Guia prático sobre as Consultorias Especializadas em Recrutamento & Seleção: Como mensurar, Qual escolher e Quando utilizar?

10ª Edição - Contratantes - Metodologia dos 5P's para utilização estratégica de Consultorias Especializadas em Recrutamento e Seleção!!!

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(56) METODOLOGIA DOS 5P's | Guia Prático para a Utilização de Consultoria Especializada em Recrutamento! - YouTube

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Esse artigo é para você Contratante que nunca utilizou consultorias especializada em recrutamento e seleção em seus processos seletivos, mas a complexidade e o volume de contratações em seu cenário atual, estão exigindo a busca por alternativas que possam ajudá-los nesse momento desafiador!

E esse momento de buscar potenciais fornecedores no mercado é ainda mais sensível, requer muita atenção, capacidade de mensuração e habilidade para negociar um bom contrato com o parceiro homologado! Por isso, eu compartilho com vocês a Metodologia dos 5P's, que será o seu guia prático nessa jornada!

Separe o papel e caneta ou prepare o print de tela do seu celular e desfrute de uma boa leitura com muito compartilhamento técnico!

Sabemos que o capital humano é o bem mais precioso de toda e qualquer organização e que a área de Recursos Humanos (RH) tem, ou ao menos deveria ter, papel de protagonismo junto ao board estratégico das Companhias, na construção de times de alta performance e de operações bem-sucedidas. 

Apesar disso, curiosamente, poucas empresas investem as devidas atenções, energias e recursos nesta área, especialmente quando se trata do subsistema de Recrutamento e Seleção (R&S).

A visão da área de departamento pessoal, travestida de recursos humanos, ainda é uma realidade extremamente presente no mercado nacional, em que o setor é responsável apenas pelas tarefas relacionadas à admissão, demissão, folha e benefícios, deixando a cargo dos gestores operacionais a formação de seus times, ou seja, atividades de R&S que nem sempre estão presentes em suas técnicas e softskills profissionais, além de desconsiderar uma gama significativa de outros subsistemas de RH existentes, tais como: Desenvolvimento humano e organizacional (DHO), treinamento e desenvolvimento (T&D), cargos e salários, gestão de desempenho, comunicação e endomarketing, estrutura organizacional - carreira e sucessão, segurança e medicina do trabalho, relações trabalhistas e sindicais, dentre outros. 

"...Departamento pessoal é um subsistema da área de Recursos Humanos e NÃO a área de Recursos humanos em si..."

E, para que sejam devidamente implementados e operacionalizados, é fundamental que os subsistemas mencionados possuam profissionais qualificados, que, por sua vez, serão mapeados, abordados, selecionados e contratados via a porta de entrada de toda e qualquer organização: a área de recrutamento e seleção.  

Existe também, outro grande percentual de empresas brasileiras que investem minimamente em suas estruturas de RH, com a construção de times enxutos e generalistas, geralmente com um, dois ou no máximo três profissionais atuando de forma abrangente em todos os subsistemas e temas relacionados ao RH. O que nos trazem algumas reflexões e questionamentos, como: É possível? É suficiente? É o ideal para a estrutura?

Sem dúvidas, essas respostas serão encontradas com base na mensuração da realidade de cada operação, seja pela quantidade de funcionários em seus quadros, capacidade de investimento, volume de atividades na área de RH, entre outros...

Como consequência, o baixo investimento nas estruturas de Recursos Humanos, com times enxutos e/ou generalistas, pode desencadear em variáveis inesperadas e cenários "caóticos", em que dois ou mais eventos podem ocorrer concomitantemente e com grau de urgência semelhantes. Vamos imaginar a seguinte situação hipotética, mas extremamente possível, em que simultaneamente: Está acontecendo um treinamento, previamente planejado; estão ocorrendo as atividades rotineiras do RH e o Gerente Comercial pede desligamento de forma imediata por ter sido aprovado em um processo seletivo. Nesses cenários complexos, inesperados, com estruturas limitadas e comprometidas com outras atividades já planejadas ou em curso, como tomar uma rápida decisão de qual "incêndio apagar primeiro"?

