EVENTOS EDUCACIONAIS - O QUE LEVAR EM CONTA?

Provavelmente, a equipe de gestão escolar já está preocupada com o retorno dos professores e esperada formação do início do semestre.

A prática comum em escolas públicas e privadas requer uma organização por parte de coordenadores e diretores em âmbito escolar ou ainda de mantenedores e secretarias de educação.

Diante disso, o período de retorno do ano letivo precisa ser planejado com foco na disseminação de conteúdo relevante para os professores que serão recebidos e por isso compartilho algumas dicas na hora de montar seu evento educacional:

1)    Busque entender o que o seu público precisa: Sejam professores, estudantes ou familiares, é preciso que o organizador conheça quem serão as pessoas convidadas para o evento e é importante realizar um briefing sobre o que o público tem interesse, qual o melhor horário para o acontecimento do evento, o que é importante em um evento para esse público, enfim, todas as informações que podem tornar o evento mais conectado com o público.

2)    Recursos: Tão importante quanto entender o que o público precisa é saber o quanto poderá ser investido com palestrantes, espaço, serviços de bebida e alimentação, som, iluminação, fotografia e vídeo, material de divulgação, equipe de recepção e apoio, enfim, é preciso saber qual o valor que poderá ser empregado para o evento e mesmo que seja um evento sem custo, quais os recursos serão utilizados que precisam ser conferidos (kit multimídia, lembrancinhas, espaço organizado na sala dos professores ou na entrada da escola, etc.).

3)    Fornecedores: A partir do conhecimento dos recursos disponíveis, é preciso verificar parceiros que sejam de confiança, pois irão fornecer, em suas respectivas áreas, produtos/serviços que farão diferença no evento. Assim, é importante buscar os fornecedores que lhe trarão o melhor custo-benefício e que tenham credibilidade no mercado. Para isso, se for um novo fornecedor é importante pedir algumas recomendações para verificar se o trabalho já realizado é de qualidade.

4)    Ofereça um tema interessante aos participantes: Quando convidamos pessoas para reuniões sem oferecer o motivo ou enviar uma pauta, as pessoas se perguntam se realmente deveriam ir ou se a reunião será importante, por isso, quando convidamos pessoas para um evento educacional, precisamos mostrar que o tema está alinhado à necessidade daquele convidado estar ali. Bom, diante disso, definir um tema, envolver todos os parceiros neste tema, sejam eles da decoração do evento ou o palestrante principal, tornará seu evento mais atraente. É importante ainda que o momento principal do evento seja enfatizado na divulgação.

5)    Definição do espaço para o evento: Tão importante quanto o tema é o espaço adequado para o evento. Imagine uma palestra com um grande palestrante, acontecendo em lugar grande, porém pouco arejado e sem ar-condicionado, em uma cidade de clima quente. Bom, você já deve ter ido a palestras, workshops e outros eventos que alguns participantes ficaram em pé ou as cadeiras eram desconfortáveis para longas quatro horas sentado. Se você já viveu algo parecido, saiba que tudo isso é porque não houve harmonização do espaço do evento. Isso quer dizer que todo e qualquer evento precisa ser preparado para o público que o recebe, seja com elementos de iluminação, som, mobiliário adequado e ambiente preparado. Então, se você está pensando no retorno dos professores e está preocupado com aquela pequena sala de professores que não cabe todos os profissionais dos dois períodos letivos, é bom repensar os espaços e se a palestra de acolhida dos pais e alunos não couber no anfiteatro, tente colocar na quadra da escola, aproveitando o espaço mais arejado.

6)    Divulgue o evento: Promova diversas ações de divulgação, seja por redes sociais, convites impressos, cartazes, banners, boca a boca, busque a que melhor atender seu público. Falo por experiência própria. Em uma determinada ocasião, estava divulgando um evento por e-mail, porém os convidados não tinham o hábito de acessar e-mails e aí partimos para ações em redes sociais e com isso, conseguimos chegar a todos os profissionais que precisávamos.

7)    Prepare a acolhida e encerramento inspiradores: Ao chegar a qualquer lugar gostamos de sermos recebidos, por isso a acolhida do seu público deve envolver mimos, abraços ou ainda um vídeo com as principais conquistas do semestre anterior. Dinâmicas de integração também criam um ambiente amistoso e preparam o conteúdo que será demonstrado em seguida. Ao encerrar o evento, busque deixar claro que tudo foi preparado para aqueles convidados, assim, encerre o evento com comemorações para que o participante tenha a certeza que valeu a pena ter empregado seu tempo ali.

Enfim, ao realizar um evento educacional, busque entender o que seu público precisa e ofereça o melhor cenário. O retorno destes eventos virão com feedbacks sinceros sobre o quanto foram acolhedores e interessantes ao público.