7 passos para você profissionalizar sua empresa com eficácia e agilidade

A profissionalização dos controles e dos processos, é um tema que está em alta, muito querido pela maioria dos empresários. Afinal, quem não sonha em ter a sua empresa produzindo “sozinha”? Seu processo organizado e simplificado e em gerenciar os melhores números de seu negócio, na palma da sua mão. 

Se você tem esse desejo, que a sua empresa seja mais produtiva, com uma melhor performance, confere as nossas 7 dicas infalíveis para você melhorar seu processo administrativo-financeiro. 

1. Mapeamento do Processo: faça! Nem que seja de maneira informal. 

Trabalhe com checklist manuais ou automatizados para controles de tarefas. Mesmo que isso ocorra momentaneamente de maneira informal, inicialmente solicite que seu colaborador faça uma lista com as atividades que executa no seu dia-a-dia. Geralmente eles reclamam que falta tempo para pensar em outras formas mais ágeis de executar suas tarefas, mas muitas vezes não sabem nem o que é feito diariamente, semanalmente, quinzenalmente, quiçá mensalmente.  

Pasme! Essa simples tarefa vai ajudar você a enxergar que muitas tarefas são repetitivas. 

2. Levantamento da periodicidade 

Solicite ao seu colaborador para identificar em qual período aquela atividade é feita, é importantíssimo você verificar isto, muitas vezes em uma lista com 70 atividades, grande parte não são tarefas diárias, são semanais, mensais ou anuais e o seu colaborador não está tão sobrecarregado quanto parece.  

O que falta é organização e controle de processo ao seu cotidiano!! 

3. Levantamento das prioridades 

Avalie com seu funcionário: 

Quais são as prioridades?  

Que tarefas e funções são essenciais para o funcionamento da empresa? 

 O seu funcionário sabe muito bem quais atividades deve fazer, mas como ele faz daquela forma e daquele jeito, desde sempre, muitas vezes sofre da “síndrome de Gabriela”, você precisa periodicamente avaliar com ele se aquilo que ele faz ainda é essencial, muitas vezes a tarefa pode ser até eliminada ou integrada a alguma outra função. Nossa sugestão é que no mínimo semestralmente sejam revisadas as atividades. 

4. Levantamento da execução 

Você já parou um minuto ao lado do seu funcionário e acompanhou o seu dia-a-dia? Como ele executa as suas tarefas? Será que um sistema mais robusto ou mesmo uma planilha com macros não facilitaria seu trabalho? 

Essas perguntas perseguem o empresário, mas muitas vezes ele “não tem tempo” de medir com seu funcionário a execução, a dica é: TEMPO é DINHEIRO! Contrate alguém para fazer isso. 

O tempo que ele demora para executar ou o tempo que perde ao executar as tarefas de forma inadequada resultam em dados inconsistentes para tomada de decisão, informações entregues com atraso e funcionário insatisfeito com a empresa e com as tarefas. 

Resumindo, voltamos para o TEMPO = DINHEIRO! Você precisa ver a forma de execução das atividades, medir o tempo que ele leva para executar e sugerir alterações na sua rotina. Tudo isso facilitará o trabalho dele e transformará o antigo erro em informação adequada para tomada de decisão, fundamental para montar suas estratégias gerenciais, que te levarão ao sucesso empresarial. 

5. Quais são as informações fundamentais?  

Muitas vezes o empresário não querem e não precisam fazer as atividades mais operacionais, do dia-a-dia, mas acabam se envolvendo em muitas atividades relacionadas à venda ou manutenção das atividades da empresa e para melhor executar precisam de dados para “navegar”. 

Nossa dica é: você precisa saber identificar que informações são essenciais e precisa sim DESENHAR para o seu colaborador. O seu funcionário não possui “bola de cristal” e muitas vezes não tem a formação necessária para identificar o que você precisa e quais as informações farão a sua empresa ser melhor e mais rentável. 

Perder tempo: SIM, “PERCA TEMPO” com a identificação do que é essencial para tomada de decisão e se você também não sabe e não possui um norte, contrate um profissional para te ajudar com as estratégias. 

Saiba que não podemos cobrar aquilo que não sabemos, você precisa saber como e quando deve ser feito, um funcionário sem rumo e/ou rotina é como um “barco à deriva no mar”. 

6. Desenhe seus organogramas e fluxogramas de processo 

O desenho dos organogramas e fluxogramas do seu processo é fundamental, claro, após um bom mapeamento feito com a equipe. 

Os desenhos de processo podem te ajudar a verificar se você tem excesso de mão-de-obra, ou mesmo uma falta em alguns setores, sendo assim você pode concluir que a equipe não é o problema, mas sim a falta de profissionais qualificados em alguns setores que causam certas dificuldades no dia-a-dia da empresa. 

Geralmente devemos criar um organograma da empresa, com os cargos e setores, identificando quem é subordinado a quem, assim você já tem a clareza inicial da sua estrutura e pode se fazer alguns questionamentos: Você deve enxugá-la? Trocar profissionais? Contratar mais mão-de-obra qualificada? 

Após o desenho de organograma macro organizacional, você deve entrar setor a setor, sentar-se ao lado do colaborador e acompanhar o seu dia, assim você consegue desenhar os fluxogramas de cada processo e identificar as falhas e as melhorias a serem feitas. 

Isso é fundamental! Você sempre tem boas e más surpresas, mas elas são necessárias para você conhecer o seu processo de “cabo a rabo”. 

7. Treine, alinhe e treine seus funcionários 

Treinamento é fundamental e você muitas vezes não precisa gastar tanto dinheiro, só precisa identificar o que você quer do seu funcionário? O que ele precisa te entregar de informações para você tomar a melhor decisão? Assim você pode buscar os melhores treinamentos para eles. 

Alinhamento é outra palavra de ordem, os funcionários “vão tocando o barco” diariamente, mas pode ser que ele se desalinhe ao longo do percurso, você precisa identificar os primeiros sinais, escutar ele, ele sabe muito sobre a sua empresa e você pode aprender bastante com um feedback franco e aberto, não tenha medo de ouvi-lo. 

Treine, alinhe e treine essa é a nossa palavra de ordem, crie uma matriz de treinamento, identifique os gargalos, às vezes o funcionário não é ruim, ele só está sendo subutilizado e tem muita ainda a contribuir com a sua empresa. 

Precisa de ajuda para organizar seu processo administrativo-financeiro? Converse com um de nossos especialistas. Nós podemos te ajudar a traçar um bom plano para sua empresa alinhar sua equipe e obter os melhores resultados!