"... Em estruturas generalistas, uma coisa é certa: a organização e o planejamento das atividades são fatores fundamentais para a eficiência da área. Porém, por mais que seja tudo planejado e organizado, sabemos que acontecerão variáveis inesperadas e cenários "caóticos", onde dois ou mais eventos variáveis podem acabar ocorrendo simultaneamente e com grau de urgência semelhantes..."

São em ocasiões como essas, que a área de Recursos Humanos se vê forçada a buscar soluções fora da caixa, até então desconhecidas ou nunca utilizadas por suas operações: As consultorias de Recrutamento e Seleção.

O problema é que, dado o senso de urgência, surge uma série de dúvidas e questionamentos, como: 

• Será esse o momento ideal para conhecer, negociar e utilizar as "famosas" consultorias de recrutamento e seleção?
• Será que as consultorias de R&S são potenciais fornecedoras de soluções somente em cenários de caos?
• Será que as consultorias de R&S nos fornecem soluções somente na reposição e expansão dos nossos quadros de funcionários?
• Será que estou negociando o melhor contrato?
• Qual consultoria escolher? Como mensurar? Quando utilizar?

Mas antes de avançarmos na busca por respostas e análises mais profundas sobre o tema, é importante ressaltar que não existe ciência exata, nem respostas prontas que sirvam para todos esses questionamentos, pois a solução estará sempre atrelada e customizada à especificidade da sua estrutura e demanda. Apesar disso, há caminhos que facilitam a definição de estratégias quanto à utilização de consultorias de Recrutamento e Seleção.

"... é importante ressaltar que não existe ciência exata, nem respostas prontas que sirvam para todas essas dúvidas e perguntas, pois a solução estará sempre atrelada e customizada a especificidade da sua demanda..."

Mas fique tranquilo!! As respostas para essas dúvidas estão nesse artigo!! E antes de eu compartilhar a metodologia que eu desenvolvi para te ajudar, já segue aqui a newsletter CONECTADO!, ative o sininho da conexão para receber os próximos artigos, deixe seu like e compartilhe com o seu time de recrutadores.

Agora vamos ao que interessa! A Metodologia dos 5Ps para utilização assertiva e estratégica das Consultorias Especializadas em Recrutamento e Seleção!

Parece clichê começarmos com o passo de planejamento e organização, não é mesmo? Mas, sem dúvidas, quando o planejamento não é bem executado, as demais etapas são automaticamente prejudicadas.

E para um planejamento de sucesso, é importante considerar os seguintes fatores: 

1- Mensurar, de forma clara, os objetivos da empresa, atrelando-os ao suporte do RH, quando for cabível envolvê-lo;

2- Analisar detalhadamente a estrutura do RH, destacando seus pontos fortes e fracos;

3 – Destrinchar: objetivos em metas -> metas em escopo de atividades -> e atividades distribuídas para seus respectivos responsáveis;

4 – Listar os entregáveis do ano com cronograma e capacidade de entrega;

5 – Fazer o levantamento do Backup de pessoal em ausências programadas (Férias, viagens corporativas, congressos etc.);

6- Ter domínio sobre as atividades da área, dentre outros.

Assim, é possível controlar melhor as entregas e projetar melhor os cenários, de modo a mitigar o extremo caos!     

Começamos o passo 2 respondendo um dos nossos questionamentos: "Será que o momento ideal para conhecer, negociar e utilizar as "famosas" consultorias de recrutamento e seleção, é somente quando estamos diante do caos?". A resposta é NÃO! Sem dúvidas, esse NÃO será o melhor momento!

"...Existem muitos profissionais e RHs internos especializados na área de R&S e Talent Aquisition que não adotam a previsibilidade como fator estratégico em suas atividades, não mapeiam previamente consultorias de R&S parceiras, não buscam o conhecimento de possíveis soluções terceiras e em muitos casos, quando alcançam posições de liderança como Gerência e Diretoria, não é raro encontrar aqueles que adotam uma postura de "estrelismo", de não receber headhunters e não conversar mais com o mercado..."

