Afinal de contas, pra quê serve o tal do TMS?

Recentemente, muita gente vêm me perguntar sobre transportes, logística, fretes, e consequentemente, sobre os sistemas que suportam essas operações. E um dos mais populares é o TMS.

A sigla “TMS” significa Transportation Management System, ou sistema de gestão de transportes, aos mais íntimos :).

Mas afinal de contas, o que esse sistema faz?

Antes de tudo, é importante que saibamos que um TMS é um sistema ERP. No caso do Protheus, da TOTVS, faz parte do ERP, sendo um módulo dele, e têm a “simples” função de gerenciar operações de transportes de cargas. (É importante citarmos, pois o Protheus também possui o módulo de gestão de transportes de passageiros).

Outro ponto importante é que o TMS foi feito para atender prestadores de serviços de transporte, ou seja, aquele que emite CT-e (que é a nota fiscal eletrônica do transportador).

Ok, mas na prática, como funciona?

O TMS atende praticamente todos os processos de uma empresa de transporte. Vamos dar um exemplo?

Imagine que você acabou de adquirir uma transportadora, agora vamos listar algumas coisas que vamos precisar pra que nossa empresa funcione:

• Veículos e Motoristas? Ok! Precisamos, e vamos cadastrá-los;
• Quais regiões eu vou atender? Preciso montar um plano de regiões que pretendo atender, cadastrando minhas estruturas de regiões e rotas;
• Tabelas de Frete: Em transportes, meu produto é um serviço, e meus preços eu listo em tabelas. São as chamadas Tabelas de Frete, onde eu precifico todos os serviços que vou prestar.
• Para todo cliente meu, é necessário que eu controle contratos, e formalize meus preços, pois podem variar de acordo com meus serviços;

Ok! Já tenho minha frota e formei meus preços e condições, agora mãos a obra!

• Operações e viagens: Agora que eu já tenho meus cadastros, eu preciso administrar minhas viagens. E eu faço isso através de apontamentos. No mercado, eu chamo essa gestão operacional de “torre de controle”. É neste momento que eu devo informar estas operações ao Governo, através de Manifestos, ou MDF-e. (Ressaltando que ambos são a mesma coisa. Sendo o MDF-e sua versão eletrônica).
• Ocorrências: Ok! Tudo em ordem, mas e se algo der errado? Preciso também de um controle de ocorrências de transporte, dessa maneira, as operações ficam transparentes tanto pra mim, quanto para os meus clientes. Ah! Também é comum utilizarmos ocorrências para confirmar entregas! (Afinal de contas, também temos que dar boas notícias!)
• Atendimento: Ter uma boa equipe de atendimento é essencial, e um sistema para controlar meus agendamentos e coletas (quando eu busco a mercadoria no meu cliente) é essencial!
• Tudo perfeito e funcionando, nossa empresa de transportes está quase pronta! Agora só falta uma coisa: Faturamento! Preciso de um controle, e de um sistema para incluir, escriturar e faturar minhas notas fiscais contra meus clientes, e ver a mágica acontecer! Ouvi dizer que um tal de TMS faz isso!

E aí está o pulo do gato. O TMS (especificamente o TMS Protheus) faz todos os itens que listei acima, e por fim, cuida da emissão e transmissão dos meus conhecimentos de transporte eletrônicos. Transmitindo para a SEFAZ e me gerando contas a receber!

Em resumo, este “cara” cobre praticamente toda a minha operação, cadastros, rotas, viagens, preços, contratos, SAC, ocorrências e faturamento, controlando todo o dia a dia de quem oferece serviços de transportes.

Obviamente, há um universo por trás desse simples exemplo que dei, nos próximos artigos detalharei um a um!

Até a próxima!