Planejamento é buscar conhecimento

O executivo Brasileiro nunca tem tempo para planejar, mas sempre tem dinheiro para refazer - Ricardo Viana Vargas

Olá pessoal,

Como vamos fazer para minimizar os problemas dos atrasos das obras? Dedicando mais tempo planejando, definindo metas claras, objetivas e exequíveis, envolvendo a equipe da obra, mestres, encarregados, técnicos, estagiários, almoxarifes, dp's, todos, antes do inicio de cada atividade.

Logo, este artigo tem como objetivo não só argumentar a importância da definição das metas, mas também alertar que não basta defini-las, tem que haver diálogos entre o time que vai realizar esse projeto. É preciso envolver mais a turma da obra durante o processo de planejamento e engaja-los durante a execução.

Antes de começarmos, é bom frisarmos alguns dos reflexos dos atrasos na entrega das obras para as construtoras: aumento de custos, problemas no fluxo de caixa, indisponibilidade das equipes, perda de credibilidade, perda de clientes e devolução de parcelas e indenizações.

Especialista citam constantemente que para a resolução desse problema é necessário investirmos em planejamento. Mas por que planejamento?

Porque todo processo de planejamento é um processo de aprendizado - Vicente Falconi

Uma das grandes fontes de alegria do ser humano é a vitória, é você conseguir resolver um problema. Como se resolve um problema? Estabelecendo METAS. E como se atinge as metas? Planejando. Como se planeja? Pensando, questionando e pesquisando.

Motivar, desafiar e ensinar pode ser atingido dentro dos canteiros das obras a partir de um princípio básico de administração: a meta. Metas, segundo Falconi, trazem conhecimento. O esforço para se atingi-las é um esforço de aprendizagem.

Para falarmos de metas, vamos começar entendendo a diferença entre objetivo x meta x plano:

Objetivo: São os resultados que queremos alcançar. | Metas: são os passos intermediários para se chegar ao objetivo final. | Plano: é o caminho para se atingir a meta.

Trazendo esses conceitos para o planejamento de obra, qual seria o objetivo? Entregar o empreendimento, 98 apartamentos em 20 meses.

Para a construção desses 98 apartamentos há uma série de atividades que precisam ser realizadas. A meta é o cálculo de quanto tempo cada atividade tem que durar para que entreguemos a obra em 20 meses e o plano é como fazer com que cada serviço tenha a duração definida na meta.

Exemplificando nos quadros abaixo:

Para que a obra seja entregue em 20 meses será necessário produzirmos 136,55m²/dia de alvenaria + 185,76m² de gesso liso em paredes e teto + 76,13 m²/dia de emboço, etc. Ok! Mas como vamos conseguir cumprir tais metas? Aí que vem o estudo do plano. É aí que elaboramos o planejamento.

O plano então é apurar qual o índice de produtividade de cada funcionário, se a relação de servente por pedreiro é 1:1, qual o melhor processo construtivo que, se viabilizado, vai trazer ganhos no prazo da obra, qual o equipamento mais adequado que devemos utilizar e qual será a logística de construção e de abastecimento dos materiais.

Pegando como exemplo o serviço de emboço interno:

Mão de Obra: Índice de produtividade APURADO foi de 19,60m²/dia e a relação servente por pedreiro é de 1:1. Para a produção de (1 apto/dia = 76,13m²/dia) como estabelecido na meta, vamos então contratar 4 pedreiros + 4 serventes.

Material: Foi realizado um estudo de viabilidade entre utilizarmos argamassa ensacada x usinada x virada em obra, levando em consideração os pontos positivos x negativos de cada processo e a logística do canteiro. O mais viável e que principalmente, atendeu a logística do canteiro, foi argamassa ensacada.

Equipamentos: Como foi definido argamassa ensacada para o volume de 76,13m²/dia vamos precisar de 2 argamassadeiras, uma para cada dupla de pedreiros.

Essa mesma análise TEM QUE ser feita para todas as atividades que compõem o escopo do projeto:

Após entendido isso fica claro que:

Não se cobra META. O que é cobrado é o PLANO para se atingir a meta.

Voltando ao exemplo do emboço interno, o que precisa ser cobrado é a contratação de 4 pedreiros e depois verificar diariamente se eles estão produzindo 19,60m²/dia, se o consumo está sendo de fato entorno de 15 sacos/apto de argamassa e por fim, observar se a quantidade de argamassadeiras locadas estão sendo suficientes para a produção de 76,13m²/dia.

Importante frisar que é preciso identificar exatamente tudo o que precisa ser feito. Quanto maior o nosso conhecimento com relação ao projeto, menos risco se corre. Somente um bom estudo do escopo vai proporcionar uma boa definição das metas e lembrem-se:

A meta fácil demais a ser atingida não leva à busca de conhecimento. A meta impossível de ser atingida leva ao desânimo. É por isso que a meta tem de ser colocada de forma técnica.

Onde moram os erros no processo de realização do plano:

Primeiro, excesso de otimismo. Tem muito engenheiro que ao invés de fazer conta prefere realizar a prática da "estimativa" afinal, engenheiro não "chuta" um valor, engenheiro "estima". Segundo, somos procrastinadores, "amanhã eu olho isso", "depois eu ligo pra ele", "depois do almoço eu vou lá verificar". Terceiro, não monitoram diariamente os indicadores: produção, produtividade, índice de perda de material, absenteísmos e turnover. Quarto, não praticamos o conceito de lições aprendidas. As vezes os mesmos erros vêm se repetindo e isso só vai se resolver quando houver a prática de promover as lições aprendidas.