Uma vez planejados, cientes das realidades operacionais da empresa e de que variáveis acontecerão, chegou a hora de colocar em prática o passo 2 e atuar com maior previsibilidade, ou seja, aumentar o leque de soluções prevendo demandas futuras, por meio do conhecimento antecipado do mercado. E sabemos que na área de R&S, essa hora irá chegar!

"...A empresa que nunca utilizou uma consultoria de R&S em seus processos seletivos, das três uma: ou desconhece as mais variadas soluções estratégicas ofertadas, ou subentende precipitadamente que não possui capacidade financeira para tal investimento por achar que todas são caras, ou possui uma estrutura de R&S interno dedicada e muito bem consolidada..."

Agora, se a sua realidade não se enquadra em nenhuma destas citadas acima e você quer aprender a atuar com previsibilidade, fica de olho nessas dicas:

• Mensure as carências de posições com cada gestor de área;
• Consolide um plano anual de contratações, com volume total de contratações estimadas para o exercício, considerando o fator tempo e dividindo por trimestre, para que se possa classificar as vagas pelo nível de urgência versus o tempo de execução/deadline de entrega.
• Defina junto ao time de FP&A[1] qual será o orçamento da área de recrutamento & seleção (Nos casos de utilização de consultoria de R&S o orçamento utilizado será da área de R&S ou das áreas específicas de cada cliente interno?).
• Defina as estratégias de execução, quais vagas serão executadas 100% internamente e quais possuem potencial necessidade de se trabalhar com consultorias externas de R&S.
• Busque conhecer o mercado: Concorrentes diretos, empresas de segmentos correlatos e potenciais fornecedores de R&S, sejam eles grandes consultorias multinacionais líderes de mercado, boutiques nacionais, headhunters (PJ), etc. Quanto maior for o seu conhecimento de mercado, maior será a sua capacidade de mensuração, ceticismo e poder de negociação.

Para que você não se lance no escuro, é necessário ter uma preparação prévia antes de decidir qual consultoria usar. Para tanto, busque referências com profissionais mais experientes do seu network que já utilizaram consultorias especializadas em R&S, como contratante ou como candidato; obtenha recomendações com RHs de empresas parceiras que já fizeram vagas com consultorias especializadas em R&S; faça pesquisas na internet e levante os nomes das principais consultorias de R&S do mercado em que deseja. Consulte também os sites e redes sociais das Empresas, pois através dessa pesquisa mais aprofundada, você conseguirá ter uma noção prévia do porte de cada empresa, capilaridade, escopo de atuação e portfólio de serviços.

Com o conhecimento adquirido e com a relação de consultorias em mãos, agora sim você está preparado para se lançar ao mercado e começar a conhecer seus potenciais fornecedores!

Para a otimização desta etapa, trazemos as seguintes dicas:

• Nenhuma consultoria especializada em R&S atuante no mercado brasileiro, mesmo as multinacionais de grande porte, oferecem soluções para todos os tipos de demanda. Seja por nível, disciplina, setor de atuação ou por modalidade de contratação.
• Toda consultoria de R&S possui o seu "Big Mac", ou seja, sua fortaleza em um determinado tipo de posição por nível, modalidade ou disciplina;
• É seu primeiro contato com a consultoria de R&S? Então evite buscar headhunters muito experientes (Gerentes ou Diretores) ou headhunters recém-contratados! Os mais experientes são capciosos e inflexíveis nas negociações e estarão com um desejo bem maior de fazer negócio, do que te ajudar a conhecer o mercado. Já os profissionais juniores, não terão conhecimento de mercado suficiente para que você consiga extrair as informações que deseja. Nestes casos, vale mais à pena acionar headhunters sêniores (com 2 a 4 anos de experiência), que já possuem amplo conhecimento do mercado, dos players concorrentes e que estão inseridos nas atividades comerciais, ávidos para trazer novos clientes. É justamente essa "ansiedade" por fazer novos negócios, que se tornam vantagens para você, cliente, pois geralmente eles apostam todas as suas fichas em negociações baseadas no relacionamento, fazendo de tudo para te conquistar, desde fornecer informações a mais, até sendo mais flexíveis nas negociações de fees contratuais ou apresentando, de início, propostas comerciais com fees mais atrativos, atitudes que sem dúvidas os headhunters mais experientes não fariam!

