Public Speaking: le 5 tappe obbligate per una Super Presentazione

Mi sto accorgendo, lavorando con numerose aziende e misurandomi con manager che ricoprono funzioni molto diverse fra loro, come emerga sempre di più la comune necessità di comunicare in maniera efficace le proprie competenze.

Questo perché, per quanto fondamentale, la competenza da sola non basta.

L'importanza crescente della efficacia comunicativa si allarga quindi a tutte le presentazioni, soprattutto a quelle, importantissime, che non godono del favore e dell'attenzione riservati alla 'grande presentazione', quella per cui 'ci si prepara' (spesso poco e male peraltro).

Non sto parlando dell'intervento del CEO al Sales Meeting annuale per intenderci.

Mi riferisco ai manager, ai team che devono prendere ogni giorno decisioni importanti nelle sale riunioni e che spesso ne escono sconfitti, provati da meeting lunghissimi, noiosissimi e soprattutto inefficaci.

Mettiamoci anche la preoccupante riduzione dell' attention span delle persone, che per il bombardamento continuo di informazioni, soprattutto visive, si è ridotto enormemente.

Andate a leggervi i risultati di questa ricerca: ci distraiamo più facilmente di un pesce rosso.

L'immagine del collega che durante il vostro intervento fa emergere discretamente il telefonino da sotto il tavolo è un piccolo, letale atto di 'distrazione di massa' molto diffuso.

Essere in grado di comunicare i propri messaggi chiave in maniera semplice e chiara è quindi fondamentale per raggiungere i nostri obiettivi, sia personali che professionali.

Pensiamo a quante energie vengono liberate e quanti costi nascosti vengono risparmiati, quando si riesce a condividere con cristallina chiarezza il proprio intento, il proprio obiettivo.

E pensate ora ad un team dove tutti hanno questo approccio; dove la cultura della comunicazione chiara, della trasparenza e della fiducia viene disseminata.

Addirittura immaginiamo un'intera organizzazione dove la semplicità comunicativa, quella vera, è uno dei valori fondanti.

La Semplicità È La Suprema Sofisticazione - Leonardo Da Vinci

Un bellissimo posto dove lavorare, no?

Cominciamo allora noi ad operare un cambiamento.

Qual è quindi l'approccio corretto ad una presentazione dei nostri contenuti, in modo da comunicare il nostro messaggio a dipendenti, superiori, team e collaboratori in maniera Semplice, Chiara, Originale, Rilevante e Enjoyable (sì! Divertente!)?

È fiondarsi al computer aprendo direttamente Power Point e inserendo mano a mano i contenuti presi da un documento in A4, densissimo, seguendo passo passo i suggerimenti del nostro amico software, che ci seduce con i suoi template predefiniti e ci porta ad un uso smodato di grafici in 3D e bullet points?

No!

Quando affrontiamo insieme la preparazione di una presentazione che vogliamo veramente arrivi al nostro pubblico in maniera efficace, completiamo insieme un percorso in 5 tappe.

1. L'ANALISI

Noi tendiamo a fare delle presentazioni che sono nostre, solo nostre, fortissimamente nostre!

Sono espressione di quello che noi pensiamo, di quello che noi sappiamo; ma ci chiediamo mai chi abbiamo davanti? Quali siano i bisogni specifici della mia audience (intesa come l’audience che io voglio influenzare, persuadere, trasformare)? 

Quante volte prima della nostra presentazione ci fermiamo ad analizzare il contesto, prevedendo le difficoltà o le opportunità legate anche solo ai semplici aspetti logistici (dovrò attaccare un microfono al bavero? Oppure avrò in mano un gelato - ovviamente non della specie "cono o coppetta" - ? Parlerò al mattino o al pomeriggio? etc. etc.) 

Ricordo ancora una signora ad un evento: aveva scelto un bellissimo vestito estivo, era una luminosa giornata di giugno; era elegantissima, perfetta per l'occasione.

Peccato che non si fosse preoccupata di chiedere in anticipo se fosse necessario un microfono, con batteria annessa, di quelli che si fissano di solito alla cintura.

Il microfono era necessario e la signora non indossava la cintura.

