Guia de sobrevivência do analista de negócios - 10 melhores técnicas

Este artigo descreve técnicas que podem ser utilizadas basicamente por qualquer pessoa que trabalhe em um escritório, mas com foco nos analistas de negócios.

Analistas de negócio geralmente tem mais contato com mais membros da empresa que os demais colaboradores, pois eles atuam tanto na equipe de TI quanto na equipe de negócios (que envolve diversos setores da empresa e também dos clientes). É muito comum que sejam chamados para explicar ao coordenador do setor dados sobre os requisitos levantados, possíveis soluções para um determinado problema, alinhamento da solução (software) com os requisitos do negócio e etc.

A maneira que o analista de negócio interage com cada uma destas pessoas, setores ou clientes é um fator crítico se ele deseja estabelecer relações sólidas com os mesmos.

1 – Seja cortês

É bom saber das coisas, mas independente de quantos livros você leu ou até mesmo escreveu, se as pessoas percebem que você é uma pessoa difícil convivência, elas começarão a te evitar. Se você é um contratado isto resultará, na melhor das hipóteses, em não renovação do seu contrato. Se você é um funcionário, você pode se encontrar executando tarefas extra projetos, que exigem o mínimo de interação com pessoas. Independente da sua posição, o resultado não é bom, então faça um esforço e seja cortês com os colegas de trabalho e você perceberá que seu dia será bem melhor. Lembre-se, você nunca será importante demais para ser educado com as pessoas (John Batiste).

2 – Escute

Se você é um bom analista de negócios você com certeza tem muitas dicas para dar e muitas histórias para contar. O desafio aqui é limitar o compartilhamento da sua experiência profissional e passar mais tempo escutando do que falando. É um comprimido difícil de tomar, mas você pode não ser tão interessante quando você pensa e nem todo mundo vai gostar de escutar suas “histórias de guerra”. Você não vai aprender nada se você está o tempo todo falando, então coloque o seu ego de lado e comece a escutar.

3 – Lembre-se dos nomes

Você já foi apresentado a alguém e esqueceu seu nome imediatamente? Você não está só! Como analista de negócios você tem contato com tantas pessoas, com tantos nomes e rostos para serem lembrados que em determinado ponto você começa a não guardar certas informações. Há várias técnicas que você pode utilizar para guardar nomes, mas tente praticar pelo menos uma delas: “Quando você for apresentado para alguém, repita o nome da pessoa. Exemplo: Olá Carlos... Olá Vanessa”. Isto vai enfatizar o nome da pessoa em sua memória.

4 – Pesquise sobre a empresa do cliente (interno ou externo)

Se equipar com conhecimento sobre a empresa na qual você está estabelecendo contato demonstrará ao seu cliente que você está interessado e também permitirá que você ajuste sua abordagem de acordo com a cultura e ambiente da empresa. Alguns fatores que são importantes na hora de fazer estas pesquisas são:

• Tamanho da empresa e número de empregados
• Cultura, estrutura e missão da empresa
• História da empresa
• Concorrentes da empresa
• Condições de trabalho
• Principais produtos, serviços ou programas
• Localização da matriz e das filiais
• Descrição dos cargos
• Código de vestimenta (dress code)

5 – Faça de suas ideias, as ideias do cliente

Como analista de negócios você é contratado para usar a experiência que você adquiriu ao longo dos anos para propor soluções inovadoras e criativas. Seu objetivo é contribuir com o sucesso do projeto, esta é sua essência. Você não está pleiteando uma promoção, mas o seu cliente pode estar. Se o projeto ou iniciativa onde você está trabalhando teve sucesso as chances de seu cliente ou contato no cliente ser promovido ou reconhecido são grandes, isto porque quem te contratou foi inteligente e sua entrega foi boa, portanto, digna de reconhecimento. Apesar disso, tente ser humilde e deixe as pessoas que te contrataram ficarem bem na situação e levar o crédito pelo seu trabalho. Se você coloca aqueles que estão em sua volta na frente, isto será notado, seu cliente vai gostar e você será recompensado com respeito.

