Ok user? Ou não Ok User?

Bom dia pessoal!

Se você leu “Que inferno esse sistema novo!”, “Comprei o sistema errado?” e “Meu sistema favorito”, já podemos pular para o próximo nível de discussão. Se não, está esperando o que? Leia tudo primeiro e depois volta aqui para continuar, valerá a pena e ajudará a entender melhor.

Quando falei em “Meu sistema favorito” que o key user é uma figura fundamental na implantação de um sistema, não estava blefando, mas quem é esta figura tão importante, onde vivem, do que... Putz, preciso ver menos televisão. Bem vamos lá novamente, quem é o key user no processo de implantação?

O key user, ou usuário chave, é a pessoa que ficará responsável por aprender sobre o sistema a ser implantado, levar para o consultor da implantação as regras do seu negócio e juntos decidirem como o novo sistema trabalhará, para que se extraia dele o máximo possível, com o mínimo possível de customização.

Se você seguiu os conselhos que dei no “Comprei o sistema errado?”, com certeza terá menos problemas nesta fase do projeto, mas caso não tenha seguido, com muita sorte, o seu key user ajudará a minimizar os problemas, desde que você consiga escolhe-lo com sensatez.

Falei que seria uma pessoa fundamental! Bom, então como faço para escolher da melhor forma possível? Existem várias formas, mas creio que três aspectos fundamentais sejam extremamente importantes e não devem faltar, como critérios de seleção.

O key user deve conhecer bem a área na qual atuará na implantação, isto é, se você estiver implantando um sistema de recursos humanos, deve escolher a pessoa que conhece muito bem as regras do RH e trabalhistas, pois será a pessoa que esmiuçará o sistema, verificando como ele atende estas regras e como elas devem ser parametrizadas. Escolher por afinidade ou pegar o estagiário do RH, nada contra estagiários, pode colocar em risco a implantação, por falta de conhecimento na área.

Escolha pessoas abertas a mudanças. Nada mais desastroso em uma implantação de sistema, que um usuário que está apegado ao sistema antigo, ou ao sistema que usava em outra empresa na qual trabalhava. Isto limitará muito a exploração do sistema novo, bem como poderá lhe custar caro, devido a customizações desnecessárias. Mentes curiosas podem lhe ajudar muito neste momento, pense nisto!

Direcione todo o tempo do key user para o projeto de implantação. Escolha quem pode ser destacado do departamento, não tente gastar menos, colocando a pessoa do RH no projeto durante o dia e realizar os trabalhos, do departamento em hora-extra, a noite. Isto não lhe trará vantagem alguma, pois além do custo financeiro extra, você a sobrecarregará. Todos nós sabemos o que pode acontecer, e com certeza não é nada bom, a uma pessoa sobrecarregada. ERROS! ERROS! E mais ERROS! Sei muito bem o que estou falando, passei por isto.

Se você escolher da forma que lhe indiquei acima, com certeza estará no caminho certo para ter uma implantação segura e confiável, por dois motivos: você escolheu a pessoa mais indicada e esta será seguramente um excelente replicador de como operar o sistema, assunto do próximo texto, ajudando os demais colegas a entende-lo e operá-lo melhor. Mas tem mais uma coisa que queria falar. Digamos que é uma dica bônus!

Dê o máximo de respaldo ao seu key user, se você escolheu bem, confie no trabalho dele e lhe dê ouvidos. Certamente as opiniões dele serão muito importantes e pertinentes para que o sistema opere da melhor forma possível e com maior adesão ao seu negócio. Muito provavelmente, uma customização indicada por ele, lhe custará menos no futuro. Lembre-se que a responsabilidade pelo sistema “vingar”, ou não, está totalmente no seu controle, basta fazer as escolhas certas.

Abraços

Marcelo Cardoso