Fu costretta a tenerlo agganciato all'intimo: immaginate la scomodità e con quale spirito affrontò la sua presentazione.

2. L’IDEAZIONE

Siamo ancora in una fase analogica, il computer è ben riposto nella custodia.

Attraverso un processo di brainstorming individuiamo quali siano i messaggi chiave, sia quelli principali che di supporto (storie, statistiche, esempi etc.).

Riconosciamo quali dati dobbiamo comunicare in maniera chiara perché la nostra audience sappia qualcosa che prima non sapeva. 

Vagliamo le storie che vorremo raccontare perché si appassionino alla nostra presentazione. 

Pensiamo a quale visione dovremo condividere perché alla fine della nostra presentazione facciano quello che ci siamo proposti.

  3. LA STORIA

Come la strutturiamo?

Con un suo inizio, con lo sviluppo dei messaggi chiave, con una fine. Inizio e fine che esplodono come fuochi artificiali!

Pensate ad un fiammifero a due teste.

L'inizio e la fine sono importantissimi!

Ci sono Cinque Cose Che Devo Fare durante l'introduzione e Tre Cose e Mezza durante la conclusione.

Curiosi vero?

Ma mi riservo di parlarne in un altro articolo.

4. LE SLIDE

La storia è pronta. Abbiamo un documento che ne delinea la struttura.

Su un foglio di carta, un taccuino, pre-visualizziamo i supporti visivi.

Spesso, quando dobbiamo comunicare contenuti tecnici, le slide sono un aiuto fondamentale alla comprensione del pubblico.

Quindi ora sì ci mettiamo al computer e cominciamo a costruirle.

Attenzione però!

Da fedeli alleate possono diventare le nostre più grandi nemiche.

Ho visto slide (che non erano slide, ma documenti, densissimi di contenuti) distruggere la presentazione invece di potenziarla.

Le slide sono una parte importantissima, spesso delegata a terzi.

Bene! Ben vengano le competenze grafiche, sono preziose: a loro però deve essere demandato solo il design della slide, l'aspetto estetico; il processo DEVE essere seguito da vicino: solo noi sappiamo quello che sta dietro i dati, dietro gli istogrammi; solo noi sappiamo che storia vogliamo raccontare. Non vogliamo delle slide eleganti ma incomprensibili.

Ricordate sempre: le slide sono al servizio della nostra presentazione e non viceversa.

5. LA 'PERFORMANCE'

Arriviamo alla presentazione della nostra storia, così meticolosamente preparata.

Qui dovremo imparare ad usare il corpo, la voce e la sua assenza, la pausa, a sfruttarne l'enorme potere, a mantenere un contatto visivo con l'audience, a sottolineare le parti salienti con movimenti precisi: provare, provare, provare.

Più si prova meglio è. 

Questa tappa è l'ultima; è quello che si vede, che si ricorda, che qualifica la nostra presentazione come un successo o un fallimento (inteso il più delle volte come una presentazione mediocre, noiosissima); è importante ricordare però che si sorregge sul grande lavoro preparatorio fatto in precedenza.

Io mi batto contro alcuni, molti a dire il vero, approcci di Public Speaking Training in cui il focus è spesso SOLO su questo aspetto: 

induce nel fatale errore di pensare che essere rilassati, disinvolti, persino brillanti sul palco, che presentare con una bella voce rotonda, impostata, siano indicatori di una presentazione ben riuscita, efficace:

invece sono il contenuto e il modo rigoroso in cui lo abbiamo strutturato che fanno la differenza. 

Quando c'è una profonda connessione al nostro messaggio, quando la struttura è stata delineata con attenzione, il corpo, la voce, il movimento, seguono con naturalezza, senza avere bisogno di mettere delle maschere; siamo liberi di essere noi stessi.

Ecco quindi le cinque fatidiche tappe:

ANALISI, IDEAZIONE, STRUTTURAZIONE, VISUALIZZAZIONE, PERFORMANCE.

Cinque passaggi con cui ci assicuriamo che la nostra competenza sia fruibile, condivisibile, comunicabile e non rimanga chiusa ermeticamente nella gabbia della nostra curse of knowledge.