PMO: Sabe por onde começar?
Você, gerente de projetos ou profissional interessado em implantar um Escritórios de Gerenciamento de projetos, conhece o PMO Value Ring?
Abordarei neste artigo alguns conceitos e orientações para facilitar a jornada daqueles que gostariam de implantar escritórios de projetos, mas principalmente auxiliar aos profissionais que buscam informações sobre práticas de implantação e se prepararem para o mercado.
Os Escritórios de Gerenciamento de Projetos começaram a conquistar o mercado com a popularização do gerenciamento de projetos e metodologias. No início as iniciativas eram isoladas e enfrentavam grandes dificuldades para definir seu papel na organização, funções e como desenvolver na organização uma cultura de gerenciamento de projetos.
Iniciativas de bechmarking foram realizadas para coletar informações sobre experiências e características de mercado, promover a troca de experiências, servir como orientação e busca por maturidade dos PMOs. A principal destas iniciativas foi conduzida pela Américo Pinto que liderou por anos a coleta de dados e divulgação dos resultados gratuitamente ao mercado.
Diante da grande adesão global por escritórios de projetos, surgiram comunidades e metodologias sobre o tema. Com esta mesma finalidade surgiu a Global Alliance, uma comunidade gratuita, que conta com profissionais de PMO do mundo inteiro e possui como objetivo a disseminação de conhecimentos e troca de experiência sobre o assunto.
Outra iniciativa importante que contribui com o sucesso dos PMO´s foi o lançamento do PMO Value Ring, uma ferramenta de benchmarking para criar, avaliar e gerenciar seu Escritório de Gerenciamento de Projetos, com base em uma metodologia internacional, desenvolvida pela PMO Global Alliance.
O PMO Value Ring é uma ferramenta disponibilizada ao mercado e possui uma versão gratuita para auxiliar os profissionais na implantação de um escritório de projetos e permite que você coloque em prática os conhecimentos adquiridos.
A implantação do PMO Value Ring ocorre através de uma plataforma on-line. A solução permite que a experiência e a vivência dos profissionais de PMO, compartilhada através de pesquisas realizadas durante vários anos, seja aproveitada e gere valor ao projeto de implantação de novos escritórios, reduz a curva de aprendizado e potencializa as chances de sucesso.
Com a transformação dos métodos de gerenciamento de projetos, podemos assumir que os escritórios também devem ser adaptativos para identificar boas práticas, framework, metodologias e continuar desempenhado o papel de disseminador de práticas, alinhamento de projetos ao negócio, gestão de resultados, entre tantas outras que podem variar de organização para organização.
Assumo o PMO Value Ring como uma referência para as funções essenciais do escritório, mas a cada projeto realizado são adicionadas funções específicas para atender as necessidades das organizações. Então, não trate os dados coletados na ferramenta como regras absolutas para implantação do seu escritório.
A proposta do PMO Value Ring é estruturar sua implantação em 08 passos.
1 - Definir os Serviços do PMO
2 - Balancear o mix de serviços do PMO
3 - Estabelecer os processos do PMO
4 - Definir os KPIs do PMO
5 - Definir o headcount e as competências do PMO
6 - Identificar a maturidade e planejar a evolução do PMO
7 - Calcular o ROI do PMO
8 - Estabelecer o BSC do PMO
O Site oficial do PMO Value Ring apresenta os seguintes passos e definições.
1) Definir os Serviços do PMO
O primeiro passo PMO VALUE RING visa estabelecer um modelo, chamado PMO MIX MANAGER, para auxiliar na definição de quais seriam as funções prioritárias a serem oferecidas pelo PMO, considerando a expectativa de benefícios de seus clientes.
Um PMO deve estabelecer suas funções com base nas necessidades combinadas de seus clientes, a partir de suas expectativas de benefícios e resultados. Dessa forma, será capaz de gerar valor consistente para a sua organização.
2) Balancear o mix de serviços do PMO
O PMO TUNE, segundo passo do PMO VALUE RING, é um modelo criado com o objetivo de identificar o “equilíbrio do PMO” em termos de geração de valor no tempo.
Ter um PMO configurado e equilibrado para oferecer funções que serão capazes de gerar percepção de valor no curto, médio e longo prazo, garante uma regular geração de valor ao longo do tempo, o que manterá sempre ativa a percepção de que o PMO está contribuindo para a organização e seus clientes
3) Estabelecer os processos do PMO
O PMO PROCESS GUIDE – terceiro passo dessa ferramenta – foi criado com o objetivo de apoiar a definição dos processos do PMO, e oferece para cada função, um conjunto de especificações recomendadas que poderão ser utilizadas como referência para construção do catálogo de serviços de um PMO, adaptando cada aspecto às necessidades e especificidades da sua organização.
