Comunicação em tempos de trabalho remoto e Covid-19

Você tem enfrentado uma quantidade sem fim de reuniões, mensagens por e-mails, Whatsapp, vídeo conferências, com interrupções intermináveis?

Acredito que o trabalho remoto na verdade, só trouxe a tona, uma dificuldade de antes: centralizarmos a comunicação de forma efetiva e assíncrona.  A comunicação sempre foi importante, mas em tempos de trabalho remoto, conseguimos perceber com mais clareza que cada vez mais as pessoas precisam da informação que temos e não necessariamente de nós.

Sendo assim, que tal eleger uma ferramenta como o Microsoft Teams por exemplo (ou outra da sua preferência) e combinar com sua equipe de trabalho que determinado projeto ficará nesse “ambiente digital”.

Imagine um lugar onde podemos acessar tudo que precisamos para realizar nosso trabalho e de forma organizada?

Comunicação empática e pró-ativa

Mas para não sermos interrompidos a todo momento, precisamos ter uma comunicação pró-ativa, e sempre nos anteciparmos pensando o seguinte:

1. o que o outro precisa saber de mim nesse projeto para avançar?

2. Existe algo que eu possa detalhar mais? Talvez eu grave um vídeo ou áudio explicando com mais detalhes e deixe nessa “pasta do projeto”

3. estou envolvendo as pessoas desse projeto, dando a chance de opinarem, de tal maneira que possamos construir juntos toda a jornada?

4. quais arquivos devo deixar disponível para o acesso?

5. nessa sala ou pasta virtual do projeto, as tarefas de cada um e prazos de cada etapa estão claros e de acordo entre as pessoas?

6. como dou transparência ao que está sendo feito nesse projeto?

Quando nos adiantamos em uma comunicação eficiente e assíncrona assim, temos mais tempo para pensar em estratégias e distribuir nossas atividades de uma melhor forma.

• Uma comunicação pró-ativa, que pensa nas necessidades de quem lê

Comunicação Simples

Gosto muito do conceito de comunicação simples, que tirei do site Comunica Simples

“Linguagem Simples é um conjunto de práticas de comunicação que facilitam a leitura e a compreensão de textos e documentos

Tem a intenção de minimizar as dúvidas de quem lê.

Considera o público-alvo para organizar as ideias, escolher as palavras mais familiares, estruturar as frases e determinar o design.

Evita jargão e termos técnicos. Mas, se for inevitável, deve explicá-los. Sempre testa se o público-alvo entendeu bem o texto antes de publicá-lo.

O objetivo é que um texto em linguagem simples seja entendido logo primeira leitura. A pessoa consegue localizar com rapidez a informação, entendê-la e usá-la.” Veja um exemplo da Heloisa Fischer de aplicação de linguagem simples.

Exemplo de texto antes e depois

Hospital Federal da Lagoa (Folheto)

Até 2016, o Hospital da Lagoa, na zona sul do Rio de Janeiro, distribuía um folheto com dicas para prevenir infecção hospitalar era de difícil leitura.

Havia uma massa de texto grande, com muitos termos técnicos e nenhuma imagem.

ANTES:

Uma leitura pouco convidativa para informações de extrema importância.

Heloísa Fischer foi voluntária do Hospital da Lagoa e teve a oportunidade de reescrever o folheto em linguagem simples.

A direção do hospital aprovou as mudanças e o folheto passou a circular em nova versão.

DEPOIS:

A comunicação não pode ser um elo fraco

Nunca achei que as ferramentas são mais importantes que as pessoas, mas também entendo, que se não tivermos uma vontade de nos comunicarmos de maneira mais assertiva, não há ferramenta no mundo que resolva.

Como você faz para lidar com esse excesso de comunicação no seu trabalho todos os dias? Me conta aqui?

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Abraço afetuoso,

Adriana

* esse artigo foi publicado originalmente em www.adrianaferrareto.com.br