Gestão do Conhecimento - A ferramenta mais estratégica da empresa, que você provavelmente nunca ouviu falar

Criar e gerir o conhecimento dentro de uma empresa tornou-se, nas últimas décadas, uma questão de sobrevivência para as organizações. Mas como administrar um recurso abstrato e intangível? Entenda qual a importância deste processo para uma empresa permanecer competitiva no mercado.

Você já aprendeu com algum erro cometido por sua equipe no passado em sua carreira profissional? Ou teve a solução para algum problema que, por alguma razão, não foi aproveitada em outros setores da empresa? Sabe aquele profissional que é expert em uma função, e que se ele deixar a empresa, ninguém mais sabe fazer a tarefa dele? Tais situações são corriqueiras dentro do ambiente de trabalho, e todas elas tem algo em comum: envolvem o conhecimento adquirido pelos funcionários. Mas você já parou para pensar em como a empresa lida com estas situações? Como garantir que o conhecimento e as experiências desenvolvidas pelos funcionários permaneçam na organização e estejam disponíveis para todos?

Pois bem, existe uma estratégia adotada pelas organizações para lidar com estas situações: é a chamada Gestão do Conhecimento. Este é um assunto que passa despercebido no dia-a-dia dos funcionários, afinal, geralmente é a alta direção da organização que está envolvida com este tema. Mas tenho certeza de que, ao entender melhor o que é esta ferramenta, você acabará percebendo elementos no dia-a-dia do trabalho que fazem parte desta ciência moderna, desenvolvida nas últimas décadas do século XX.

"A Gestão do Conhecimento é o processo através do qual as organizações geram valor a partir dos seus recursos intelectuais e baseados no conhecimento"

Atualmente, as empresas encaram o conhecimento como um ativo da organização. Da mesma forma que os recursos financeiros, equipamentos, recursos humanos, dentre outros, recebem um tratamento específico, o conhecimento é gerenciado para ser utilizado de uma forma eficaz, gerando assim valor para a organização. Estes ativos do conhecimento são caracterizados pelo know-how da empresa, experiência e conhecimentos dos funcionários, patentes desenvolvidas, tecnologia empregada em seus processos, inovações, dentre outras.

O conhecimento em si pode ser encontrado em duas formas dentro da organização: ele pode ser tácito ou explícito. A diferença é simples: o conhecimento tácito é referente ao indivíduo, ou seja, todas as experiências, conhecimentos, pontos de vista, opiniões que ele carrega consigo. Ou seja, aquilo que está na mente do trabalhador. Já o conhecimento explícito é codificado, escrito. É todo tipo de informação que pode ser encontrada escrita em manuais, livros, planilhas eletrônicas, e-mails, disponível dentro da empresa.

O desafio das organizações está em gerar conhecimento e fazer com que ele seja compartilhado e disponibilizado dentro da empresa. Quanto mais pessoas tiverem acesso a um determinado conhecimento, maiores as chances dele se tornar uma boa ideia, ou um novo produto, ou uma melhoria de processo, certo? Pois bem, existem algumas teorias para tornar isso possível. A mais famosa delas foi desenvolvida por Ikujiro Nonaka, juntamente com Noboru Konno, em 1998, chamado de Espiral do Conhecimento. É um modelo proposto para explicar e estimular a criação do conhecimento nas organizações, que dispõe de 4 etapas (SECI): Socialização, Externalização, Combinação e Internalização. O modelo é denominado espiral pelo fato de ser um processo contínuo e infinito, ou seja, a tendência é de que o conhecimento seja cada vez mais elevado ao completar-se o ciclo. O conhecimento é gerado e combinado a partir da combinação de diferentes conhecimentos tácitos ou explícitos, ou da conversão da forma tácita para explícita, e vice-versa