Para o PMO, a definição de seus processos representa uma grande vantagem, pois possibilita o alinhamento das expectativas de seus clientes em relação aos serviços que serão prestados, permite que o PMO avalie as reais necessidades de pessoal para a execução de cada função e, finalmente, dá ao PMO os instrumentos necessários para que o seu próprio desempenho possa ser monitorado.
4) Definir os KPIs do PMO
O PMO PERFORMANCE MODEL é um modelo criado com o objetivo de apoiar a definição de indicadores de desempenho para PMOs, possibilitando que cada função seja avaliada de acordo com suas características e capacidade de influência sobre o desempenho dos projetos e do negócio.
Definir a forma de gestão e a operacionalização dos indicadores estabelecidos também se torna um fator fundamental, pois é possível que o monitoramento dos indicadores dispare a necessidade de melhorias, revisão de metas e reavaliação dos indicadores selecionados.
5) Definir o headcount e as competências do PMO
O PMO COMPETENCY MODEL é um modelo criado com o objetivo de apoiar a identificação das competências mais críticas para o PMO, além de auxiliar na formação de equipes com perfil adequado às necessidades existentes.
Quando um PMO desempenha bem suas funções, está sendo competente. No entanto, o PMO não é uma entidade impessoal, mas sim constituído por um grupo de profissionais, com formações e experiências distintas, as quais precisam ser aferidas. Cada profissional membro da equipe do PMO deve ter seu desempenho avaliado, para ser analisado o quanto a equipe do PMO está preparada, em termos de competências, para prover serviços aos seus clientes com um alto nível de desempenho.
6) Identificar a maturidade do PMO e planejar sua evolução
O PMO MATURITY CUBE – sexto passo do PMO VALUE RING – apoia a avaliação da maturidade dos PMOs, identificando o grau de sofisticação na execução de cada função oferecida, e estabelecendo um método estruturado de evolução, através de planos de ação.
Existem formas diferentes de prover um determinado serviço, desde a maneira mais trivial e simples, o que agrega baixo valor à organização, até uma forma mais sofisticada e bem-feita, o que traz resultados mais perceptíveis e maior valor para seus clientes e para a organização. O PMO deve planejar claramente como se dará a sua evolução, o que contribuirá para a geração de valor. Quanto melhor o PMO prover suas funções, maior será o valor gerado.
7) Calcular o ROI do PMO
O PMO ROI TOOL – sétimo passo do PMO VALUE RING – é um modelo criado com o objetivo de fundamentar o cálculo do ROI de um PMO, comparando-se os custos e os benefícios gerados pelo trabalho realizado, e considerando os problemas específicos de sua organização e as diferentes configurações de PMOs existentes.
A realidade do mercado mostra que são raríssimos os casos onde os PMOs influenciam diretamente a geração de receita nas suas organizações, visto que normalmente, a área se envolve apenas em atividades de suporte ao negócio, também conhecidas como atividades-meio. Por outro lado, não há PMOs que não busquem reduzir as perdas em projetos, materializadas especialmente por desvios de custos no portfólio planejado. A redução dessas perdas significa ganhos efetivos para a organização, o foco do PMO VALUE RING.
8) Estabelecer o BSC do PMO
O PMO DASHBOARD MODEL – último passo da ferramenta – é um modelo criado para prover a líderes de PMOs uma sugestão estruturada para a definição e acompanhamento da estratégia da área, buscando demonstrar de forma clara, o valor do PMO para o sucesso da organização.
O PMO deve estabelecer indicadores de desempenho estratégicos, que permitam que o valor gerado pela área seja monitorado e avaliado com a periodicidade exigida. Um painel de controle para PMOs deve considerar todos os aspectos estratégicos necessários para o seu sucesso, buscando maximizar a efetiva geração de valor para a organização e permitindo que os benefícios gerados pelo PMO sejam percebidos com maior facilidade, o que é fator fundamental para o seu sucesso e a sua sobrevivência.
Fonte: www.pmovaluering.com
A Certificação PMO-CP
Com Objetivo de fornecer profissionais com amplo domínio dos conceitos e técnicas foi lançada a certificação PMO Value Ring Certified Practitioner (PMO-CP), que consiste em treinamento e avaliação.
A certificação vem conquistando adeptos em diversos países pelo mundo a fora e conta atualmente com 1.438 profissionais certificados (em 14/11/2019).
O profissional estará alinhado com o que há de melhor em práticas para PMOs, e plenamente capacitado na metodologia, possibilitando a sua utilização no dia a dia.
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