"...Para você contratante que irá fazer sua primeira negociação, evite buscar headhunters muito experientes (Gerentes ou Diretores) ou headhunters recém-contratados! Neste cenário, vale mais à pena acionar headhunters sêniores (com 2 a 4 anos de experiência), que já possuem amplo conhecimento do mercado, dos players concorrentes e estão inseridos nas atividades comerciais, ávidos para trazer novos clientes..."

• Caso tenha uma demanda de abrangência maior, como a necessidade de formalização de um contrato guarda-chuva, que englobe a utilização de múltiplos serviços e para diversas localidades/operações, nacionais ou até mesmo globais, e queira ser mais "cirúrgico" em suas negociações, economizando o seu tempo, então acesse preferencialmente algum diretor membro do board da consultoria em questão!
• Classifique a potencialidade das consultorias de acordo com as suas possíveis demandas, ou seja, se em suas estratégias de R&S entender que irá trabalhar com consultorias de R&S somente posições estratégicas de C-Level, então busque conhecer e qualificar aquelas que são dedicadas à condução de posições executivas. Ou, caso queira trabalhar somente posições temporárias em suas demandas sazonais, busque potenciais consultorias que forneçam com qualidade igualitária o R&S e gestão de folha para temporários e terceiros.

LEMBRE-SE: Duas dicas importantes:

1ª - Tenha ao menos dois fornecedores (consultoria de R&S) homologados por tipo de serviço que for demandar.

2ª - Se o motivo de escolha das consultorias parceiras for preço, tenha muito cuidado na hora de comparar as propostas comerciais, principalmente se forem de modalidades de contratação diferentes. Existe uma variedade de modelos de precificação entre as consultorias e suas respectivas soluções.

Essa é uma etapa que requer bastante atenção, pois é dotada de armadilhas, tanto por parte das nossas crenças e valores, quanto por parte de atitudes capciosas das consultorias, alimentadas pela ganância de venda a qualquer custo.

"...Como costumamos dizer no mercado corporativo: Devemos ter o cuidado de comparar laranja com laranja!..."

Para mitigarmos os riscos dessa etapa, trazemos as seguintes dicas:

• O primeiro passo é eliminar a crença de que utilizar consultoria de recrutamento e seleção é caro. Se você ainda acredita nesse conceito, está mais do que confirmado que você não conhece este mercado! Há uma gama de consultorias, com variedade nos modelos de precificação e flexibilidade na negociação. No universo das consultorias de R&S, o conceito "O barato sai caro!" não será uma verdade absoluta, se você souber classificar os fornecedores e conseguir mensurar a potencialidade da prestação do serviço versus a sua demanda. O que você precisar ter ciência é que o mercado não se faz somente das grandes multinacionais e nem sempre elas são as melhores opções quanto à qualidade técnica, velocidade e atendimento. E quando isso acontece, aí sim você estará pagando caro pelo serviço, comprando marca e não qualidade e resultado. 
• Existem diversas opções disponíveis no mercado, como: Headhunters que atuam individualmente como pessoa jurídica (PJ); Boutiques nacionais (denominação dada as empresas de pequeno porte do setor), que geralmente são formadas por 2, 3 ou mais profissionais experientes das grandes multinacionais que decidem empreender montando suas próprias operações; As empresas de médio porte já consolidadas no mercado e com estruturas de consultores bem definidas e carteira de clientes com históricos de sucesso e, por fim, as grandes multinacionais, com grandes estruturas de consultores e presença física em múltiplas localidades.
• Até mesmo entre as grandes multinacionais, existem diferenciações nas estratégias de oferta de serviço ao mercado. Enquanto algumas visam ofertar diversificação de portfólio entregando o máximo de soluções possíveis, outras focam em nichos, sejam eles por setor, por especialização em determinados níveis (algumas só operam posições executivas, por exemplo) ou por modelo de contratação (somente posições permanentes ou somente temporários e terceiros). 
• Enxergue o valor despendido com as consultorias como investimento e não como custo! Uma contratação assertiva, com técnica, qualidade e velocidade, proporcionará resultados muito superiores para sua operação do que o valor envolvido, principalmente quando se trata de uma posição estratégica tomadora de decisões! Essa é uma das principais armadilhas que criamos para nós mesmos, pois ao pensarmos dessa forma, colocaremos o preço como principal critério a ser avaliado na hora da escolha. Aí, inevitavelmente, você voltará a cometer o erro de comparar preço de forma equivocada, além de deixar de considerar a mensuração de fatores tão importantes quanto o preço, tais como: as cláusulas contratuais, garantias, OffLimits, qualidade de entrega e experiência do consultor que o atenderá.
• Já no que diz respeito às armadilhas que encontramos por parte das consultorias, primeiramente devemos ter a ciência de que os modelos de precificação entre as soluções apresentadas são completamente distintos, ou seja, a precificação de uma posição permanente executiva é diferente de uma posição permanente de um analista, que por sua vez são completamente diferentes da precificação de temporários e terceiros, que são diferentes de mapeamentos, fornecimento de BPO e assim sucessivamente!