1. Socialização: Combinação de conhecimento tácito-tácito. Por exemplo: dois profissionais conversando sobre novas ideias para a realização de uma tarefa.
2. Externalização: Conversão de conhecimento tácito em explícito. Por exemplo: Um dos profissionais, após essa conversa, decide escrever uma instrução de trabalho para a tarefa (escrever = tornar explícito o conhecimento).
3. Combinação: Combinação de conhecimentos explícitos, para produzir um novo conhecimento explícito. Por exemplo: um terceiro funcionário, ao ler a instrução de trabalho, compara-a com outras instruções já escritas, e faz uma revisão dela, propondo uma forma mais fácil de realizar a tarefa.
4. Internalização: Conversão de conhecimento explícito em tácito, através do learning-by-doing. Por exemplo, um aprendiz consulta a instrução de trabalho do passo anterior para aprender como realizar a tarefa, criando nele o conhecimento tácito.

Este processo está presente diariamente na rotina de qualquer empresa. Qualquer treinamento de uma nova tarefa, troca de e-mails, ou consulta aos documentos da organização trata-se de um processo de espiral do conhecimento. Uma simples troca de ideias faz parte deste processo. O desafio das organizações está em estimular os seus funcionários a desempenharem este processo. As barreiras individuais e coletivas, como receio em compartilhar o conhecimento com outras pessoas, resistência à mudança, paradigmas da empresa, dentre outros, são obstáculos para que a organização possa potencializar a geração do conhecimento. Às vezes, o seu colega de escritório tem a solução para seu problema na ponta da língua, e pelo fato de você não perguntar para ele, ou dele não compartilhar a experiência, o problema deixa de ser resolvido imediatamente!

A Gestão do Conhecimento é fundamental para que as empresas possam sobreviver no mercado atual. A capacidade das empresas de inovar em seus produtos comercializados, e de buscar formas mais eficazes de realizar seus processos e atividades deixou de ser um diferencial para se tornar questão de vida ou morte: de acordo com o livro de David Besanko, "Economics of Strategy", em média, 1/3 das empresas deixam de participar de um mercado para que novas empresas assumam seus postos. Então, as empresas se vêem obrigadas a disseminarem o conhecimento entre seus funcionários, e retê-lo na organização, na forma de documentos escritos, impedindo que ele escape para fora das paredes da empresa, ou ainda, caindo nas mãos dos concorrentes.

As empresas ainda podem se utilizar de outras estratégias para adquirir conhecimentos que elas não possuem, como por exemplo, alugar o conhecimento, financiando pesquisas universitárias ou contratando consultorias, adaptar-se a uma nova situação, quando uma crise surge e novos produtos ou formas de realizar a atividade devem ser criadas, fundir o conhecimento, criando equipes multifuncionais de trabalho, dirigindo recursos, como investindo em uma pesquisa de R&D da empresa, ou comprando o conhecimento que não possui, através da contratação de profissionais que possuam o conhecimento necessário para a empresa, ou adquirindo uma empresa que seja detentora de uma tecnologia ou patente necessária aos negócios da organização.

Algumas empresas investem pesado na questão da Gestão do Conhecimento. Como exemplo pessoal, posso mencionar a TenarisUniversity. Trata-se de uma universidade corporativa da Tenaris, uma empresa fornecedora de tubos de aço para o segmento petrolífero. Esta estratégia consiste-se em desenvolver um currículo com os conhecimentos necessários para os postos de trabalho da empresa, e através de uma estrutura que permite o desenvolvimento de treinamentos on-line sob demanda e in-company, garantir que os funcionários da companhia detenham os conhecimentos necessários para desempenhar aquela função específica de forma mais eficaz. Grandes empresas apostam no modelo de universidade corporativa para garantir que o conhecimento dentro da organização possa ser disseminado e criado, gerando inovação.

E você, conhece alguma estratégia de Gestão do Conhecimento que a sua empresa aplica? Se interessou pelo tema? Deixe um comentário explicando sua experiência com este tema!