Matriz de Priorização de Tarefas

Introdução

Quando você olha para as tarefas que tem a fazer, e o tempo disponível, algumas vezes você se sente como um palhaço com pernas de pau andando de skate sobre uma montanha russa, pronto a cair a qualquer momento?

Não se desespere, pois você não está sozinho. E, enquanto ainda não conseguimos ter um clone de cada pessoa para dividir nossas tarefas, vou lhe ajudar neste trabalho explicando um pouco sobre algumas ferramentas que ajudam na priorização de tarefas com base em um método, aplicando uma lógica para definir a sequência de ações que mais merecem a sua atenção.

Se não leu meu artigo sobre Gestão do Tempo, clique aqui e fique à vontade para aproveitar também esta leitura.

Matriz de Urgência x Importância

Identifica de forma simples a Urgência e a Importância do que precisa ser feito, e classifica em 4 quadrantes a localização de cada tarefa, gerando assim um foco para a decisão de ação sobre cada uma. Muito simples e fácil de ser implementado.

Matriz de Custo x Benefício

Possui uma forma de análise bem simples, pois irá cruzar a visão de Custo - quanto custará para resolver, e Benefício - o retorno obtido ao final.

Avaliando estas duas vertentes em Alto e Baixo, temos a matriz neste formato.

Matriz GUT (Gravidade x Urgência x Tendência)

Este modelo tem por objetivo analisar 3 variáveis de uma tarefa, e com isto, traduzir em um número o que será mais grave e deveria ser atendido primeiro. Para cada um dos 3 aspectos avaliados deve-se dar uma nota de 1 (menor importância) a 5 (maior importância).

• (G)RAVIDADE: avalia o impacto que a situação vai causar. Danos gerados.
• (U)RGÊNCIA: o quão rápido a situação precisa ser resolvida. Isto pode esperar?
• (T)ENDÊNCIA: quanto a situação pode piorar, se demorar para ter ação sobre ela. Vai piorar pouco ou muito com o tempo?

Depois de atribuir a nota a cada elemento do problema, multiplique-os para obter o resultado do nível de prioridade.

Método RICE

Esta ferramenta de priorização é um acrônimo de:

• Reach (Alcance): quantas pessoas serão impactadas.
• Impact (Impacto): até que ponto cada pessoa será impactada.
• Confidence (Confiança): quão confiantes estamos sobre os resultados.
• Effort (Esforço): quanto tempo e esforço é necessário para a solução.

Os valores atribuídos às bases de avaliação dos fatores são:

Depois de avaliar cada elemento do problema atribuindo sua classificação, o resultado do cálculo da prioridade é dado por (R * I * C / E), o que ajudará a decidir o que fazer primeiro.

Conclusão

Existem outros modelos de avaliação de prioridades, com conceitos e aplicação similares, como Matriz Esforço x Impacto, Matriz BASICO, Matriz CEB, e outros, e se desejar pode se aprofundar no assunto com fácil acesso a material na internet.

Independente da ferramenta que for utilizar, o processo é sempre o mesmo:

1. Criar uma lista completa com as tarefas;
2. Aplicar o método de priorização mais conveniente classificando as tarefas;
3. Analisar o resultado e ordenar as prioridades calculadas;
4. Criar um plano de ação e acompanhá-lo (sugiro utilizar 5W2H para isto, assunto para outro artigo);

Se tiver interesse em receber uma planilha para aplicação dos modelos GUT e RICE, encaminhe um e-mail para jay.maltauro@gmail.com que terei prazer em lhe enviar. Estas planilhas são bem simples e funcionais, mas também há softwares para computador ou apps para baixar que ajudam. Pesquise por "matriz de prioridades" ou "priority matrix".

Fontes: Blog da Qualidade, Conta Azul, Treasy, Runrun.it, et alium.