6 – Entregue mais que o esperado

Seu cliente deixou suas expectativas bem claras para você e obviamente que você vai priorizá-las na entrega, mas isto não significa que você deva entregar somente o que é esperado pelo cliente. Exceder a expectativa do cliente nem sempre gerará aquele “uau!”, porém há várias outras maneiras que podem gerar valor ao serviço prestado por você. Pensar fora da caixa e evitando o status quo, se perguntar se há uma melhor maneira de executar as tarefas e ter em mente o que é melhor para os interesses do seu cliente com certeza irá exceder as expectativas dele.

7 – Faça amizade com os assistentes administrativos

Apesar dos assistentes administrativos não terem um dos maiores salários da empresa, eles possuem um papel chave no sucesso do projeto. Normalmente eles são a primeira pessoa na empresa a atender seu telefonema. Eles são responsáveis por agendar as reuniões, organizar assinatura de documentos e etc.

Eles são o elo de comunicação com os executivos da empresa e eles tem o poder de te ajudar ou prejudicar se assim desejarem. Se você os trata com respeito eles serão mais prestativos em fazer as coisas acontecerem para você. Se você os trata mal, poderá ter dificuldade na entrega de muitas atividades que passam por eles.

8 – Vire amigo daquele cliente difícil

Fatalmente em um projeto você encontrará uma pessoa que é difícil de lidar. Este é o tipo de pessoa que que te irrita quando não é cooperativa, quando discorda de tudo que você faz, quando não é amigável e etc. Se isto ainda não aconteceu com você, fique calmo, é só uma questão de tempo. E se isto já lhe aconteceu, provavelmente acontecerá de novo, então é uma boa ideia se equipar com algumas maneiras para lidar com este tipo de pessoa. O primeiro passo é entender que sempre há uma linha tênue que faz com que a pessoa difícil seja difícil. Ela pode estar se sentindo insegura em seu carfo, ela pode estar com a sensação de que seus colegas de trabalho não a tratam da forma que deveriam ou até mesmo, pode estar problemas pessoais. Independente do problema que esta pessoa tenha, você não vai querer ser mais um problema na vida dela se tornando uma ameaça. Tente não a coloque em conversas ou reuniões onde ela se sentirá ameaçada e escolha com sabedoria os tópicos que você vai discutir com ela. Seu objetivo é fazer com que esta pessoa se sinta valorizada.

9 – Revise toda documentação que você enviar

Somos todos escritores e leitores que precisam ser entendidos e que precisam entender. Qualquer documentação que você gerar será uma direta representação da qualidade do seu trabalho.

Com o corretor ortográfico não há desculpas para erros de ortografia e, uma gramática pobre pode contribuir para confundir o leitor e pode gerar ambiguidade no entendimento.

10 – Às vezes, “bom o bastante” é “perfeito”

Até agora tudo que falamos foi tentar ser melhor no que fazemos quando atuamos como analistas de negócio. Falamos sobre falar menos e escutar mais, lembrar o nome das pessoas, ser humilde e não buscar aprovação e reconhecimento o tempo todo, cumprimentar pessoas pela manhã (quando tudo que queremos é ficar a só com nosso café lendo nossos e-mails), falamos de trabalhar com pessoas rabugentas, sobre escrever documentos fabulosos e por aí vai. Mas, as vezes não há nada de mais em tirar um descanso de toda esta perfeição e ficar satisfeito com quem você é. Não estou falando de ser negligente, mas de adquirir um equilíbrio entre o desejável e o alcançável.

A documentação perfeita que nunca é concluída, por exemplo, nunca será mais eficaz do que uma documentação que tem 80% de sua qualidade já entregue e cujos 20% faltantes podem não valer a pena pelo esforço necessário para alcança-lo.