Então dentro do PDCA, onde principalmente, cada um desses erros atrapalham:

Como eu falei no titulo, planejamento é a busca do conhecimento. Eu reconheço que planejamento dá trabalho. É muita conta, muita análise, muita pesquisa que tem que ser feita, e é por essa razão que todo esse trabalho tem que ser feito por pessoas que amam o que fazem e que estejam motivadas.

Se o engenheiro da obra ama o que faz, se faz com paixão, vai dar o seu melhor. E qual é o beneficio disso para o projeto? Estudos constantes sobre melhores práticas construtivas, diminuição da procrastinação, presença de liderança, disseminação do respeito com o próximo, maior senso de justiça e o mais importante:

Mais humildade e menos orgulho dentro do canteiro da obra.

O que quero dizer com isso? Os engenheiros da atualidade precisam ser FACILITADORES. Engenheiro bom não é aquele que tem as resposta pra tudo mas sim, aquele que faz as perguntas certas nas horas certas, proporcionando diálogos constantes com toda sua equipe. A maioria dos orgulhosos tem dificuldade pra perguntar.

Quando as pessoas não gostam do que fazem tendem a “livrar-se da tarefa o mais rapidamente possível” não dando o seu melhor. Então, como vamos trazer a inovação para dentro da construção civil se não focarmos em pessoas?

Será pensando de fato nas pessoas, em seus comportamentos, desejos e vontades e no que eles se identificam que vamos conseguir descobrir como motivá-las.

Ficar trabalhando 8 horas/dia em algo que não tem uma finalidade entendível para as pessoas, faz com que elas não se dediquem e deem o seu melhor.

Então, quanto mais o funcionário se identifica com a meta e se sente desafiado por ela, com mais energia ele vai se dedicar a elas.

Uma boa maneira de envolver a equipe é pedindo ajuda durante o período de desenvolvimento do planejamento. Pensem, como vocês se sentem quando pedem sua ajuda em algo que você domina?

Quando o funcionário participa das análises dos processos de execução de uma atividade, das definições dos planos, e consegue de alguma maneira colaborar, ele passa a se tornar responsável por aquilo. Ele entende que aquele desafio também é dele.

Nas obras que gerencio, é feita uma reunião antes de iniciar qualquer atividade para apresentar o que foi pensado em relação à execução da tarefa e peço, também, opiniões sobre a melhor maneira para a realização desta. Quanto mais à vontade a turma fica, mais ideias excelentes vão surgindo. Atitudes como essa favorecem o engajamento de toda a equipe e melhora a comunicação dentro dos canteiros.

Não subestimem as ideias que os outros podem te trazer. Todo mundo tem algo novo a aprender. Todo mundo tem algo novo a ensinar.

“Utilizando o PDCA, montei na imagem abaixo, a maneira como acredito que deveria acontecer:

Concluindo, mesmo que as metas sejam claras e bem definidas, as pessoas só vão se sentir encorajadas a encara-las como um desafio se estiverem devidamente engajadas e motivadas. Se houver problemas de relacionamentos interpessoais e esses foram ignorados, de nada vai adiantar ficar horas planejando.

Dedicar mais tempo no desenvolvimento e planejamento das metas, não esquecendo, no decorrer da execução da obra, de reconhecer e recompensar quem de fato merecer, sem favoritismo, com certeza teremos os problemas dos atrasos nas obras minimizado.

Liderança não é titulo, cargo, gráficos ou fluxogramas. Liderança é uma vida influenciando a outra. - John C. Maxwell

Um colega de trabalho me contou um fato bastante interessante. Segundo ele, na Odebrecht Residencial - OR - praticam o que eles chamam de engenharia a montante, período no qual todas as possibilidades são estudadas durante a etapa do planejamento: "Alguns podem achar perda de dinheiro esse tempo de amplo estudo, mas isso se reflete na obra com relação ao prazo, a qualidade (reconhecida pelos clientes) e custo abaixo do orçado. Posso dizer com propriedade, pois acabamos de entregar uma obra no prazo, abaixo do custo e com 90% das unidades vistoriadas e entregues com apenas duas vistorias. Isto é fruto de um estudo que começou 18 meses antes da obra começar. Dá para fazer sempre melhor, cabe a nós mudarmos a velha máxima que na obra é sempre assim".

Conheçam essa obra da OR, que na minha opinião, vale a pena assistir cada segundo:

Prazeroso cada parte desse vídeo! Parabéns a todos que fizeram parte desse sucesso! #planejamento #trabalhoemequipe #melhoriacontinua

Sobre a autora: Aurora Martins é engenheira de Produção Civil com MBA em Gerenciamento de Projetos, especialista em planejamento e controle de obras. Seu principal foco é montar um TIME em todas as suas obras e trata-los como tal. Ter respeito e humildade, ser justa, ter metas claras, objetivas e exequíveis sempre.

Boas decisões hoje são muito melhores do que decisões perfeitas na próxima semana - Brian Requarth