COMO ACABAR COM AS REUNIÕES IMPRODUTIVAS

Com frequência ouvimos pessoas se queixando de reuniões. Dizem que participam de reuniões em excesso e que elas são perda de tempo. Outras vezes, indicam que não entendem o motivo de certas reuniões. Invariavelmente afirmam que as reuniões são improdutivas.

Bem, preciso te contar um segredo: não existem reuniões improdutivas!

Uma reunião é o agrupamento de pessoas num mesmo local para tratar de algum assunto, de qualquer natureza. Na verdade, em tempos de conectividade total a questão do local já foi superada há anos: podemos participar de reuniões nas quais os participantes estão todos distribuídos por qualquer lugar do globo. Basta utilizar alguma das diversas plataformas tecnológicas disponíveis, tais como Skype, GoToMeeting, HangOuts, Webex, Zoom.us, dentre inúmeras outras.

Se eu afirmei logo acima que não existem reuniões improdutivas, por que tantas pessoas reclamam das mesmas? Vamos analisar alguns dos problemas mais comuns em reuniões:

• Pontualidade para início e término: muitas organizações enfrentam esse problema. É uma questão cultural, a meu ver. De forma geral, não temos o mesmo zelo com a pontualidade que outras nações costumam apresentar. Assim, um participante chega atrasado; alguém sai para um café enquanto não chegam os demais; os demais chegam e aí é preciso esperar o que saiu para tomar café. Socializamos um pouco, perguntamos pelo filho do amigo, brincamos com o resultado do jogo de ontem. Enfim, desperdiçamos tempo. Não quero ser radical e dizer para não mais socializarmos, pois isso faz parte de nossa cultura. Mas, isso tem um preço.
• Distrações: interrupções, conversas paralelas (sobre o tema da reunião ou não), bem como os famigerados celulares puxam a atenção das pessoas. Isso muitas vezes demanda recapitulações de assuntos já tratados.
• Dispersão: acontece em debates em grupos no Whatsapp, acontece nas reuniões. É comum a falta de foco, levando a debates sobre assuntos correlatos ao tema da reunião num primeiro momento. Depois, a conversa vai se distanciando do tema principal e o tempo foi gasto sem explorar o tema central da reunião, o que nos leva muitas vezes ao problema abaixo.
• Falta de tomada de decisão: certamente é frustrante encerrar uma reunião afirmando “precisamos marcar uma reunião”. A não ser que uma reunião diferente e com pessoas diferentes seja a próxima ação, alguma decisão deveria ter sido tomada – ou ao menos, a alguma conclusão deveríamos ter chegado.

Você percebeu que esses problemas não surgem do nada? Notou que eles não “brotam misteriosamente” do chão?

Os problemas não foram criados pela reunião, mas sim pelas pessoas. Logo, podemos concluir que não existem reuniões improdutivas. O problema é que existem pessoas improdutivas. Logo, o segredo para acabar com as “reuniões improdutivas” é nos tornarmos pessoas produtivas.

Assumindo que você já analisou seu cenário e que uma reunião é realmente necessária, veja algumas regras que podem ser muito úteis.

• Agendamento: marque as reuniões com a devida antecedência para cada caso. Lembre-se de confirmar a presença dos participantes um dia ou dois antes. Se a situação pedir, confirme mais uma vez no dia da reunião.
• Infraestrutura: além de confirmar a presença dos participantes, confirme com antecedência também a alocação dos recursos, como a sala de reunião, notebook, datashow, quadro branco ou quaisquer outros recursos que sejam necessários.
• Horários: sempre que puder, evite horários em que as pessoas normalmente tem problemas com o trânsito (logo no começo da manhã, por exemplo). Defina o horário de início da reunião e também a hora em que ela deve ser encerrada.
• Roteiro: você obrigatoriamente precisa de um roteiro. Quais são os assuntos que devem ser tratados? Existe uma sequencia ideal para tratar dos assuntos? Quais tópicos não deverão ser tratados naquele momento? Uma reunião não é um bate papo, mas sim uma técnica de discussão e isso exige preparação. As pessoas devem receber essas informações previamente, de tal forma que possam se preparar, estudar, levantar informações, etc.
• Pontualidade: sempre dê o exemplo, principalmente se você é o responsável pela reunião. Chegue com alguns minutos de antecedência. Inclusive, isso te dará tempo para testar equipamentos (notebook, datashow, conexão com internet, etc) antes do horário da reunião, evitando que ela atrase por problemas técnicos. Mesmo que as pessoas não sejam pontuais, não se deixe contaminar. A pontualidade é um sinal de respeito ao seu próprio tempo e ao tempo do outro.
• Objetividade: quando for conduzir uma reunião, será necessário que você desempenhe um papel por vezes “chato” ou “desagradável”. Se as pessoas iniciarem conversas paralelas ou se distraírem em seus celulares, de forma polida e cortês, lembre aos participantes que a presença e atenção deles é importante para a tomada de decisão. Além disso, lembre-os sempre que a celeridade desta reunião é do interesse de todos, pois poderão sair dali mais rapidamente e com menos stress.
• Plano de ação: a reunião precisa chegar a algum lugar. Uma decisão deve ser tomada, devemos chegar a alguma conclusão. Como resultado disso, defina um plano de ação, com os próximos passos que devem ser tomados e quem são os responsáveis. Nem que seja apenas um esboço a ser melhor estudado posteriormente, só saia da reunião com um plano de ação. Registre tudo da forma mais adequada para sua organização e encaminhe as informações, inclusive para pessoas que poderão ser acionadas após a reunião, mas que não estavam presentes.

Não existe uma bala de prata para acabar milagrosamente com os problemas das chamadas “reuniões improdutivas”. Até por que, como vimos, as pessoas é que precisam se tornar mais produtivas. Isso demandará persistência, disciplina e, principalmente, planejamento.

“O segredo não é priorizar seu planejamento, mas planejar suas prioridades.”

- Stephen Covey