Dicas para organização de dados na construção de demonstrativos

por Rodolfo Paes de Farias

Com nossa experiência na implantação das soluções Movtech Budget e Movtech Stats, percebemos que a organização dos dados é um desafio comum para a construção de demonstrativos e apresentações de forma segmentada. 

Quando falamos de demonstrativos, não estamos nos referindo apenas aos relatórios consolidados de uma empresa, mas também àqueles que precisam ser segmentados por unidade de negócio, produto, região, entre outros recortes. Organizar esses dados de maneira estruturada é essencial para oferecer análises confiáveis e claras. 

O caso da empresa Saboro 

Para ilustrar essa questão, imagine a companhia fictícia "Saboro", uma fabricante de alimentos que produz pães, biscoitos e bolos. Após uma reunião de conselho em que foi apresentado o DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício) consolidado, o conselho solicita ao controller da empresa que também apresente o DRE por linha de produto. 

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De volta ao escritório, o controller inicia sua análise e se depara com os primeiros desafios ao tentar construir o DRE segmentado. Ele observa, por exemplo, que os dados de receita na contabilidade estão todos centralizados em uma única conta, sem separação por tipo de produto ou centro de resultado. Decidindo buscar outras fontes, ele recorre aos dados de faturamento, mas logo percebe que, mesmo ali, falta uma classificação por linha de produto. Para avançar, ele se vê obrigado a criar uma planilha manualmente, onde lista os códigos de produtos e os agrupa em linhas específicas como "Pães", "Bolos" e "Biscoitos". 

Esse é apenas o começo. A cada nova linha do DRE, ele encontra novos desafios: 

· Alocação de custos: não há separação de custos por linha de produto. 

· Despesas exclusivas: as despesas específicas de cada linha de produto não estão segregadas. 

· Rateios: regras de rateio com critérios mal definidos, sem relação direta com a operação, acabam afetando os resultados de maneira arbitrária em certas linhas de produto. Isso distorce a análise de desempenho por segmento e dificulta a tomada de decisões fundamentadas. 

· Regras frágeis: surgem regras complexas e frágeis, como "todas as despesas da conta 1789 na unidade XPTO vão para a linha de pães, exceto quando a origem do lançamento é Y, caso em que vai para biscoitos". A criação dessas regras complexas torna o demonstrativo suscetível a erros, e qualquer operação fora do padrão gera inconsistências nos números. 

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Assim, a estruturação inicial dos dados se torna crucial. Sem uma base organizada, cada novo produto ou mudança no portfólio representa um enorme esforço de reestruturação para garantir a confiabilidade das análises. 

Dicas para uma estruturação de dados eficiente

Para evitar esses problemas, é essencial adotar práticas que tornem a estrutura dos dados mais sólida e acessível: 

1. Planeje a estrutura dos dados: defina desde o início como os dados serão organizados para atender às demandas de análise, com categorias bem definidas para cada produto, centro de custo e unidade de negócio. 

2. Trabalhe em parceria com a área de TI: contar com o apoio do setor de tecnologia facilita a criação de sistemas que integram os dados de maneira estruturada, o que garante uma análise mais eficiente e confiável. 

3. Revise e atualize a estrutura conforme necessário: acompanhe as mudanças no portfólio e nas necessidades de análise para ajustar as categorias e garantir a consistência nos relatórios. 

É como costumo dizer, organizar os dados de maneira eficaz é essencial para criar demonstrativos e relatórios precisos e confiáveis. Quando a estrutura dos dados é pensada desde o início, o trabalho de análise se torna muito mais ágil e seguro, permitindo que decisões importantes sejam tomadas com base em informações consistentes. 

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Antes de criar o próximo demonstrativo ou dashboard, vale a pena revisar a organização dos dados: os registros estão prontos para serem segmentados facilmente? Há integração com a área de TI para garantir a qualidade das informações? Com esses cuidados, evitam-se retrabalhos e o processo ganha eficiência. 

Gostou do conteúdo? Quer conversar sobre como melhorar a estrutura dos dados na sua empresa? Fique à vontade para entrar em contato, será um prazer ajudar.

Abraços e espero que tenha tido uma boa leitura.

Atenciosamente,