatturazione elettronica fa parte). Il problema rimane per quei professionisti e per le piccole imprese che – ancora – non hanno sviluppato sufficienti competenze digitali e che possono essere intimiditi da un cambiamento che a tutti gli effetti porta solo vantaggi. Ancora una volta, a fare la differenza non è tanto la natura del servizio, quanto la qualità del fornitore di servizi e la sua capacità di guidare l’utenza attraverso un nuovo modo di fare impresa, diventando un abilitatore all’industria 4.0
La conservazione cartacea avrà valore legale?
Le fatture elettroniche ricevute dal 1° gennaio 2019, se stampate e conservate su carta, non avranno valore legale. Le fatture elettroniche trasmesse e ricevute tramite SdI infatti dovranno essere conservate in formato digitale secondo le disposizioni DMEF 17/6/2014 e DPCM 3/12/2013. Tale conservazione potrà essere svolta tramite soluzioni digitali (Zucchetti Spa risulta essere tra le prima Aziende che hanno seguito un lungo processo per diventare anche conservatore accreditato), o utilizzando il servizio di conservazione gratuito dell’Agenzia delle Entrate. (Tenendo presente che quello dell’Agenzia è un servizio minimale, non integrabile con i sistemi gestionali delle aziende. E che l’Agenzia si dichiara “non responsabile … per danni, …, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali in corso di esecuzione del Servizio di conservazione …”). In ogni caso, è obbligatorio conservarne copia per almeno 10 anni.
Si potrà inviare ai clienti, oltre che la fattura elettronica XML via SdI, anche una versione in PDF via email?
La fatturazione elettronica è l’unica rilevante ai fini fiscali e civili. Ma in alcuni casi può sorgere l’esigenza di completarla con una versione PDF. Questo sia a fini di immediata leggibilità, sia perché il PDF può contenere ulteriori dati e informazioni.
Quando va emessa la fattura ?
L’operazione è la stessa che fate per la fattura cartacea, ma per favorire il passaggio da cartaceo a digitale lo Stato ha predisposto un periodo di transizione ovvero:
Da Gennaio a Giugno la fattura elettronica dovrà essere trasmessa al SdI, entro la scadenza della liquidazione periodica dell’Iva (che sia mensile o trimestrale).
Da Luglio la fattura dovrà essere trasmessa al SdI entro 10 giorni.
Dopo il primo anno di rodaggio entro 5 giorni o addirittura entro 24 ore dall’emissione della fattura.
Se sbaglio a compilare la fattura?
Uno dei punti di forza di questo sistema è il fatto che il controllo avviene in automatico per questi punti:
- Partita IVA non corrisponde dati anagrafici
- Indirizzo di destinazione
- Indirizzo di partenza
In questi casi il SdI invia una notifica di errore, quindi è possibile riemettere fattura corretta.
In caso di errori numerici ad esempio:
- Importo sbagliato
- Errori di battitura
Il software non può controllare questi dati, quindi basta inviare una notifica al SdI e richiedere una nuova emissione.
Cosa fa il Sistema di Interscambio (SdI) quando riceve una fattura ?
Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri Clienti attraverso il SdI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse . Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al SdI, quest’ultimo esegue alcuni controlli e, se tali controlli sono superati, trasmette il file all’indirizzo telematico presente nella fattura. I tempi in cui il SdI effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni nel caso in cui è molto elevato il numero di fatture che stanno pervenendo al SdI in quel momento.
Come si riceve una fattura elettronica dal Sistema di Interscambio (SdI)?
Una volta ricevuta la fattura dal fornitore (o dal suo intermediario) e in caso di esito positivo dei controlli previsti, il SdI consegna la fattura elettronica all’indirizzo telematico presente nella fattura stessa. Pertanto, la fattura elettronica verrà recapitata alla casella PEC (Posta Elettronica Certificata) ovvero al canale telematico (FTP o Web Service) che il Cliente avrà comunicato al suo fornitore e che quest’ultimo (o il suo intermediario) avrà correttamente riportato nella fattura.
Cosa succede se la consegna della fattura non avviene per cause tecniche non dipendenti dal SdI?
In questo caso il SdI rende disponibile al destinatario la fattura nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate, e ne informa il fornitore (“soggetto cedente/prestatore”), che è tenuto “tempestivamente” a comunicare questa cosa al cliente per vie diverse dal SdI. “Tale comunicazione si può effettuare anche mediante consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica”.
Oltre ai canali di trasmissione/ricezione già citati rispetto al SdI, quindi, occorre prevedere anche un canale di comunicazione parallelo con ogni Cliente, del tutto libero purché tracciabile, visto che ai fini fiscali la data di ricezione fattura coincide con il momento di presa visione da parte del cliente della fattura sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
Sanzioni fattura elettronica, importo e proroga
Per chi non fa fattura elettronica è prevista una sanzione amministrativa compresa tra il novanta e il centottanta per cento dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio (tuttavia se la violazione non incide sulla corretta liquidazione del tributo, la sanzione è ridotta: fra 250 e 2 mila euro).
Le norme del DL Fiscale collegato alla Legge di Bilancio 2019 sono poi intervenute introducendo delle proroghe con eliminazione e riduzioni delle sanzioni.
In particolare:
- è previsto che fino al 30 settembre 2019 per i contribuenti mensili e fino al 30 giugno per quelli trimestrali non siano applicate al contribuente le sanzioni qualora egli emetta la fattura elettronica oltre il termine normativamente stabilito ma, comunque, nei termini per far concorrere alla liquidazione dell’imposta di periodo (mensile o trimestrale);
- le sanzioni sono, invece, contestabili, seppur ridotte al 20 per cento (quindi con uno “sconto” dell’80 per cento), quando la fattura, emessa tardivamente, partecipa alla liquidazione periodica del mese o trimestre successivo a quello di competenza;
- le attenuazioni previste dalla norma si applicano anche con riferimento al caso in cui il cessionario/committente abbia acquistato beni o servizi senza che sia stata emessa fattura, ovvero non abbia proceduto alla sua regolarizzazione.
Si ricorda che l’articolo 1, comma 6, primo periodo, del decreto legislativo n. 127 del 2015, dispone che in caso di emissione di fattura, tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, con modalità diversa da quella prevista dal comma 3 del medesimo articolo, ovvero attraverso la predisposizione della fattura secondo il formato accettato dal Sistema di Interscambio, la fattura si ha per non emessa, con le conseguenti sanzioni previste dalla normativa vigente.
Il secondo periodo del medesimo comma 6, prevede inoltre che il cessionario o il committente, nell’esercizio di imprese, arti o professioni, abbia acquistato beni o servizi senza che sia stata emessa fattura nei termini di legge, o con emissione di fattura irregolare da parte dell’altro contraente, sia punito con una sanzione amministrativa sempreché non provveda a regolarizzare l’operazione.
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