A Curva Y dos Softwares de Gestão Empresarial

Na empresa em que você trabalha existe um ERP, Enterprise Resource Planning ou Software de Gestão Empresarial, que suporta o seu trabalho operacional e gerencial no dia a dia? Se a resposta for sim, então este artigo é pra você e vai te ajudar a entender que sua vida profissional e seus resultados poderão ser bem mais produtivos.

Antes de falar sobre melhores resultados, vamos entender primeiro o que eu chamo de curva Y. Imagine que sua empresa resolveu implantar um ERP. No momento da implantação, normalmente, é realizado um trabalho de análise dos processos da organização, onde são discutidos, alterados e criados novos. Depois vem a fase de configurações do software, conforme definição dos processos, em seguida o treinamento dos usuários e finalmente o grande dia: o dia da virada, o dia de iniciar pra valer o uso do ERP. No mundo teórico, tudo perfeito e maravilhoso nos primeiros meses. Este período é o que denomino de “Caule” do Y. Porém, com o passar do tempo, vai ocorrendo o distanciamento entre o conhecimento, usabilidade e adequação dos processos ao real poder e valor do produto adquirido, fazendo com que os “braços” do Y, a parte de cima, iniciem um movimento de distanciamento e, com o passar do tempo, eles fiquem cada vez mais distante. Quanto maior a curva, maior será a insatisfação dos funcionários e gestores da empresa com o produto e, com certeza, isso reduzirá a produtividade e resultado da equipe e da empresa.

A curva Y varia bastante de empresa para empresa. Entre as principais causas estão:

• O turnover nas instituições estão maiores a cada dia e, por isso, o conhecimento do sistema e dos processos estão suscetíveis a serem perdidos;
• As mudanças de processos promovidas sem o envolvimento da equipe de TI e/ou do fornecedor do produto para garantir a aderência do software ao processo proposto;
• Com as metodologias ágeis, as empresas estão entregando mais funcionalidades nos produtos com maior velocidade;
• Atualizações esparsas das novas versões e com objetivo exclusivo de correção de BUGs;

Além destas causas, que considero comuns do aumento da curva Y, existe uma última que, na minha opinião, é a mais importante e, por isso, vou falar mais um pouco: A visão e o tratamento que o board da companhia tem com a equipe de TI. Qual o papel da TI: estratégico ou operacional? E o orçamento dedicado à área? Todas as causas colocadas aqui passam e dependem deste fator. Quanto mais estratégica e maior orçamento for dedicado à TI, menor será a chance de termos uma curva Y acentuada e melhor poderá ser a eficiência operacional da companhia como um todo.

É evidente que quanto maior a curva Y, maior será o custo operacional e o risco de perda de receita. Sei que é difícil quantificar e trabalhar em cima de uma análise de ROI inicialmente, mas imagine que seu time tem o desafio mensal de encher um reservatório de água e que tivesse alguns pequenos vazamentos não visíveis. É delicado quantificar quanto de esforço seu time precisou empreender para enchê-lo com os vazamentos e quanto de água se perdeu nesse processo, mas você sabe que o esforço foi maior e que a quantidade de água também. Se soubesse onde estava o vazamento já o teria consertado e, mensalmente, você poderia encher o mesmo reservatório com um time menor, gastando menos água.

Quem não quer maior eficiência operacional com risco positivo de incremento de receita?

Você deve estar pensando agora: ”ihhh tenho um problema nas mãos”! Mas o que acha de colocar o óculos da oportunidade e passar a enxergar todas elas e os ganhos que você, sua equipe e a empresa terá com a execução de ações para reduzir ou eliminar a curva Y?

Destaco algumas iniciativas que poderão ser implantadas, mas depende do investimento e do número de ações que o seu projeto contemplará. O legal é que você pode testar, sem um custo alto, em apenas um setor da companhia, avaliar os resultados e depois multiplicar para as demais áreas de acordo com um fluxo de caixa planejado. São elas:

• Possuir um onboard para novos funcionários: processo de entrada bem estruturado onde ao final ele tenha um bom conhecimento do sistema e dos processos utilizados na companhia;
• Ter um plano de atualização das novas versões estruturado e periódico;
• Substituir o foco das atualizações de BUGs para melhoria de processos e implantação de novas funcionalidades;
• Reestruturação da equipe de TI com foco na análise das novidades do produto, apresentando para as áreas de negócio e executando projetos de implantação de novas funcionalidades de forma constante;
• Criação de um comitê de TI para aprovação de mudança de processos e/ou aprovação de novas funcionalidades;

Com estas e outras ações é possível montar um projeto que traga resultados a curto e médio prazo. Dependendo do tamanho da curva Y da sua companhia ou se você não conhece o potencial do seu ERP, sugiro que você convide a empresa fornecedora do software a fazer um trabalho de revitalização do produto. Neste trabalho deverá ser avaliado o nível de usabilidade do sistema atual, a sua aderência aos processos, analisar os processos atuais, atualizar para a versão mais nova, sugerir e implantar as mudanças acordadas, podendo ser em processos ou sistema. São ações semelhantes à implantação do produto e que possibilitará a eliminação da curva Y nesse momento. É importante que, antes do início do projeto, sejam escolhidos alguns indicadores com o objetivo de avaliá-los meses após a execução do projeto e, consequentemente, o avaliar o tamanho do seu vazamento.

Sabemos que fazer mais com menos é o que todos buscam, principalmente nos períodos de crise, e nessa busca pela eficiência operacional devemos olhar sob todos os aspectos. Portanto, se questione: utilizo o máximo da solução que adquiri? Ela está totalmente aderente aos seus processos? Projetos de aderência e revitalização custam pouco e podem trazer grandes resultados!