Como fazer uma apresentação para o CEO?

Uma empresa multinacional possui um programa de desenvolvimento de liderança, onde os participantes são divididos em grupos que, durante um ano, trabalham na elaboração de um projeto para ser apresentado aos diretores. Os projetos aprovados são executados pelos grupos que o elaboraram, trazendo ótimas oportunidades de aprendizagem e coaching.

A grande maioria desses futuros líderes é composta por engenheiros. A apresentação do projeto limita-se a 20 minutos.

Há dois anos, o CEO da empresa, que fica nos Estados Unidos, resolveu assistir a essas apresentações no mundo inteiro e ele mesmo aprovaria ou não os projetos. Viria ao Brasil em setembro. Estávamos em agosto, quando meu telefone tocou. Fui contratado para ajudar a preparar os participantes para essa apresentação que, além do fato de ser feita diretamente para o CEO, seria em inglês.

Eram 6 grupos. Trabalhei 3 dias, dois grupos por dia. Pedi que o primeiro grupo fizesse sua apresentação como eles haviam preparado. Combinamos de tocar um alarme aos 20 minutos e a apresentação seria interrompida se ainda não houvesse acabado. Soou o alarme, a apresentação foi interrompida, faltavam ainda uns 10 minutos para terminar.

Fiz uma pergunta ao grupo: quais são as duas coisas que tiram o sono de um CEO à noite? Que coisas são essas que não saem da cabeça do CEO 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano?

Como ganhar mais e como gastar menos. Essas são as duas coisas. Perguntei: "em qual dessas duas categorias se encaixa esse projeto?" Porque se não se encaixar em nenhuma, não vale a pena sequer apresentar. "Esse projeto vai trazer uma economia". "De quanto em um ano?", perguntei. "Aproximadamente US$ 150 mil". Então eu disse: "Primeiro slide, redução de US$ 150,000.00 / ano". "Como você vai conseguir isso?" Eles explicaram, pedi para resumir em um parágrafo. "Esse é o seu segundo slide". "Que recursos vocês necessitarão para isso? - orçamento, pessoas, tempo?" Eles informaram. "Esse é o terceiro slide. Ponto. O restante da informação, coloquem em um "handout" e entreguem se ele pedir, ou respondam às perguntas que ele fizer.

Conclusão: a média de tempo foi de 7 minutos por apresentação.

É impossível para um CEO assistir a 6 apresentações de 20 minutos cada. Após 5 minutos, seu e-mail já está pulando para fora do smartphone. São muitos assuntos, muitas coisas para pensar, muitas decisões a serem tomadas.

Setembro chegou. As apresentações foram feitas. Todos os projetos foram aprovados. Ele saiu do Brasil com uma ótima impressão do programa e daqueles jovens, que comunicaram tão eficazmente suas mensagens.

Sempre que tiver uma apresentação para fazer, coloque-se no lugar do seu público e pense em como eles melhor receberão a sua mensagem.