Além disso, mesmo se você solicitar o orçamento de uma mesma posição para diferentes consultorias, poderão ser apresentadas propostas diferentes. Enquanto algumas apresentam a proposta com valores totais (incluindo impostos) e outras apresentarão somente o valor do serviço, sem impostos, para parecer ser mais barata. Umas precificarão com base no salário anual do profissional, com ou sem bônus incluso, outras precificarão com base em múltiplos salariais.

"...CUIDADO AO COMPARAR PREÇO! A probabilidade de você estar comparando laranja com abacaxi é grande..."   

A parceria com uma consultoria especializada em recrutamento e seleção funciona como todo e qualquer relacionamento: é preciso ter confiança, intimidade e experiências compartilhadas para que essa relação fique cada vez mais sólida e assertiva. Com o passar do tempo e ao longo dos processos seletivos que serão executados, os headhunters vão imergindo na cultura, valores, processos e gostos dos seus clientes, tornando-se cada vez mais cirúrgicos em suas contratações.

E é justamente com esse fator tempo, convertido em relacionamento e traduzido em periodicidade, que o cliente passa a ter uma valiosa ferramenta de atratividade e negociação contratual junto às consultorias.

Portanto, a periodicidade pode ser classificada por dois fundamentos: Volume ou Recorrência.

Bom, agora que vocês já estão com o seu GUIA PRÁTICO em mãos e conhecedores das mais completas informações sobre "COMO mensurar, QUAL escolher e QUANDO utilizar" os famosos headhunters e suas respectivas consultorias especializadas em recrutamento e seleção, basta se lançar ao mercado e colocar em prática os 5P's que eu desenvolvi para vocês Conectados.

Mas se você ainda assim não se sentir seguro e quiser ter um suporte técnico especializado em todo o processo, iniciando pelo entendimento e análise das suas necessidades, passando pelo mapeamento de potenciais consultorias, condução de reuniões de apresentações técnicas, negociações contratuais e chegando à homologação dos parceiros adequados, entre em contato comigo e agende um bate-papo através do e-mail: contato@viniciusantunesoficial.com.br.

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🔎Nos vemos por aqui, até o próximo artigo! Forte abraço!

 Legendas:

[1]FP&A: sigla usada para financial planning and analysis (planejamento e análise financeira, em português), o qual é um conjunto de atividades com foco na saúde financeira de uma empresa.

R&S: sigla usada para Recrutamento & Seleção.

RH: sigla usada para Recursos Humanos.

DHO: sigla usada para Desenvolvimento Humano e Organizacional.

T&D: sigla usada para Treinamento e Desenvolvimento.

PJ: sigla usada para Pessoa Jurídica.

Offlimits: restrições.

Softskills: habilidades e competências interpessoais.

Network: rede de contatos.

Deadlines: cronograma.